Step By Step,我们一起学习函数与公式(开课了...)

胡剑0227

编辑公式之公式中的字符

        公式中功能性的字符，比如表征黑箱的左右括号"(",")",间隔参数的逗号",",用来封装文本的双引号“"”等等，最好都使用半角状态的字符。虽然，有些时候EXCEL会帮我们进行智能的转换，但养成好习惯还是值得的。实战时，将输入法切换至英文状态即可。而这一法则，即"功能性字符使用半角状态的字符"不仅仅适用于公式，养成习惯必将免去不少麻烦。

        初学时，另一个常犯的错误就是...卖个关子，看这个公式，大家看了就知道，也许你也同样犯过错误，呵呵
                                  “=if(a1>60,及格,不及格)”
        刚开始，我左看、右看我，上看、下看，可是我怎么看都没有发现哪里不一般？不一般....
        但是，Excel返回错误值:#NAME?
        EXCEL是说，公式里用了名称（NAME)?，但它怎么就没发现定义过这个名称，问我是否搞错了？当然，刚开始，看到错误是不会去理会的，错了就直接盯着公式看，看看哪里是否多了什么头发丝，呵呵。其实，其实这里"及格"、"不及格"这两个参数少了双引号来封装。当缺少双引号封装时，EXCEL就会将其当成“名称”处理，而检索“名称”列表如果未发现有此名称，就报上面的错误了。
        这种错误初学时会犯，即使熟练后待头昏脑胀时依旧会犯，而且还查不出错误来，呵呵。所以这个习惯一定要养成。顺便透露一下，真正的"名称"在编辑公式时字体是彩色的，那些单元格引用也是彩色的，所以鲜亮的一般是没有问题，我们查错误时可以把重点放在那些黑白的字符上，看看是否缺了双引号“"”，另一种可能就是把函数名拼错了，不过同样符合上面的方向，函数名都是黑白的。

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[ 本帖最后由 胡剑0227 于 2011-1-11 12:09 编辑 ]

胡剑0227

编辑公式之鼠标点选

        编辑公式，初学函数时会发觉编辑公式是一件头疼的事情。码字！尤其要输入大量类似“$A$1”的单元格引用地址时，更是叫苦不迭！其实，编辑公式并非一兵一卒都需要纯手工输入，鼠标、“函数提示工具”，复制粘贴、F3粘贴名称（先可以不理会这个概念）、等手段都可以极大的提升编辑效率。

        
        例如上图F1单元格中的公式：“=A1+C1*E1”，这是一个非常简单的公式，但如果每个字符都需要手工输入，那么也是件繁琐的事情，当遇到公式字符几十甚至上百时更是件苦参事。我相信很多同学不怕苦，这很好，但有些事情还出力不讨好的。对于上百字符的公式，如果纯手工码字方式来编辑，那么输入差错就会让人崩溃...公式会不断报错。

        其实，这个公式可以如此编辑：F1中输入“=”，进入公式编辑状态，用鼠标单击单元格A1,此时字符A1被直接添加至F1单元格中光标活动位置，此时公式变成：“=A1",而活动光标顺延其后，这里的关键就是使用鼠标单击动作替代了输入字符 A1,这样极大的提高了输入准确率，尤其当需要变换单元格引用格式，结合F4功能键，就能简化 "$" 的录入。依照该方法，可以比较快捷准确的录入上述公式。详见动态图：


        使用鼠标点选单元格来提取单元格地址，除了便捷外还有一个特点就是格式准确。其格式准确的优点在下文介绍INDIRECT函数时还会讲到，是一项非常实用的技巧。


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[ 本帖最后由 胡剑0227 于 2011-1-11 12:10 编辑 ]

blacksmith88

新手,第一个来站个桩!

