Microsoft Word培训教程教学大纲

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Word版面设计三招


　　用在WORD进行版面设计时，可以充分利用WORD的一些高级排版功能。充分利用一些技巧可使您文档的布局更美观，结构更合理。当别人看到您漂亮的文档时肯定羡慕您的水平，好，现在让我教你三招。

　　一、分栏排版
　　分栏排版是在页面中按垂直方向对齐，逐栏排列文字。文字在填满一栏后才转到下一栏排列。通过分栏排版可以排出版式各异、美观的报刊和杂志。分栏排版有多种形式，可以排成两栏、三栏，甚至六栏，这根据你的实际需要进行设置。也可以调整各栏的栏宽和各栏中的文字排列。
　　实现分栏排版的操作很简单，第一，先选定要进行分栏排版的段落。第二，打开[格式]菜单中的[分栏]。第三，在[预设]选项中选择准备把文章分成几栏，点击[确定]便可以完成设置。
　　分栏排版后，需要对栏与栏之间的间距进行适当调整以适应要求。调整的方法是将光标移到水平标尺的左、右页边距分界线上，当光标变为双向箭头形状时按下鼠标并拖动就可以完成调整。另外在[分栏]对话框内可以调整各栏的宽度，以及两栏之间的间距。如果想在栏与栏之间加上分隔线，在[分栏]对话框内[分隔线]上打个勾就可以了。

　　二、竖直排版
　　我们现在正常阅读的书籍中文字的排列方式都是从左到右、从上到下按水平方向排列的。但在一些报纸和杂志中，通常可以看到与这种排列方式不同的排列方式，即从上到下、从右到左的竖直排列文本方式。在古书中这种文字排列方式是司空见惯的，但如果在我们的正常排版中加入这种方式，也会使你的文章富有特色。这种竖直排列文本的方式，不但适用于整个文档，也适用于单独的某一段落。其方法是，先将段落加上文本框或图文框，在单击[格式]中[更改文字方向]就可以了。另外也可以对表格中的单元进行竖直排版，先将光标置于单元格中，再单击[格式]中[更改文字方向]。

　　三、首字下沉
　　首字下沉排版方式是一种特殊的排版方式，就是把一篇文档开头第一句话的第一个字放大数倍，从而达到醒目的作用。
　　要设置某一段落排版首字下沉效果，先把光标放在次段落中，然后单击[格式]|[ 首字下沉]命令，打开[首字下沉]对话框。在对话框中设定首字下沉的位置、字体、下沉行数及距正文的距离。对首字下沉的文字进行编辑时，你可以象对待文本框一样，对其进行缩放、移动等操作。

