Excel 基础应用小贴士

xiangzi728

1、跨列居中            
在Excel中应当尽量避免使用合并单元格，在使用函数、复制单元格时，合并单元格会成为一个很头痛的问题。
为了美观，有些人喜欢表头合并单元格并水平居中，其实可以用另外的方式达到相同的效果——跨列居中。



            
上面两种效果除了文字不同外，视觉上没有什么不同，但是合并单元格无法选中已经合并的单个单元格，跨列居中方式的则可以单独选中。            
设置跨列合并步骤为：           
先选中表头区域，单击鼠标右键→设置单元格格式→对齐→在水平对齐下拉列表中选择【跨列居中】


2、缩小字体填充            
工作表中有的单元格看似没什么问题，只是个日期而已，但是预览或打印后，发现打印出来却是：#########
怎么避免这个问题出现呢？其实很简单，只要稍微设置一下就OK了。
设置步骤为：
选中单元格或区域，单击鼠标右键→设置单元格格式→对齐→勾选【缩小字体填充】复选框。
   
            
3、分散对齐
有些人在输入姓名时为了美观，习惯在2字姓名中间加入空格，这在使用函数时可能带来错误的结果。            
有什么办法即美观又不会使函数出错吗？当然可以的。
设置步骤为：           
选中单元格或区域，单击鼠标右键→设置单元格格式→对齐→在水平对齐下拉列表中选择【分散对齐（缩进）】           
           

4、填充             
单元格对齐方式中的填充功能在实际应用中并不多见，如附件表格中的红色符号分隔各小段就是填充对齐效果，在一定程度上起到美化表格的作用。
设置步骤为：
选中单元格或区域，单击鼠标右键→设置单元格格式→对齐→在水平对齐下拉列表中选择【填充】


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2010-1-17 20:03 上传

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2010-1-18 08:15 上传

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[ 本帖最后由 xiangzi728 于 2010-1-18 08:15 编辑 ]

xiangzi728

5、填充空白单元格
下表是某班级成绩表，这种姓名栏空缺的输入方式非常多见，用函数求某学生单学科成绩时出错(下面绿色区域)，
用数据透视表分析成绩时，出现统计结果并非预期结果。

解决这个问题的方法是把空白单元格填充相应的姓名。通常的方法是选中一个姓名下拖，再重复下一个姓名，如果班级人数相当多的情况下，这种方法无疑是非常低效的。
下面来看一种比较快速的方法：
选中区域，按【F5】或【Ctrl+G】组合键调出定位对话框→单击【定位条件】→勾选【空值】→单击【确定】；
依次输入【＝】(等号)【↑】(方向键)，然后同时按【Ctrl+Enter】，完成填充。

根据需要可以把该区域复制后选择性粘贴为数值。
完成填充后的效果见下表，用函数求某学生单学科成绩或数据透视表分析成绩，都能得出正确的结果。


6、选择对象
在Excel中对象包括图片、自选图形、艺术字、SmartArt图形、图表、文本框、控件等。
选择多个对象的方法是：按住【Ctrl】或【Shift】键，用鼠标单击对象，该对象即被选中。
如果在工作表中有众多的对象（见下图），全部选中它们的方法是：

按【F5】或【Ctrl+G】组合键调出定位对话框→单击【定位条件】→勾选【对象】→单击【确定】。
按以上步骤即选中当前工作表中的所有对象，选中状态下按【Ctrl】单击某对象可取消选择该对象。

有些对象无法选中，比如ActiveX控件。下面的复选框、微调按钮、标签，单击都不能选中。

要想选中它们做相关的操作，必须切换到设计模式下。切换到设计模式的步骤如下：
Excel 2003：在工具栏单击鼠标右键→【控件工具箱】，单击控件工具箱上【设计模式】按钮。

Excel 2007：需在【Excel选项】→【常用】选项卡中勾选【在功能区显示""开发工具""选项卡】，单击【开发工具】选项卡下的【设计模式】按钮即切换到设计模式。在设计模式下便能选中ActiveX控件。



7、复制可见单元格
下表隐藏了李四的成绩，即【76:78】行，复制该区域后粘贴，隐藏的单元格也一起复制到目标区域。

只复制可见单元格的操作步骤为：
选中区域，按【F5】或【Ctrl+G】组合键调出定位对话框→单击【定位条件】→勾选【可见单元格】→单击【确定】，然后复制→粘贴，这样就不会复制隐藏的单元格区域。

选中区域后按快捷键【Alt+；】能够快速选中可见单元格区域。

8、复制跳过空单元格
下面两表是2个班级的成绩表，学科与得分表述有所不同。


要统一学科与得分的表述，操作步骤如下：
先建立一个规范名称的表格，不修改区域留空(见下表)→选中该表，复制

选中【C86】单元格，选择性粘贴，勾选【跳过空单元格】


再选中下一个表格，按【F4】键重复执行粘贴操作。


完成后的效果见下图：


[ 本帖最后由 xiangzi728 于 2010-1-17 21:09 编辑 ]

xiangzi728

9、不打印错误
在Excel函数计算时，出现错误值的情况时有发生，可以套用其他函数避免出现错误值。

但是面对已经做好的表格急需打印，又不想打印错误值，具体操作如下：
Excel 2003：依次单击【文件】→【页面设置】→【工作表】→【错误单元格打印为】后的下拉列表选择错误值显示的方式；
Excel 2007：依次单击【页面布局】选项卡→【页面设置】功能区右下角的扩展按钮→【工作表】→【错误单元格打印为】后的下拉列表选择显示的方式，如选择【<空白>】，则错误值打印后显示为空白。


