网络报销

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财务新理念：网络报销
——中兴通讯网络报销系统实施案例


中兴通讯（深交所上市，代码00063）成立于1985年，是中国最大的通信设备制造业上市公司。公司有13000多名员工，分布于总部、三个营销事业部和6个研究所。
在中兴通讯这样的大型企业中，各项费用发生的金额、数量都很大，且费用审批流程比较复杂。长期以来公司一直采用传统的以纸化报销单为介质的费用报销模式，其间暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大等问题日趋严重。业务领导每天需要拿出许多宝贵时间用于费用签批；员工经常因为报销找不到签字领导而抱怨；财务部门也要在前台设置大量的工作人员处理报销业务，进行审核——记帐——付款——对帐这样烦琐的重复工作，不仅出错率较高，而且资金支付滞后，财务信息滞后于业务的发生。
面对市场的激烈竞争，中兴通讯公司决定建设统一的网络报销系统，并最终决定选用安财网络报销系统来实现这一变革。

1．安财网络报销系统简介

安财网络报销系统是由南京安财软件有限公司开发，具有独立知识产权的财务应用系统软件。该系统完美实现了公司费用开支的远程报销、远程核算和远程查询，它的使用可以有效节约组织成本开支、加快资金支付速度、提升对外形象，更重要的是它实现了财务与业务的协同，从而可以为高层决策提供及时、准确、完备的财务信息。
安财网络报销系统采用三层体系结构，支持各种主流平台和大型数据库系统，可以完全基于浏览器实现移动办公和远程实时操作。该系统具有完全的开放性和可扩充性，具备完善的外部数据接口，可以与国内任何财务软件规范对接（用友、金蝶、新中大等），能与任何网上企业银行规范对接，并可与ERP（ORACLE、SAP）规范对接。系统中主要有个人中心、管理中心、财务审批系统、帐务管理系统、银行管理系统、基础数据和系统管理七个功能模块等。

2．中兴——安财网络报销解决方案

安财网络报销系统通过中兴通讯原有DDN和VPN构架覆盖区的高速传输网络平台，在全球网络系统内实时地进行数据传送和查询，为包括海外公司（项目部）如美国、巴基斯坦、北非等分公司（项目部）在内的13000名员工提供着方便、快捷的服务。
在安财网络报销系统的支持下，中兴通讯员工输入个人ID及密码后进入网络报销系统，点击系统界面上的“单据下载”图标，下载自己需要的报销模板，此时员工可以在线直接填写报销单，也可将需要的模板下载为本机文件，离线填写好后，直接上传，系统会按照后台配置的职能、权限把单据依次传递到业务审批领导、会签领导和财务审核人员那里；员工提交过电子报销单后，若想知道这张报销单的审批状态，在系统的“个人查询”功能中可以形象直观地看到了领导签批的进展，如果整个过程已完成，那么很快款项就会被注入该员工的银行卡里，员工可以直接在系统中查询该笔资金是否到位，而不需要找ATM机查询。
公司各层次领导登录网络报销系统后，可以看到待审批的单据及各初审领导的审批意见，并可根据系统提供的该员工所在部门、所在项目的即时预算开支业务报表和自己的职能权限进行审批。
对于公司财务人员来说，原先每月末铺天盖地般的核对工作将不复存在，财务人员将员工投递来的原始凭证的合法性及与领导审批内容的一致性加以确认后，可以通过系统中的银行管理模块将付款信息直接导入网上银行进行付款，每个月也不必再填写大量的支票、电汇单，不必再专设现金出纳，原先的费用转帐、现金支付等业务都可以通过“网络报销系统”中的银行管理系统借助网上企业银行，月末还可以自动核对银行对帐单。公司记帐会计则可以通过系统中的帐务管理模块，完成记帐凭证的编制，这一过程中只需对系统自动生成的记帐凭证进行确认或稍做修改即可。值得提出的是为了避免财务人员在多个系统之间切换的麻烦，系统除支持报销业务生成的记帐凭证之外，企业所有的记帐凭证都可以在网络报销系统中录入完成，一次全部导入金蝶、用友、新中大、金算盘等会计信息系统。

