本帖最后由 weiguoyin868 于 2012-5-27 21:21 编辑
在论坛很长时间了，学了很多技术，能解决工作的实际问题。但如何总结呢，近期公司开展找、抓、促活动，即找问题，抓改进，促提升，要求每个人写工作体会。我将平常学到的EXCEL技术，写下了如此总结体会，想与大家分享：
借“找、抓、促”契机 促管理基础工作提升 “找、抓、促”活动开展以来，通过学习，深刻领会其意义，从“找”开始，对现有的工作方法和工作方式进行重新审视，去发现问题，探求解决的方法，以改进和更新，以提高工作质量和工作水平，经过努力取得了一些效果，下面仅以对一项具体工作的改进经历谈一些体会。 我在人力资源负责社会保险工作的缴纳和统计，每月都对多家单位（目前有27家）的保险进行汇总结算，每一个单位编制7张保险结算单（养老、失业、工伤、生育、医疗、公积金和补贴），再加一张汇总表共8张，全部共216张。通常的做法是：通过传真机的方式，发给每个单位，发送完毕通知相关人员确认。这是再正常不过的工作，也没有什么不妥和问题。“找、抓、促” 开展以后，对这种工作方式进行了分析，采取这种方式传送文件，因受到多种因素的干扰，一般需8小时的工作量才能完成。这种耗时、费力、效率低下的工作方式，不能适应高效的办公管理的需要，有必要进行改进。针对耗时的问题，提出了用电子邮件方式进行传递，将文档用扫描设备扫描为电子文件，再通过企业内部邮箱发送出去。经过改进，取得了满意的效果。但这种方式耗时时间，取决于扫描设备，据了解，高速度的扫描设备一般都在几万元以上，采购昂贵的设备，必然造成企业成本支出。只因一项工作需要而去花费也是没有必要的。我发现，扫描的文件格式是PDF文件，经向专业人员请教，这种文件格式，在普通的办公软件EXCEL的升级版本中可以实现，而保险的工作台账也是在EXCEL软件中编制的。因此，对使用的EXCEL软件进行了升级，并对新的功能进行学习开发，编制了自动生成PDF文件的程序，实现了扫描文件自动生成，节约了成本，有提高了效率，这种方式可在几秒钟内完成200多张的PDF文件。改进工作虽然取得了一定的效果，但仍有改进的地方。通过企业内部邮件给每个单位发送文件，对每一个单位的操作都需要同样的步骤，即先找到单位的位置，其次找到部门的位置，再找到收件人，再附上邮件。这种手工式的操作步骤要重复多达30次，难免会出现错误。有没有更好的方法，使邮件发送更加方便、快捷，为此，我又进行了更深层次的研究学习，向专业人员请教，查找一些相关资料，了解到可以用EXCEL和OUTLOOK结合，设置一些参数，通过编程可以实现邮件的批量发送。经过不断的努力和多次测试，完成了程序的开发，取得了预想的结果，做到了批量发送邮件一键启动。几次改进的效果对比图如下： 操作模式
| 使用时间
| 效率提高
| 使用的方法特点
| 传真机发送
| 4小时
| -
| 手工操作
| 扫描后邮件发送
| 2小时
| 4倍
| 手工操作
| 自动PDF文件发送
| 半小时
| 16倍
| 自动化和手工操作
| 批量邮件发送
| 2秒内
| 万倍以上
| 完全自动化 |
通过以上图表可以看出：手工操作的改进，提高工作效率有限；利用信息化手段和信息技术，工作可以大幅度提高。 “找、抓、促”活动，使我改变了对改进工作的思维方式，也就改变了工作的方式。做任何事情，都要按照“找、抓、促”模式进行，不断发现问题，不断解决问题，“找、抓、促”不能停留在口头上，而应该付诸行动上。我的体会是：“找、抓、促”，从我做起，从一点一滴做起，从具体的工作岗位做起。
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发表于 2012-5-27 21:20
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