打印后的效果如下：


10、每页打印标题行
有些工作表有几百行甚至更多行的数据，希望打印每页顶端的标题行，在页面设置里很轻松就能做到。
打开【页面设置】→【工作表】→鼠标定位到【顶端标题行】后的引用位置文本框→选择工作表上的行号→【确定】


这样设置后，在每页的顶部实现顶端标题行的打印。
同样设置【左端标题列】，能实现在每页打印工作表左边列的标题。

11、单色打印
在工作表上为了能直观地显示数据，可以改变单元格区域的字体颜色或填充色。

但是打印时又不希望出现这些颜色，在页面设置里也为我们提供了这种方便，具体操作如下：
打开【页面设置】→【工作表】→勾选【单色打印】前的复选框→【确定】



设置【单色打印】后的打印效果如下图：

注意：设置字体颜色与填充色一致的方式隐藏数据的单元格（如附件中的【B51:B52,B54:B55】），看似没有数据，设置单色打印后同样会显示。

[ 本帖最后由 xiangzi728 于 2010-1-17 20:50 编辑 ]

xiangzi728

12、Excel中的双击功能
在Excel中双击鼠标有很多功能，以下列举几个非常实用的双击功能：

a、双击格式刷，可重复使用格式刷，按Esc或单击格式刷退出；
b、鼠标移动到活动单元格右下角呈黑十字状双击填充柄，将该单元格中的内容向下快速填充；
c、鼠标移动到选定单元格边框呈放射状箭头时双击，快速定位到当前区域的相应起始位置；
d、全选工作表，鼠标移动到行号或列标之间双击，快速设置行或列为最合适的行高或列宽；
e、鼠标移至水平滚动条右端成双向拖拉箭头状时双击，以活动单元格左边框为界域垂直拆分工作表；
f、鼠标移至垂直滚动条顶端成双向拖拉箭头状时双击，以活动单元格上边框为界域水平拆分工作表；
g、双击被拆分的工作表上的拆分条，撤消拆分效果；
h、Excel 2007双击选项卡标题，功能区在隐藏、显示之间切换。

13、发掘鼠标右键的功能

a、鼠标移动到活动单元格右下角呈黑十字状拖动填充柄，出现填充的选项菜单；
b、鼠标移动到活动单元格边框呈放射状箭头时右键拖动至目标区域，出现复制或移动的选项菜单；
c、按住鼠标右键拖动对象，出现复制或移动的选项菜单；
d、在状态栏单击鼠标右键，可以选择在状态栏显示的项目；
e、鼠标右键单击滚动条，根据出现的选项可快速导航至目标区域；
f、Excel 2007右键单击功能区上的命令将该命令添加到快速访问工具栏。

14、省力的重复操作——F4键
Excel公式编辑中按F4键切换引用位置的相对引用与绝对引用，在工作表中按F4键可重复执行上一步操作。
a、重复设置格式，所有【设置单元格格式】操作都可以按F4键重复设置；
b、删除或插入单元格区域，删除或插入整行或整列，按F4键重复上一步操作；
c、隐藏（或取消隐藏）行或列、调整行高或列宽，按F4键重复上一步操作；
d、复制→粘贴后，选中目标区域按F4键重复粘贴操作；
e、执行插入或删除分页符后，选定下一目标区域按F4键重复上一步操作；
f、对象的格式设置完成后，选定下一个对象按F4键，重复设置相同的格式；
g、插入自选图形后按F4键，在原自选图形上重复插入同一自选图形。


15、Excel 2007继续使用Excel 2003快捷键
Excel 2007在工具栏安排有了非常大的改变，很多Excel 2003的老用户经常找不到工具。
Excel 2007时仍可继续使用Excel 2003的快捷键。
Excel 2003中按住Alt键依次按菜单名称后的字母便是该工具的键盘快捷键，
例如【突出显示修订】的快捷键为：Alt+T+T+H。（见下图）



几乎所有的功能菜单都可以用键盘快捷键执行，要记住这么多快捷键非常困难，但是记住几个在Excel 2007中比较难找的功能快捷键将为你节省不少时间，比如：

记录单：Alt+D+O
数据透视表：Alt+D+P　　（【多重合并计算数据区域】在2007中未找到，特此推荐）
加载宏：Alt+T+I

[ 本帖最后由 xiangzi728 于 2010-3-4 16:07 编辑 ]

huangyun

非常好！谢谢楼主分享！

杏花雨V翟

作为数据管理，合并单元格确实不是个好办法，用跨列距中不错！
谢谢楼主用心，看你占了两个位，到时候需要这个位时通知我，留给你

slywtj123

楼主是个有心人、好心人，谢谢！

zhc19620430

哈哈，不错不错呀，很有爱心，也很适合基础初学者的应用。

bibisin

这方面的资料很少看到,谢谢LZ分享

maradona2406

谢谢分享！