　　你学到以上三招后，在以后进行文字编辑时利用一下，你会发现你的文档又增色不少。

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WORD打印疑难命令释义
  

    Word打印有强大的功能，它给我们的工作、生活带来了极大的方便，可由于它是西方人开发的软件，是西方人为中国人做的“中山装”，因此，做得不合国人的口味是在所难免的，而同时也使得有些很有用的命令对许多不熟悉它的人来说很为难懂，更别说运用了。在此，请让我将一些对多数人来说能用得上的但却较难懂的Word打印命令分别作一下简要的解释及说明一下它们的用途、用法。
    1、打印到文件。如果你需要把一篇用Word编辑好的文档打印出来，而该电脑又没有配备打印机，怎么办？我们可以在Word的“文件”菜单中调出“打印”对话框再选中“打印到文件”选项，确定后选择保存该文件的位置，再输入文件名后即可生成一个后缀名为prn的打印机文件，这样就可以在其他有打印机的电脑上将这个文件打印出来了，即使那台电脑上没有安装Word也行。注意：Word打印文件生成以后，就不能再用Word等编辑工具打开和编辑该文件了，而只能直接将它发送到打印机后进行打印。
    2、人工双面打印。即指纸张的正反两面都要打印。有时我们要打印许多页的文档，为了节省纸张，有必要进行双面打印。操作方法是：打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后就会出现一个“请将出纸器中已打印好的一面的纸取出并将其放回到送纸器中，然后‘确定’按键，继续打印”的对话框并开始打印奇数页，打完后将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，然后按下该对话框的“确定”按键，Word就会自动再打印偶数页，打印顺序是1→3→2→4（假如共有4页）。当然你也可以选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页”，单击“确定”按钮后同样可以实现双面打印。两种方法对比，前者较后者快同时也更为方便。
    3、页面范围。此命令包括：
    “全部 ”选中后打印当前Word窗口的所有内容；
    “当前页”打印当前窗口视图的所在页，如你当前所在的视图窗口是第2页，选中该项后Word就会只打印该页而不会另外打印第一页或其它的任何一页。
    “选定内容”打印你已选定好了的内容，注意：如果你没用选定内容则该项呈灰色，不能选；
    “页码范围”栏输入要打印的页码或页的范围（用“，” 或“/”做分隔页，用“－”连接起始和结束页号），可以实现打印不按顺序或规律排列的页（如要依次打印第1,5,8页）。注意：“，”、“/”和页码数字都不能用全角而应用半角英文状态。
    4、逆页序打印。如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，十分麻烦。其实我们在打印前只要先在Word的“文件”→ “打印”→“选项”中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，这样打印完后所有的页都是按顺序排列的。
    5、后台打印。所谓后台打印简单地说就是在我们看不见的情况下让打印机悄悄地进行打印，这和幕后工作的意思相近。利用后台打印的好处是可以让您在打印文档的同时使用其他应用程序，从而提高工作效率，缺点是在打开“后台打印”时，系统会使用更长的时间和要求更多的磁盘空间才能打印文稿。因此，如果您的电脑内存和磁盘空间都不是很够用，而你又要快速打印复杂的文稿，特别是彩色文稿，则应关闭“后台打印”。启动“后台打印”的方法是：点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”选中“后台打印”即可。
    6、草稿输出。所谓草稿输出，即按草稿的质量进行输出打印文档。按草稿质量打印文档时，Word 将不打印格式及大部分图形，因此可加快打印文档的速度。实践证明，在印刷体上看一份稿件要比在电脑屏幕上看的效果好的多，因为它更能发现某些不易被察觉的错误，因此，某些重要的稿子完成后打印出来再经反复的检查修改是十分必要的，我个人有很多时候也是这么做的，而且往往会收到一些意想不到的效果。注意：某些打印机不支持此选项。启动“草稿输出”的方法是：点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”选中“草稿输出”即可。
    7、打印文档的附加信息。如果你希望在将要打印出来的文档里包含该文档的属性、批注等信息，则请应用此项。应用方法是：点击Word的“文件”菜单，调出“打印”对话框再点击“选项”，在“打印文档的附加信息”栏里选择你要的附加信息(如该文档的属性、域代码等)后确定即可。

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Word公式编辑器使用技巧

  　在使用Word输入公式的过程中，许多人因为输入速度太慢而烦恼不已。本人在长期的使用过程中积累了一点加速输入的小经验，现总结如下：
　　1、加快“公式编辑器”频繁调用的速度，设置快捷键。
　　方法如下：通过菜单“视图/工具栏/自定义”，打开“自定义”对话框，通过按钮“键盘”，打开“自定义键盘”对话框，在类别下选择“插入”，命令下选择“InsertEquation”，把输入点移到请按快捷键输入框中，按键“Ctrl＋Num 0”（在Ctrl后设置其他键时，注意下面提示，此快捷键是否已经定义给其他命令），再点击按钮“指定”即可。以后启动，只要按键“Ctrl＋Num 0”就可启动公式编辑器。
　　2、鼠键并用，加快公式输入速度。
　　在输入大量公式的过程中，如果对于输入只用鼠标输入样板（如根号、积分、矩阵等）与符号（希腊字母，数学运算符等 ），肯定会为频繁的交换使用鼠标与键盘烦心，特别是碰到鼠标不怎么灵活的时候！在这个时候如果适当的使用常用样板与符号的快捷键，一定会使输入速度加快不少，心情也轻松许多。如乘号的快捷键为“Ctrl＋K＋T”,根号为“Ctrl＋R”,上标为“Ctrl＋H”，积分为“Ctrl＋I”等，快捷键可在“公式编辑器”帮助“目录/参考信息/键盘”一项中找到。
　　3、对于相似相同的公式则可采取“拷贝/粘贴”的方法，避免重复工作。
　　这样只需要改动一点点不同之处而收到事半功倍的效果，方法有两种：一种为在Word中直接复制整个公式，另一种为在“公式编辑器”复制公式的一部分，下一次启动“公式编辑器”时再粘贴到其他公式中使用。

