人力考勤核算探讨

little-key

人力考勤核算
最近几天已经看到几个人问了
我一般的方法都是使用数据透视表
按照人员、日期分组
获取打卡时间的最大值和最小值
这就是第一次打卡时间（最小值）
最后一次打开时间（最大值）
然后再根据这两个最值
用简单的判断函数IF
和上班时间和下班时间做对比
就可以得到是否迟到（最小值大于上班时间）
和早退（最大值小于下班时间）
最后再做进一步的统计就可以

此方法仅供参考
若大家有什么更好的方法
请一起发上来
大家一起分享一下

该贴已经同步到 little-key的微博

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不过有一个前提
就是日期和时间要分两列
其次，日期和时间都是标准的格式
不能是文本，否则没法计算出来
日期可以
时间不可以
因为文本没法做最大值和最小值的计算

little-key

以这个帖子（http://club.excelhome.net/thread-903987-1-1.html）为例。
第一步：
调整数据结构
将原来的这个数据结构


调整为这个样式


其中调整的日期和时间方法有两种：
1、分列，用空格作为分隔符；
2、用函数，但是需要转换为数值，我一般使用=--TEXT(,"YYYY-MM-DD")

little-key

第二步
做数据透视表
找到两个最值
也就是每天上班时间和下班时间

先求最值，如下图所示


在调整格式和修改字段名称
如下图所示


为什么在第一步的时候需要将时间转为为标准的时间
就是为了这一步计算最大值和最小值

注意：
1、在【设计】---【报表布局】选择【以表格形式显示】
2、在【设计】---【报表布局】选择【重复所有项目的标签】

little-key

第三步
判断是否迟到和早退
以9点上班、18点下班为例
如图所示


其中迟到判断公式：=IF(H3>TIME(9,0,0),"迟到","")
早退判断公式：=IF(I3<TIME(18,0,0),"早退","")

另外还要注意迟到和早退中，可能还有的是一天只卡一次卡的
或者都是下午打卡的
这些都需要另外核算

little-key

第四步
考勤核算
1、将刚才的数据拷贝出来，为什么刚才要重复项目，就是为了这一步可以做到筛选和拷贝出来，以备做下一步计算；
2、针对第三步的特殊迟到和早退进行调整，并将请假等特殊原因考虑进去，对这个结果进行修正；
3、根据【员工编号】使用vlookup查询函数补上部门、员工姓名等个人信息，如果原来已经有，则这一步省略；
4、将修正后的结果再次用数据透视表，就可以直接得到迟到和早退的次数；

little-key

我不是人力专业的
以上是根据我的经验
结合excel 的一些简单技术
解决一个实际问题

个人认为
使用数据透视表来处理这个考勤问题还是比较简洁的
特别是当数据量比较大的时候
数据透视表较函数更显高效

题外话
有的时候增加一些辅助列和步骤
不一定直接实现的要慢
要按需选择。

ZTZJ30215

{:soso_e120:}
好像是版主一个人在自说自话哦！
我这个观众，热烈鼓掌{:soso_e142:}{:soso_e142:}{:soso_e142:}！！！
感谢分享！收藏一下！用得着……

sunya_0529

ZTZJ30215 发表于 2012-8-10 09:13
好像是版主一个人在自说自话哦！
我这个观众，热烈鼓掌{:soso_ ...

这个版块的人气一直不是很旺。好多提出的问题也不是三两句话，一两步操作或者几个函数公式能搞定的。因此，最好的还是大家多积累，逐个知识点消化后能举一反三，灵活运用。

感谢版主的热心分享，咱们HR人自己也要努力，用好Excel解放的不仅是自己的双手，同时也提高了生产效率，让工作更有价值和意义。

多多/sun

请问，要是三班倒的那种，怎么计算好呢