用Excel设计进销存管理系统浅谈

黄其宾

出于对管理工作的需要，我经常在坛上查阅一些用Excel制作“进销存管理系统”，说实话，不太满意。原因是，这些设计者，很少有人站在操作者的角度去思考。
所谓“进销存管理系统”，其实多用于商贸企业商品的购进、销售、库存管理，主要有五个操作环节：购进、付款、销售、收款、其他，需要达到多角度统计购进、销售数据，记录和快速查询“应收货款”、“应付货款”和商品库存情况，在商品品种、购销客户不是很多的前提下，用Excel来制作此系统还是比较实用的。系统的最终要求：输出各种购销统计报表、商品购销存明细帐、应收货款明细帐、应付货款明细帐。在我看到的很多贴中，很少有满意的帐表输出，下面就一些设计的思路谈一些粗浅看法。
1、数据采集
多数人的思路是给你一张数据表，让你去录入数据源。在实际工作中，这样做是没有意义的！为什么？如果我要去一张一张、一行一行地去录入数据，还何谈办公自动化！要知道，工作中的购销数据是很多的。如我以前上传的“多角度统计销售数据”的数据源，有的单位一月就有几百上千张，你去一张一张地录，岂不是费时费力，还没有统计你就先崩溃啦！
一个单位的工作是由多人来完成的，“进销存管理系统”的数据采集为什么不能用多人一起来完成呢？
在购进环节，商品入库时，仓管要填写“入库单”一式多联（按单位规定有多有少），而销售方要有“入库单”才能取得收款资格。这个“入库单”，在没有实行办公自动化的单位，都是由仓管手工开单，工作量不小。因此，商品入库录入的设计是不是可以抛弃那种非常漂亮的录入界面，把录入界面搞成一张“入库单”的形式，入库时，让仓管来做，最后把它打印出来，在这个过程中，实现商品入库数据的录入呢？这样的设计，一是仓管由手工开单变电脑开单，减轻工作量，仓管又乐意接受，在打印“入库单”的过程中，数据又不知不觉地录入数据库，岂不是一举两得。
在商品销售环节，每销售一笔，营业员都要手工开具“销售单”（一式多联），仓管凭“销售单”发货。同样，我们也可以把销售录入的界面设计成一张“销售单”，让营业员手工开单变为电脑开单，也能实现在打印过程中自动录入销售数据。
其他环节如“收款”、“付款”由出纳操作，界面设计与企业使用的“收款单”、“付款单”相同；内部调拨由收货点仓管操作，界面与企业的“内部调拨单”相同。
这样的处理，既减轻各环节工作人员的工作量，又实现了数据的录入，给下一步的数据统计提供了有力的条件。如果一个办公自动化系统还要让人将那些手工开出的单据一张一张地录入计算机，再漂亮的设计也是失败的。
2、数据统计
数据透视，多数人都是如此思路。我不懂数据透视，常常花很大的精力去设计公式和VBA，但常常力不从心。
数据透视是否是万能的，我不敢加以评论，但我更着重是看结果，也就是数据透视是否能将统计出数据，设计出用户需要的纸质各种报表和帐页。如报表是不是封闭型的，有无漂亮的表头和页脚，表线是不是可以个性化设计，数据是否可以处理“上期余额”，各页表体中是否能在第一行设置“承前页”，最后一行设置“过次页”，每月或设定的日期范围内能否计算数据的“借方”和“贷方”发生额，余额能否运算“方向”等等。至今为此，我对数据透视输出的报表和帐页是不满意的，也许是我太肤浅，还没有真正了解数据透视。即使是这样，一个不懂数据透视的用户，又如何去操作这些透视表呢？
3、方便用户操作
系统设计者往往为了防止用户（甚至是自己）误操作，常采用种种方法来限制用户操作，以保证数据录入的正确，同时也避免公式或函数被误删等等，但是，由于设计者不真正了解企业使用中的易变因素，当企业经营情况变化后，系统便不能使用。
如我曾经遇到这样一个问题，一个企业的提成工资是根据营业员实现的销售毛利来计算的，毛利在5000元以下的部份，无提成工资；5000-15000元的部份，提25%；15000-30000元的部份，提30%；30000-50000元的部份，提35%；50000元以上的部份，提40%。
一般情况，按照这个规则设定公式就可以了，但是，企业的规则是常常变化，如上面规则中的毛利范围和提取比例就有可能发生变化。要是我们无视这种可能发生的变化，当它发生时，这个系统的使用就随之终结了。因此，我们在设计时，把这些规则设为开放型的，用户可以自由修改毛利金额范围和提取比例，即使改变也可能继续使用，当然，这只是一个小儿科的问题。
以上看法，非常粗浅，万望坛内各位专家指正。

wshcw

期待黄老将军的大作.

ctp_119

系统设计者往往为了防止用户（甚至是自己）误操作，常采用种种方法来限制用户操作，以保证数据录入的正确，同时也避免公式或函数被误删等等，但是，由于设计者不真正了解企业使用中的易变因素，当企业经营情况变化后，系统便不能使用。
如果不限令，一些汇总工作将无法操作，电脑不是人脑，多一个空格都导致汇总有误，数据库都有其规范性的一面，还请黄老将军多加指导。希望你能开发一个万能系统。期待……

黄其宾

不论是是业余也好，专业也罢，谁的本领再大，也开发不出万能的系统。
我只是从用户角度谈一点感受而已。
再好的软件工程师，也是要为社会服务的，如果不了解社会，不了解用户的需求，设计的系统是无生命力的。谁能够在软件设计中发现更多的易变因素，谁能够把那些貌似常量的东西搞成变量，谁就能走在前面。

chenermei

我正在找呀！！！希望快点出来

wanghan96

说的很好，做的很少。

爱丽丝Alice

这么多人查看，回复的人太少喽，顶一个

jxjjlxh

ctp_119 发表于 2011-3-16 16:06
系统设计者往往为了防止用户（甚至是自己）误操作，常采用种种方法来限制用户操作，以保证数据录入的正确， ...

黄老说的限制跟你说的限制可不是一回事哟！！！

shjshdq

有实例就更好了

andrewxiao312

希望能有人做出来!