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WORD系统状态设置

　　一、快速保存
　　首先，要设置启用快速保存：设置快速保存的方法为:单击“工具”菜单中“选项”命令，在“选项”对话框中选择“保存”标签卡，然后选中“快速保存”复选框即可。快速打开和保存文档。然后，word的菜单会生相应的变化，选择“文件”菜单，在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名，单击其中一项，便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候，只保存改变过的内容，用它可以节省保存时间。
    二、文档密码设置
　　⑴单击“文件”菜单的“另存为”菜单项打开“另存为”对话框。
　　⑵在“文件”框中输入欲赋赋予文档的新文件名。
　　⑶单击“选项”按钮，打开有“保存”选项卡的“保存”对话框。
　　⑷往“打开权限密码”文本框中输入密码。密码区分大小写，并且最多只能有15个字符，这些字符可以是字母、数字或符号。每输入一个密码字符，文本框内就会显示一个星号。
　　⑸单击“确定”按钮，打开“确认密码”对话框，往“请再键入一遍打开权限密码”框中再输入一遍密码，以确保无误。
　　⑹单击“确定”按钮返回“另存为”对话框。
　　⑺单击“保存“按钮保存文件。
    三、意外关机，自动恢复文档
　　对付死机的补救方法。若Word97发生意外死锁，重新启动之后，还有可能部分地恢复以前的工作。方法为:
  　⑴启动Word97，单击“打开”命令。
　　⑵在文件夹列表中，双击Windows文件夹内的Temp文件夹，在“文件类型”框中选择“所有文件”。
　　⑶打开恢复的文档，每个恢复的文档都命名为“自动恢复保存的文件名”，扩展名doc。
　　⑷单击“保存”命令按钮，在“文件名”框中输入文件名，当看到询问是否替换已有文档的提示信息时单击“是”，这样你就可以用现在的文件名打开并编辑文档了。

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Word中宏的录制与使用

　　宏是Word提供的有力工具，使用宏可以快速得到重复执行的命令或内容（不同于剪贴板，宏可以定制在不同时间内使用）。比如，我们可以把一个作者通讯地址录制成一个宏，那么当作者在文章中需要填写通讯地址时，点击通讯地址宏的命令按钮，就可以把作者的通讯地址添加到文档中，而不必重复书写它。
　　宏的录制
　　宏的录制过程非常简单。在我们决定录制宏之前，首先要确定将要录制宏的名称，比如我们要录制一个宏的名字为“通讯地址”，然后开始录制宏。过程如下：

　　图1

　　启动Word并选择菜单行的工具栏，点击“宏”菜单项；点击“录制新宏”；出现宏的录制画面，见图1。填写宏的名称“通讯地址”后点击[确定]开始录制宏。此后，可以输入地址内容，然后停止录制。在录制宏的画面中，有两个命令按钮和一个图标。一个命令按钮是“结束宏的录制”；另一个命令按钮是“暂停宏的录制”。一个图标是“宏正在录制的标志”。图2是宏录制时的画面。

　　图2

　　宏的维护
　　录制宏之后，如果某一宏的内容需要修改，或者某一个不需要的宏被删除时，请按如下步骤操作：
　　打开菜单的“工具”栏，点击“宏”选项，再点击“宏”项就打开了宏管理的对话框。我们可以用[编辑]按钮进行宏内容的编辑，见图3；使用[删除]按钮删除将要被删除的宏。