胡剑0227

编辑公式之函数提示工具
手术台可以用来砧板，但只把手术台拿来当砧板就不能物尽所用了。前文介绍，通过"函数提示工具”的函数名可以用来访问函数帮助，但“函数提示工具”的作用却远不止于此。
        编辑公式时，在输完函数名及其左扩号时，对应的“函数提示工具”就会弹将出来，如果没有那很可能是你输入的函数名有误（这个也很重要，不是吗，呵呵），并且第一“形式参数”字体加粗变黑，当输入“,”后，第二“形式参数”加粗变黑。这一点在编辑嵌套关系比较复杂的公式时相当有用，有定位指示的作用，否则自己都会迷茫，不知道在编辑哪个内容了。

         请看下图，注意输入函数的"("时弹出对应“函数提示工具”，当输入函数的")"时关闭对应的“函数提示工具”，（如果有）弹出外层函数的“函数提示工具”，当输入参数分隔符“,”号时，相应的提示工具的形式参数字体加粗变黑。




        以上这点只要心细留意就会发觉，作用方向为编辑公式对“函数提示工具”的影响。反方向的应用同样具有极强的实用性。单击“函数提示工具”上的形式参数，就会选定对应的参数字符，这是一项非常有用的功能，不仅可以用来审查嵌套层次是否符合编辑思路，如下图所示：


同时使得可以直接使用CTRL+C来复制代码段。如果在同一公式中对某段代码要多次使用，那么这是相当有用的。虽然可以使用鼠标来手动选中目标代码，但这大大增加了出错的概率，而且会打断思路。---这是个小技巧，但非常实用。如下图所示。



        插一句，让我在没有“函数提示工具”的EXCEL版本上编辑公式，我常常崩溃...写完公式后就被拖入无尽的查错恶梦中。

        F3功能键，按F3功能键就能弹出当前可用的名称（“名称”可以理解为一个变量，封装了一个公式），然后就可以直接使用鼠标选取需要的名称到正在编辑的公式中了。这么做同样是提高了录入时的准确率...同时，另一个好处依然是不会打断思路，因为不用去思考到底为某个特定功能的公式取了什么名字。

        这里提到了名称，蜗牛为梦想而生，对于名称我的感觉就是“名称”为函数公式而生。大家先有个印象，以后碰到了要和名称多亲多近，搞好关系。名称用多了，名称会保佑你的！
        
        最后再介绍一个功能键，F2，F2的功能就是进入编辑状态，虽然在单元格编辑公式时显示不出有什么用，当在基本菜单功能的对话框编辑公式时就比较有用。省去了腾出手去控制鼠标进入对应公式编辑框中，这看上去没有什么，但相信我，以后你会觉得很好用的。

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[ 本帖最后由 胡剑0227 于 2011-1-11 12:10 编辑 ]

胡剑0227

编辑函数公式的策略

        关于编辑函数公式前面已讲了函数公式中的字符选用、码字、审核结构的技巧，这里将一下策略。对于比较简短公式策略师用不到的，当需要编辑的公式比较复杂，需要中间打断一下的时候策略就比较有用。
        这里的策略是指构建函数公式时的一种停顿处理。在编辑一个复杂的公式时，如果没有编辑完成，但又已经编辑了很大一段，这个时候如果确实需要停顿一下也是很正常的。但这个时候按公式编辑栏的√吧，直接报错，按×吧，先前努力付之东流...进退不是，甚为苦恼呀。
        如果单纯是需要停顿，有一个比较简单的方法，方法简单，但比较解决问题，在公式前导符“=”之前插入一个空格即可。如此，单元格的格式属性就变了，原先是功能性的公式，现在就变成了普通文本，这样就为中场休息提供了保障。也许有些同学会说，“倒，这也算技巧？”，呵呵，确实比较简单，但还是挺有用的。
        第二，不是时间上需要停顿，而是思维上需要停顿，这个也是很正常的。在写一个比较负责的条件公式时，分支多，层次深，很难一下子把公式全都书写到位的，这个时候可以使用“空文本”的方式先来填充，或者使用一段有意义的字符串先来占一个位，这个也是非常重要的。这样就在思维上将一个复杂的问题切割成几块来解决，降低了思维上的难度。
        在编写函数公式的过程中，及时将完整的可重复利用的模块用名称封装起来也是值得提倡的。可以先有个印象，以后介绍名称后可以尝试。在书写复杂的公式时，你会对这句话有深一度的了解。那时很可能先把小的逻辑模块封装好，再使用这些小模块来堆砌我们的函数公式的。

