运用函数DIY公文管理系统

gouweicao78

【声明】此系统为本人原创作品，请勿用于商业用途，如大量使用本系统进行改装请标识引自《Excel函数与公式实战技巧精粹》和本人ID：gouweicao78。

简介：这是一个函数综合运用实例，展示了如何仅仅利用Excel的函数与公式，就能够打造一个功能完备的公文管理系统。
原理：利用宏表4.0函数FILES用于返回指定目录的所有文件名的水平文字数组，结合超链接函数HYPERLINK等，用户可以制作一个自动导入选定文件目录的文件列表，方便用户管理。

制作方法简介：
1、规范文件存储结构：分别建立函件、纪要、一般文件三个子目录，并以年份建立下一级子目录进行归类整理，对各类公文均采用3位数字流水编号开头的命名方式，方便文件的排序和查找。
2、分析系统功能：根据所选公文类别列出文件列表、超链接打开源文件及目录、提示是否重复编号或漏号以及下一文件编号等。
3、分步实现功能模块：
（1）取得文件目录所在路径和文件列表。定义名称如下：
路径：=REPLACE(CELL("filename",!A1),FIND("[",CELL("filename")),1000,)
文件列表：=FILES(路径&类别&"\"&年份&"\"&"*.doc")&T(NOW())
文号=LEFT(文件列表,3)
（2）列出文件名：
B5=IF(ISNA(MATCH(TEXT(ROW()-4,"000"),文号,)),"",TEXT(ROW()-4,"000号"))
C5=IF(B5="","",SUBSTITUTE(REPLACE(INDEX(文件列表,MATCH(LEFT(B5,3),文号,)),1,4,),".doc",))
（3）超链接文件源
G5=IF(B5="","",HYPERLINK(路径&类别&"\"&年份&"\"&B5&C5&".doc","查看正文"))
G4=IF(1,HYPERLINK(路径&类别&"\"&年份,"打开目录"))
（4）判断重漏号及文件编号提醒功能
H5=IF(ROW()-4>MAX(A:A),"",LOOKUP(SUMPRODUCT(N(文号=LEFT(B5,3))),{0,"漏号";1,"";2,"重号"}))

本例是管理Word文档的典型案例，借鉴本例的思路，对指定路径下的照片、Excel工作簿、PDF文件等均可进行合理编号和管理。

【链接】
您可以访问我的新浪博客观看本文配套视频教程
http://blog.sina.com.cn/s/blog_5d3d972a0100fx22.html
如果方便，欢迎您到我的淘宝店铺拍一下这件物品（只需1元，当然，您完全可以免费下载使用）
http://item.taobao.com/item.htm?id=9648721406
如果您有需要对此系统进行简单改装，可以在论坛跟帖或者发信息等方式联系我。

[ 本帖最后由 gouweicao78 于 2011-3-18 09:58 编辑 ]

补充内容 (2017-10-29 08:54):
在ExcelHome技术论坛的最佳学习方法：http://club.excelhome.net/thread-117862-1-1.html

Kevin

不错的案例和教程，值得一看！

共和国军官2009

根据《运用函数DIY公文管理系统一文》的方法制作，当点击《函件》或《年份》时，序号、文号、文件名的内容不能更新，不知怎么办？求高手指点。

gouweicao78

请上传附件。

cwqab

不错,不过有小小问题:在应用中,第227- 235以及265以后无法看到,请问是什么原因?

gouweicao78

2003版只可生成255个文件列表。
2007版没有这个限制。

cwqab

我装了2007的也是第227- 235无法显示,以及265以后无法看到?

gouweicao78

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清水蓝

我装了2007的也是第227- 235无法显示,以及265以后无法看到?

清水蓝

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