　　图3

　　宏的使用
　　1、利用菜单使用宏
　　利用菜单使用宏的过程非常简单（但不是很方便）。其过程同宏的维护过程，打开宏维护的对话框，选择宏的名字，点击[运行]即可。
　　2、创建与使用快捷图标
　　快捷图标使用简单，而且快速，我们只需要点击宏的快捷图标即可执行宏。建立宏快捷图标的过程如下：
　　打开菜单“工具”栏，点击“自定义”选项。在自定义对话框的左边下拉列表中寻找并点击“宏”选项，见图4。把对话框右边的宏使用鼠标拖到Word的快捷图标栏上，即可完成宏快捷图标的创建。

　　图4

　　3、宏快捷图标的更改
　　在自定义对话框打开（否则，不能更改按钮图标）的同时，在宏快捷图标上单击鼠标右键，弹出下拉菜单后点击“更改按钮图标”项，出现系统提供的多个按钮图标供选择。
　　4、宏快捷图标的删除
　　在自定义对话框打开（否则，不能更改按钮图标）的同时，在宏快捷图标上单击鼠标右键，弹出下拉菜单后点击“删除”项，即可把不需要的宏快捷图标删除掉。

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WORD中印章的制作

    利用WORD来编辑一些类似于行政公文的文稿时，在落款处难免要盖上印章作为正式签暑，笔者现就有关印章的制作讲述如下：
    1、在绘图工具栏中选择画圆工具，在编辑区任一处画圆；
    2、选定该圆并单击鼠标右键，点击“设置自选图形格式”，如下图：
    3、设置大小（高度、宽度）分别为相对应的值（一般为3.6-4.4cm），填充为无填充色，线条颜色为红色，粗细为3磅左右；
    4、点击“视图/工具栏/艺术字”工具，在艺术字库中选择第一种空心艺术字样并确定，输入图章内容（如：修水县宇航电脑有限公司），选择字体（一般为“长宋体”）、字号为8号，并确定；
    5、选取艺术字，在艺术字工具栏中选择艺术字形状（ABC）为“上半圆”；
    6、拖动并确定其高度，拉动其左端“黄色端点”确定其弧度；
    7、调整艺术字图形的高、宽度，并改变其线条和填充色为红色；
    8、把艺术字套入圆中央，必要时再插入五角星（自选图形/星与旗帜）到图章中；
    9、按 shift +鼠标左键逐步选定圆、艺术字、五角星等；
    10、点鼠标右键，选择“组合”即可；
    根据实际需要，也可制作椭圆形、方形等印章。