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此处没有补上贴切的图，征集呀....因为根据经验，后来自己是没有心思处理细节的，不过也不一定，呵呵


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[ 本帖最后由 胡剑0227 于 2011-1-11 12:11 编辑 ]

胡剑0227

审核公式

        公式编辑完成，但EXCEL一个劲的报错，这个时候就需要审核公式了。这时的主要问题就是函数结构层次错误，具体的说就是那些左右括号所在的位置和预想的不同，导致语法审核不通过。比如说，IF函数它应该有三个参数，那意味着它的括号内部应该只有2个逗号，如果由于某种查错导致一个括号内有4个参数那么它就会报错了。
        这时就要审核函数公式的逻辑层次了，或板块层次。使用什么工具呢？---“函数提示工具”。可以从最外层函数开始，利用单击形式参数直接选中对应代码块的特性，查看各形式参数的结构布局是否符合要求...然后依次逐层剥茧，很快就能找到错误所在了。这是个小技术，但非常有效，多使用几次提高信心后效果更佳！
        此处征集使用该方法解决嵌套错误的实例！
        当然，要尽量避免这类错误还是有方法的，就是养成良好的书写习惯。每输入一个函数，输入左括号后直接输入右括号，然后再填充参数。这样就会大大降低此类错误的发生。当然，没个人都有自己的喜欢，这个不强求。
        如果审核通过，但返回值与预想有差别，那么依然使用以上手段，首选查看函数结构是否符合要求。如果这一步通过没有问题，那么就需要使用新式武器了，F9功能键。这就是论坛中常提到了独孤九剑。

对F9，独孤九剑 如果没有感性认识的话，请看下图，这是热心的 Fehr 提供的


        这里提一下，在EXCEL中对于公式审核有很多工具，我曾经也使用过其中的“公式求值”，但接触F9功能键后我就只用该工具了。理由：简单方便，让我觉得自己是一个剑客，而不是一个机械化工具的操作员。工具的关键不是在于它有多强大，而是用得趁手，简单有效。伏羲造八卦，只用了3位二进制数字，用了最简单的符号，因为太过复杂的东西对大多数人来说是没有意义的。这里也是一样。至少到目前为止，所有的审核，纠错我就只使用以上这两个主要工具。
        又为大家节省了很多时间爱你学习哪些复杂的审核工具。好在我们只求实战，如果考试的话估计要吃亏的，但考试真那么重要吗？
        F9的使用依然是和手术台（函数提示工具）密不可分的，手术台结合鼠标为其定位攻击方向，锁定目标（直接抹黑选定目标），然后直接F9执行运算，查看是否返回错误值，或者返回值是否合理。F9和手术台绝对是天生一对，可谓人为鱼肉，我为刀俎呀。
        此外，作为一个剑客，还需要犀利的目光。进入单元格编辑状态时，公式中的各成分会着上五彩的霞光，同时长城内外，大河上下，目光所及，那些被公式引用的单元格及单元格区域也将淡妆浓抹，光艳照人。凭借这些可以查看，公式的引用区域是否正确，公式成分是否有误...
        这里提到的工具相当简单，但假以时日不断磨练很快就能练就一身厉害的厨艺，为你的函数公式历程增添光彩。
         需补充一些图片让其更加精彩。
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配合使用 函数提示工具 和 F9 可以将逐层对逻辑块求值，这里可能又涉及一个回退的问题，就是怎么将 F9求值结果返回为原始公式代码？ 记得可以使用CTRL+Z，另一个更彻底地是按公式编辑栏中的 叉叉 ，这样一次性返回到原始状态--即纯函数公式状态。其中那个 单击 叉叉×，可以用 ESC键替代。
这些都是小技巧，但很实用。

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[ 本帖最后由 胡剑0227 于 2011-1-11 12:11 编辑 ]

wangg913

跟着版主走。。。。

胡剑0227

飘逸的剪切

        在前文桩功练习中，我们充分体会了公式复制时，其引用的单元格地址会根据不同的引用方式而随之变化。经过“函数初识”篇的附件练习，相信这一特性你已经掌握得差不多了。这里再分享一个有趣的事情，以“剪切-粘贴”方式，记住是剪切而不是复制，来对数据源进行重新布局，这个时候我们会发现这个动作居然可以直接修改宿主单元格的公式，奇哉怪哉！也真是太好了，不需要因为稍稍的变动而一一修改目标公式了。
        如图所示。


