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要实现会计业务的电算化,凭证处理是必须的。会计从手工记帐到电算化,凭证的处理成为核心,是一切业务的基础。只要凭证处理是合法、正确的,就能得到正确的会计帐簿和会计报表,反之,一切将变成不可能。
在手工记帐的处理中,为了保证会计资料的正确性,国家有严格的制度和准则来规范做帐行为,如改正错帐就有“划线更正、红字冲转、补充登记”等办法,对记帐的书写有严格的规范,因此,“记帐凭证”和“会计帐簿”中都有为了规范数字书写的竖线,而且用粗线来表明元以下数字和千分位的分隔,表头还用“万千百拾元角分”等来表明数字的正确位置。在电算化中,数字已经不可能用手工来书写,错帐不可能用划线来更正,因此,在记帐凭证中,一切用手工来更正的数据都是非法的。当通过打印机打印出来的记帐凭证,通过各有关人员签章后,就具备了合法的效力。鉴于此,在凭证和帐簿中设置数字分隔竖线就显得可笑。所以,在我设计的凭证和帐簿,根本不用数字分隔竖线,另外,因为面向小企业,小企业一般只有一个会计,一个人对帐务负全责,所以没有设置审核功能。
小企业在使用正规的财务软件时,就象一家只有三口人,住着一栋多层的大楼,很多房间是空着的,卫生间却显得很拥挤,有时还不能洗热水澡。当你向软件商诉说这些苦衷时,他会告诉你:“请购买另一栋楼吧,里面的设施要高档得多!”当你购买另一栋楼后,发现它比原来那一栋大得多,价格当然也贵得多,设施好了很多,但下水道却开始漏水......
每个小企业都有自己特殊的地方,各有各的着重点,但有一个共同的地方,就是其业务内容单一,业务量不大 ,购一个财务软件吧,老板觉得不划算,手工做帐吧,会计觉得又很烦,所以,会计人员要减轻自己的工作量,只有学习打造自己的财务软件。
凭证处理的关键就是会计科目的设置。会计科目的设置,在财务软件中是用数据库方式来处理的,所以其扩展性相当好,用Excel来定义的会计科目,就象一个人到裁缝那里按自己的身材定制一套衣服,也许这套衣服别人可以穿,但不一定适合于众人,这也是我在“完全免费的小企业帐务处理系统”中发布的VBA程序的致命弱点,因为这个弱点,我才想把“完全免费的小企业帐务处理系统”中凭证处理系统的设计过程一步步地剖析开来,让对此感兴趣的会计人员把它消化,再加以修改变成自己有用的东西。
我只是一个Excel爱好者,对电子表格,我所懂的不到其万分之一,因此,也时常在ExcelHome发布求助信息。学习是为了实用,发贴是为了分享,让别人分享自己的学习心得,也是一种快乐,“帮助别人,让别人帮助自己”是我的一种信念。
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