                                                   笔者：

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Word自动宏应用攻略

    在你使用Word编辑文档时，如果你希望让Word自动完成某些操作，可以使用Word提供的自动化工具——Word宏。比如，在一段时间内，你可能需要使用Word多次编辑同一篇文章，你可能希望一经启动Word就自动打开该篇文档。而且再次打开该文档时，非常希望Word能够自动将插入点移动到上次关闭该文档时插入点所在的位置。这时，你尽管请Word自动宏来帮忙好了。
    一、了解Word宏
    如果需要在Word中反复进行某项工作，那就可以利用宏来自动完成这项工作。在Word中，宏是一系列组合在一起的Word命令和指令，它们形成了一个命令，以实现任务执行的自动化。你可以创建并执行宏（宏实际上就是一条自定义的命令），以替代人工进行的一系列费时而单调的重复性Word操作，自动完成所需任务。
    在默认情况下，Word将宏存储在Normal模板内，这样每个Word文档都可以使用它。如果需在单个文档中使用宏，则可以将宏存储在该文档中。
    二、Word提供的自动宏
    在创建宏时，通过为一个宏赋予某个特殊的名称，就可以在执行某项操作（如启动Word或打开一个文档）时自动运行它，该类宏被称为自动宏。Word提供的自动宏及其运行条件见表1。与其他宏一样，自动宏也可以保存于Normal模板、其他模板或文档之中。但是要让自动宏自动运行，则它必须位于活动文档的Normal模板中，或活动文档选用的模板中。AutoExec宏是个例外，它只有存储于Normal模板、通过“模板和加载项”对话框全局加载的模板、或由“Startup”文件夹指定的文件夹中的全局模板中，才可自动运行。在命名冲突的情况下（多个自动宏名相同），Word将运行上下文中最近的自动宏。
表1 宏   名
宏名        运行条件
autoexec        启动word或加载全局模板时
aotonew        每次新建文档时
autoopen        每次打开已有文档时
autoclose        每次关闭文档时
autoexit        退出word或卸载全局模板时
    有时，或许你不希望运行自动宏，这时请按住Shift键就可以终止自动宏的运行。具体方法是:单击“文件”→“新建”，然后按住Shift键，单击“确定”按钮，并且在显示新文档之前一直按住Shift键。如果运行一个宏时有可能触发自动宏，可用下列指令终止自动宏的运行：WordBasic.DisableAutoMacros。
    三、创建需要的自动宏
    在Word提供的五个自动宏中，AutoExec宏会在每次启动Word时被自动执行，所以我们只要赋予该宏打开上次编辑文档的功能，则可实现让Word启动后自动打开最近编辑过的文档了。创建该AutoExec宏的步骤如下：
    1、单击“工具”→“宏”→“录制新宏”，在“宏名”框中键入宏的名称，在此我们键入“AutoExec”；在“将宏保存在”框中，单击要用来保存宏的模板或文档，自然我们应选择“所有文档（Normal.dot）”；在“说明”框中，键入对宏的简单说明（如图1）。
　               图1                                    图2

    2、如果不想将宏指定到工具栏、选单或快捷键上，请单击“确定”按钮开始录制宏。如果要将宏指定到工具栏或选单上，请单击“工具”→“自定义”→“命令”选项卡，再单击“命令”框中正在录制的宏，并将其拖动到所需的工具栏或选单中，单击“更改所选内容”按钮，在“命名”框中输入一个易于记忆的名字，按下回车键，按“关闭”按钮开始录制宏。如果要给宏指定快捷键，请单击“键盘”按钮，然后单击“命令”框中正在录制的宏，在“请按新快捷键”框中键入所需快捷键，再单击“指定”按钮，按“关闭”按钮开始录制宏。
    当然对于自动宏来说，加到工具栏或选单中，或者指定快捷键并不重要，但对于一般的宏而言却是提供简便运行方式的好方法。
    3、单击以打开“文件”下拉选单列表，然后在选单中列出的最近使用过的文件列表中，单击第一个文件（如图2）。如果“文件”选单中未列出最近使用过的文件，请单击“工具”→“选项”→“常规”→“列出最近所用文件”复选框，然后在“个”框中输入需要在“文件”选单中显示最近用过的文档的个数，单击“确定”按钮。
    4、指向“工具”→“宏”，单击“停止录制”命令，或者单击录制宏工具栏中的“停止录制”按钮。
    这之后，只要启动Word，则系统会自动打开上次退出Word时最后编辑的文档，但插入点并没有移到上次关闭该文档时插入点所在的位置。为此，我们应再创建一个AutoOpen宏，并赋予该宏插入点移到上一编辑处的功能。该宏的录制过程是：重复上述1、2步骤，不过需要把其中的“Autoexec”改为“AutoOpen”，然后按下Shfit+F5组合键，该组合键的作用就是把插入点移到上一编辑位。最后，单击录制宏工具栏中的“停止录制”按钮，以结束宏录制工作。
    四、编辑宏
    实际上，如果Word文档中已存在Autoexec或AutoOpen宏，在不想以新录制的宏替换原有宏的情况下，我们只需对原有的这两个宏进行编辑，在宏中增加相应的指令即可。
    编辑Autoexec宏的方法是：单击“工具”→“宏”，在“宏的位置”下拉列表框中，选择“所有的活动模板和文档”；在“宏名”列表框中，单击“Autoexec”宏，然后单击“编辑”按钮，打开“Microsoft　Visual　Basic”编辑窗口。
    在“代码窗口”，于Autonew宏中，加入如下指令：
    RecentFiles(1).Open（请注意：“（1）”中是数字而非字母）
    同理，也在AutoOpen宏中，加上如下一行指令：
    Application.GoBack
    单击“文件”→“保存Normal”保存对该宏的修改。
    五、删除宏
    单击“工具”→“宏”，在“宏的位置”下拉列表框中，选择要删除的宏所在的位置，在“宏名”列表框中，单击要删除的宏，然后单击“删除”按钮。系统弹出一个对话框，询问“是否删除宏×××？”，单击“是”按钮，则选中的宏被删除。
    以上所述笔者在Word97和Word 2000中都试验通过，在你掌握了Word的宏功能后，你可以利用宏尤其自动宏为自己定制需要的服务。这将大大方便你的编辑工作，提高编辑效率！