        看到这个现象，你有什么想法吗？感觉“奇怪，奇怪...”，但就是没有什么想法？这里可能蕴藏着很深沉，很本质的东西，大家可以想想，猜想，遐想...当然，这个对于成为函数高手没有多大关系，但有点想象力总是好的，生活就不会无趣了。
        猜想的东西往往是错的，但只有大胆的猜想才能发现新的东西，这个是更重要的。
        这里我抛砖引玉一下，这个也是刚刚想到的：
        1.目标公式在提取引用单元格的值时，并不是直接从工作表上按地址行列来取的。
        2.引用单元格和目标公式之间是通过第三方关联起来的，这个第三方估计是内存。
        3.引用单元格1--链接1--对应内存--链接2--目标公式，剪切时只是链接1得到了更新，链接2是没有断的，所以公式能自动更新单元格引用地址。
        4.内存中一定包含行列信息。
        仅供参考与讨论。
        本节，大家只要感受一下剪切的飘逸即可，到时省得大面积修改公式。希望你喜欢。


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[ 本帖最后由 胡剑0227 于 2011-1-11 12:12 编辑 ]

胡剑0227

璀璨的项链，灵动的挂坠

                                       
        
        此处征集赞美词，先胡诌一段。
        你是不世的红绳，为珍珠玛瑙牵线；你是绝世的搭扣，成就璀璨的珠链；你是电，你是光，你是唯一的神话，我只爱你，you are my super star! 是你！成就了函数公式的节节贯穿、变幻莫测、充满灵气。

        先罗列一下在函数公式中可以出现的独立成分：函数、运算式、单元格引用、名称、"字符串"及运算符等。除“运算符”以外，其他成分可以直接使用 & 来拼装，组合成一个新的字符串，由于可以自由组装，使函数公式极具智能性。字符串在函数公式中具有特殊的地位：
        1.她是信息的承载者，比如公式“=if(a2>60,"绿灯","红灯")”中，函数返回值就需要使用"字符串"来承载，这是基础。
        2.有很多函数的参数类型是字符串，这就为字符串创造了广袤的用武之地。
        比如公式："=sumif(a2:a21,">60",a2:a21)",其第二参数是字符串，值为">60"。这里逻辑比较符">"和比较值“60        ”可以分割成两个更小的逻辑意义，这样可以为公式增添智能性。由于，A1单元格存储不同的逻                辑比较符，b1单元格存储不同的比较值，那么上述sumif函数的第二参数可以如此细化：">60"=">"&"60"=a1&b1(字符串">60"相当于将字符串 ">" 和 字符串 "60"连接(&)起来，如果 a1单元格 承载了 比较符号 ">",b1单元格承载了 比较数 60，那么就可以表示成 A1&B1了。关键是说，把逻辑细分以后可以更加灵活了。
),这样在无需修改公式的前提下，简单设置A1,B1单元格的内容就能表达新的逻辑意义了。
        3.EXCEL有一族字符串处理函数，比如:left,right,mid,substitute,find,len...使得字符串可以进行精细化加工，这是技术保证。比如，上述单元格B1值为“分数60”而不是直接的“60”，这样有点就是可读性增加，这个时候上述SUMIF的第二参数就不能直接使用 "a1"&"b1",但经过处理可以修改为"a1"&mid(b1,3,100)。这样有了技术上的保证，大大增加了灵活性。
        爱上&吧，她会给你自由。
        这里大家也可以揣摩，很多函数公式的参数类型设置为文本字符串，其中应该也是看上了字符串处理的灵活性。
       当然啦，想戴项链还是下载附件尝试一下吧。

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[ 本帖最后由 胡剑0227 于 2011-1-11 12:12 编辑 ]

gouyuanpei

不知道哪里有设置，可以把跟随的功能给去掉。