菜鸟ACCESS学习日记(连载)

ihtfngfi

看不懂,哎!还是要从头学起啊!

sevensmile

我们一起学习，我也刚开始学ACC

fiki2000

正在学习,谢谢分享!

aliceshum

20100101:
今天继续学习ACCESS。
在对表进行筛选过程中，要设条件时，发现，要表示包含XX时，LIKE的通配符要用*,而不是%。
比如，要筛选“客户名称”字段中包含“行政部”的，条件应设为"like *'行政部*'"，如下图：


开始不知道，反复试了like "行政部" ，like"%行政部%"，都不行。呵呵。

在用ACCESS进行筛选的过程中，也发现，筛选时不象EXCEL那么直观，每个字段都有个下拉箭头，可以方便地筛选。当你不太清楚，这个字段都有哪些值时（比如，备注的内容就千变万化)利用它来做筛选就不太容易。

20100102补充:
但ACCESS的筛选也有优点, 根据这个图标 ，一眼就可以看出, 数据是否被筛选过, 并且可以方便点击一下这个图标,快捷地取消筛选. 而EXCEL中, 根本无法通过这个图标 , 判断是否已对数据进行了筛选, 而想取消筛选, 还得"数据--筛选--全部显示"，不如ACCESS快捷。

今天试验，刚发现，在筛选中，要筛选不包含“XX”的数据，只要把LIKE改成NOT LIKE就行了，真是方便呀。比如，不包含“样品”，就在条件行输入

即可。

[ 本帖最后由 aliceshum 于 2010-9-17 14:37 编辑 ]

bibisin

谢谢LZ分享,好有干劲啊

aliceshum

20100102

关于“表关系”的设置

我有两个表:
A表包含"省份""客户名"及其他销售信息字段


B表包含"省份""客户名""区域"三个字段.


现在,我想将B表的"区域"字段,用关系引到A表中.但是,不同"省份"的"客户名"可能有重复,
而同一省份的"客户名"就没有重复。如图：


所以,必须是"省份""客户名"都相同,才能确定唯一的客户,去对应区域.

开始, 我以为要设“复合主键”什么的，弄来弄去都不行。后来请教了别人，才知道，原来，只要在查询时，同时设置“省份”对应“省份”，“客户名”对应“客户名”即可。如图：


还要记得，设置一下“关系”的联接属性：

这样，才能保证，“客户销售表”中所有数据都被包含在里面。

最后的结果如图：


这个设置“表关系”的功能是十分有用的，可以大大减少我们的工作量。比如，我们有两个表，A表是所有产品的销售信息；B表是所有单个产品本身的信息，可能包括产品代码，名称，规格，单位，单价等等。那么，有了B表，我们在A表中，可以只输每个产品的代码，至于“名称，规格，单位，单价”等等，都可以不输了，用“表关系”引过去即可。是不是很省力呢？

它其实，有点类似于我们在EXCEL中的VLOOKUP，但又有不同：
1、VLOOKUP有时不小心，就会出错（比如，查找区域忘记用绝对引用加$；比如，第四个参数该用0是没用0；比如，查找值与查找区域第一列数字类型不一致。。。）而这个“表关系”一旦设好了，就很顺利。
2、另外，用VLOOKUP，当有新数据时，还得执行“公式下拉”这一步；而“表关系”一旦设好，表一变，查询跟着自动更新。
3、正如VAT会员说的，用EXCEL时，常常是把数据、分析和展示混到一起了，无法防止对原始数据的有意无意间的变动，而在EXCEL中用VLOOKUP时，当然也不例外，其实公式与表现形式在同一单元格中，有时，可能手不小心就动到，把公式改了，出错了都不知道，；而用ACCESS中的表关系，数据和展示相分离，极少会有不小心改动的情况出现。

[ 本帖最后由 aliceshum 于 2010-1-2 11:42 编辑 ]

aliceshum

20100102:
ACCESS查询中,使用日期函数

因为要做库存日动态表，显示每天各产品的出库，入库数。 我这样设计，一般只表现近一个月来每天的出库，入库数，一个月前的，通通用“开业至09XXXX”表示。开始，我在查询中，这样设置：


结果日期是这样的，


导到EXCEL后，做数据透视表，不能自动按日期顺序排序（2009-12-2和2009-12-8居然排在2009-12-11的后面）

后来，改了一下设置，让日期都显示完整的八位数




这回再导到EXCEL中，做数据透视表，它就听话地按日期排序了！

[ 本帖最后由 aliceshum 于 2010-1-2 11:54 编辑 ]

aliceshum

02100102:

设"表关系"时，注意有个联接键，必须唯一。

今天我就出错了.。是这样的：
我有两个ACCESS表，A表记录产品的出入库情况；B表记录每个单个产品的信息，包括产品代码，品名，规格，单位等。然后，我做查询，用产品代码作为两表的联接键，把B表中的品名，规格，单位等信息，引到A表中。（联接属性，设为“包括A表所有记录，和B表中联接字段相等的记录”）

结果不对：A表只有2000行，但查询出来的结果，为2096行。我反复地检查，看不出哪里错了；删掉查询，重做一次，仍然如此。这时，想到，有可能是B表的“产品代码”有重复记录。于是，导出到EXCEL中，用COUNTIF一查，果然，有四个产品重复。删掉后，再重新查询，这回终于对了！

所以，在做表关系时，要注意，做联接键的那个字段，值不能重复。（因本人是菜鸟，现在还不知道，要怎么限制重复。好象是在设表字段属性那里，“索引”选“有，无重复”可以吧，呵呵。再学习。）

(对ACCESS查询不熟的时候, 只好多用用笨办法,  查询后,对比一下查询结果的行数,与原表的行数是否一致了. )

[ 本帖最后由 aliceshum 于 2010-1-2 14:19 编辑 ]

pgwq

不同表的字段不要有重复.
  
详见:

关系型数据库必须遵循的三个完整性规则

[ 本帖最后由 pgwq 于 2010-1-2 18:25 编辑 ]

aliceshum

100107:

总觉得EXCEL的筛选比ACCESS更方便(当然, 如15楼所说, 在筛选方面, ACCESS也有个优于EXCEL的地方, 就是, 一眼可以看出, 当前数据是否被筛选过, 而在EXCEL中, 是看不出来的). 今天, 又学会了ACCESS中的部分筛选方法.
EXCEL自定义筛选中的"始于1""止于1""并非起始于1""并非结束于1",来到ACCESS后,对应:
like"1*"
like"*1"
not like"1*"
not like"*1"