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多 处 剪 切    一 处 粘 贴
——巧用图文场移动多个对象

　　用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板，可以存储已剪切的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:⑴选中要移动的文本或图形，再按下Ctrl+F3组合键移至图文场，对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文场的位置；⑶若插入图文场内容而并清空图文场，可按下Ctrl+Shift+F3组合键，若只插入图文场内容而不清空图文场，可按住Shift键，选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”，然后在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“图文场”，选择“插入”按钮。
　　顺便说一句，你若要查看图文场内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击自动图文集名称列表中的“图文场”， Word在“预览”框中可显示内容。

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格式刷的使用

    在Word中，可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落，操作方法为：
    1、选定要进行格式复制的文字，双击“格式刷”工具按钮，这时鼠标指针会变成格式刷形状；
    2、将鼠标移至要改变格式的段落，单击鼠标左键，或者在文档中选定要改变格式的文字；
    3、重复步骤2，可进行多次复制操作，直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作。

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控制Word的浮动图片

　　浮动或移动？使图片能够在你的Word文档中达到你希望的位置。虽然在Word文档中粘贴一幅图片很容易([插入]→[图片]即可完成)，但是让图片移动到你理想的位置就难得多了——尤其当环绕周围的文字变化时。
　　这些都归结于一项名为“浮于文字之上”或“对象随文字移动”的功能，这取决于你所使用的Word版本。大多数的时间里，你希望图片工作起来与文字同步，所以当文字添加到
一篇文档或从一篇文档中删除时，图片能够随之一同变动。例如，在一幅图片上添加一两个段落，图片应该伴随其附近的对象一起自动向下移动。如果图片在一本书中是说明部分，它们可以随着周围的文字一同向上或向下移动，那才是你理想的图片工作方式。

　　Word 97
　　Word 97的最初版本自带默认的“浮于文字之上”效果：如果你在Word 97第一版的一篇文档中放置一幅图片，它是浮动的。然而，许多人并不喜欢这项设置。在Word 97以后的版本中，默认值改为：插入的图片不能自动地浮于文字之上。
　　如果你在Word 97中加入一幅图片并想让它浮动起来，这里有一个很容易的方法：右键单击图片，选择“设置图片格式”。在“位置”栏中，选中带有“浮于文字上方”的复选框。如果“对象随文字移动”的复选框没有被选中，选择在下面“度量依据：”下拉框中的“页面”(标有“垂直：”的下拉框)，点击[确定]返回文档。你的图片就可以移动了；如果它的确需要移动，点击并拖拽到任意你喜欢的位置，这样图片就保持为动态。

　　Word 2000
　　Word 2000对图片浮动效果处理有了改进。通过在你想设成浮动的图片上点击右键，并选中“设置图片格式”。在“版式”标栏，选中一种文字环绕方式：你是否想让文字紧紧环绕在浮动的图片周围，或者你想让图片显示于文字的上方或下方？如果你不是很在意，选择“嵌入型”，当你还没有正确调整对象时，这样会易于查看。
　　要让图片浮动起来，点击“高级”。随后，清除“图片位置”标栏标有“对象随文字移动”的复选框。点击[确定]返回到文档。此时，你就可以点击并拖拽图片，图片将保持动态。