巧用word文档中的邮件合并功能

郭靖的兄弟

巧用word文档中的邮件合并功能统一打印固定格式的
毕业证、准考证的方法
每年六月份是学校教务处最忙的时候，其中如何能按时把毕业证书发到学生手中，是一项重要的工作。依照省教育主管部门的要求，毕业证书的纸张是统一印制的。怎样打印证书却有些困难，工作量大，困难重重。笔者应教导处要求带着问题，经过反复尝试和实践找到了一种既不用编程，且简捷、易用的方法。利用Word中的邮件合并功能通过几个步骤就可以非常轻松地批量打印毕业证，打印出来美观，能连续自动打印，而无需人工过多的干预操作。
第一步：建立毕业证模板
1、首先用扫描仪扫描毕业证，保存成jpg格式图片备用。见下图1






   



（图1）
2、打开Word设计页面大小。页面大小根据毕业证规格设置，笔者使用的是26.4×12.8cm。将保存的毕业证图片“插入”到word文档中，打开“图片”工具中的“文字环绕”将图片设置为“衬与文字下方”，将图片调整成与页面大小相同，保存为“毕业证模版.doc”。见下图2















（图2）
第二步：用Excel建立毕业证数据库
教务处一般都用Excel来处理学生的基本信息，基本信息都已存在。只需稍加调整整理，保留毕业证需要填入的相关信息，并保存为“毕业证数据库.xls”格式如图3所示。若没有这类的Excel信息表，可自己参照图3格式设置制作。











（图3）
第三步：用word文档中的邮件合并功能关联毕业证数据库与毕业证模板
1、打开“毕业证模板.doc”，依次选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，见下图4并选择“毕业证数据库.xls”，打开后选择相应的工作簿，默认为sheetl，并按确定（笔者已经将工作簿表卡更名为“2009届毕业证验印名册” ）。












（图4）
2、在打开的“毕业证模板.doc”中依次选择菜单栏上的“插入”→“文本框”→“横排”，见图5。将光标定位到需要插入内容的地方，画出文本框后，右键点击文本框边框，重新设置文本框格式，将“填充”和“线条”中的“颜色”均改为“无颜色填充”，见图6。使文本框成透明的，方便下一步插入相关数据。








（图5）







   
   
（图6）
3、将光标定位到透明的文本框中，在新出现的工具栏中选择“插入域”，见下图7。打开“插入合并域”菜单，选择“数据库域”中的对应的“域”，点击“插入”。关闭该选项卡，调整文本框字号大小等项目，使字体大小与证件相应字号匹配和对齐。














（图7）
4、然后，再使用上面第2步骤同样的方法在相应的地方插入文本框，亦可在新出现的工具栏中选择“插入合并域”，见下图8。打开“插入合并域”菜单，选中的对应的“域”点击，调整文本框字号大小等项目，使字体大小与证件相应字号匹配和对齐。同样的方法完成姓名、性别、年龄等项的插入并调整字号大小。最终完成效果如图9











（图8）














（图9）
第四步：预览及打印的设置
1、在新出现的工具栏中选择“查看合并数据”，然后用前后箭头就可以浏览合并数据后的效果，见下图10。调整文本框，方便精确定位，保证打印效果的美观。












（图10）
2、选中“毕业证模板.doc”中插入的图片将其删除（删除图片至关重要，以免打印时将图片一并打印），选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有奖状的Word文档，这时就可以批量打印了。若选择“合并到打印机”可以根据需要，进行选择打印，批量或逐一打印各类证件，见图11。







   
                                    （图11）
3、利用邮件合并功能可以非常方便地将Excel数据与Word文档关联起来，如果数据有变动，只需要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能，还可以非常方便地制作和打印成绩单、请柬、明信片、信封等。
以上是笔者参考其他网友经验，经过反复实践过程的一个记录，其中难免有错漏之处，欢迎联系共同探讨。

                                                                                   二〇〇九年五月十日

monvzhilei

写的很好。就是图片都无法显示。

小猪妈

强烈要求看图片

whuljh

我也要看图片么啊
谢谢了

whuljh

我已经学会了
谢谢了
感谢了

z000000z

图片！图片！

apple_32299

没有图片，看不清楚：（

郭靖的兄弟

各位朋友：
    你们好！
    感谢你们的厚爱。我对上传不是很熟悉，因此暂时没有办法上传图片。若你确实需要请留下你的qq邮箱，我会抽出时间传给你。再次感谢各位的支持！
    此致
                                                
                                                    你的朋友：郭靖的兄弟

郭靖的兄弟

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