3．中兴——安财网络报销实施效果

在使用安财网络报销系统之前，中兴通讯以纸化报销单为介质的传统费用报销模式存在资金管理分散、财务信息滞后、资金支付滞后、对帐困难、员工报销时间漫长、单据签批占用领导大量时间、财务部门工作繁重等问题。安财网络报销系统的实施为中兴通讯的理财带来一次革命。
1、实现了集团财务的集中管理与监控，提高了资金使用效率
系统通过中兴公司总部、各地分支机构组成的广域网，实现了对各分支机构经济活动的实时监控，可以随时、随地进行公司及其分支机构的财务处理，并实时地进行财务信息的动态传递。
2、实现了远程处理、动态核算
系统顺利实现了远程报帐、远程核算、远程查询，财务信息的传递和处理突破了时空的限制，使领导可以及时、准确地了解公司的财务状况，为其决策提供支持。
3、实现了业务数据的源头采集
系统在实现网络报销的同时，起到了数据采集器的作用，使财务管理从财务部门延伸到了业务前端，许多宝贵原始数据在员工提交报销申请的时候，系统自动采集，为管理的深化和细化提供了数据基础。有一点需要强调，安财——中兴网络报销系统的“报销”是一个比较大的概念，除了日常费用报销之外，所有需要走审批流程的支出在这里均定义为“报销”。
4、会计工作真正实现了从核算会计向管理会计的转变
网络报销系统可以自动实现原始凭证向记帐凭证的转换，自动进行银行支付和对帐，从而把财务人员从低效、烦琐的重复劳动中解放出来，减低了单据处理过程的出错率，也大大消除了财务管理和会计核算中财务人员不增值的作业时间。
5、加快支付速度，节约成本开支
系统支持员工任何时间、任何地点，在线或离线提交报销申请，领导任何时间、任何地点进行签批。从而节约了领导和员工大量的有效工作时间，提高了工作效率。以10000名员工，每人每月报销两笔计算，目前通过安财网络报销系统处理的单据量平均每月20000笔左右。过去，员工填完单据，要找签批人签批，然后再到财务前台，等待单据审核并结算。按每人每次报销的平均等待时间30分钟计算，每月可节省10000小时左右。这样可以使员工把更多的精力投入到本职工作中，这无异于降低了企业的运营成本。
6、实现了与中兴通讯ERP的对接
安财网络报销系统顺利地实现了与中兴实施的ERP（企业资源计划系统）对接，为中兴全面成功实施AP、AR、GL模块奠定了基础。另外，该系统与ORACLE帐务的规范对接还解决了西方ERP帐务的形式和界面与中国财务人员工作习惯相矛盾的问题，系统中的帐务管理模块除了支持费用报销形成的记帐凭证生成外，集团所有记帐凭证都可以通过这一友好的、国内财务人员易于接受的功能界面录入，然后由系统自动转换为ORACLE帐务数据格式。
最后最值得一提的是，网络报销系统中运行保存的财务数据属机密信息，安财网络报销系统提供了以下安全措施：（1）填写的报销单经过变码加押，从而生成了一串具有特殊格式的数字，因此在网络上传输的是数据而不是程序，这一串数字具有不可抵赖性，而且防止重复发送；（2）经过密码加押的数据在网上传输之前经过两层加密，一层采用了标准SSL加密协议，另一层采用了安财公司自主开发的加密协议，有效地保证了数据传输安全；（3）领导审批签名经过CA认证；（4）将核算中心内部的财务管理制度“硬化”到了电脑系统中，通过设置业务管理和权限管理防范风险。安财网络报销系统的安全措施使每一位用户在使用时高枕无忧。

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徒然客

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xd3210

真是开阔思路，但有一个外行的问题：远程报销，他的发票是怎样传递的，能不能具体讲解下流程？

acsoft

有四种方式对原始单据进行传递：
1、如果公司比较统一办公环境，可以维持原来的单据传递方式，即取得网上报销的系统编号后直接交财务即可，领导批准后财务会自动得到通知。
2、如果公司办公环境统一，但相对分散，可以采用票据收集箱的方式，即员工完成网络填写后投入就近的票据收集箱，财务人员每天收集。
3、如果公司分布全国各地，如果当地有财务人员，可以使用前面两种方式，当地审核后，总部或者当地统一记帐和付款，但总部可以实时查询，领导可以实时审批。
4、如果公司分布全国各地，但人数较少，可以不设置财务人员，网上提交取得编号后，用特快方式直接邮递总部（也可每周汇总一次），领导审批后，总部统一记帐并支付

xd3210

谢谢你acsoft。通过你的讲解，我明白了不少，但我还是有些不太明白，那就是：领导的实时审批的目的和依据是什么？目的是为了解决发生的合理性的话，尚还可以；若是为了解决合法性的话的它依据是否为发票？若发票没回来又是怎样达到“实时”这种效果？

acsoft

回答如下：
1、领导的责任是审批改笔费用支出的合理性，对事件是否需要支出和支出是否在规定预算内发表意见，并直接触发此笔费用是否可以支付。领导没有时间，也不可能人人都有专业能力辨别发票真伪。
2、对财务来说，主要责任是审核费用总额是否符合预算（如果不足，应追加预算）；同时应对网络单据和实物单据进行比较，查看是否相同；对发票的合法性（比如是否是假发票等）进行认证。完成这些工作，系统会自动进行帐务处理，完成后续资金支付和记帐凭证的工作。财务由业务处理转变为监控，同时管理职能大大加强。
4、跨国公司比如微软、思科，国内的联想都使用了网络报销，这证明网络报销可以给公司带来极大便利，给财务带来从电算化以来的再次革命。
5、对于网络填写的单据来说，由单位自由定义，可以对单据包括的详细内容进行规定，比如：对于的士费用，可以只要求填写总额；也可以要求填写时间、起始地点、每次金额等。可以和企业管理精细程度密切相关，对领导审核提供有效证据。

xd3210

acsoft:谢谢你不厌其烦的解释，现在我对网络报销的概念更加清晰了。报销，报销，按常理就是发生以后再来报账，但这个网络报销系统是不是同时也具有办理借款的功能？对于透支（特别是恶意透支）是不是具有一些防范的技术手段？
谢谢你的回复！

[此贴子已经被作者于2003-12-28 18:14:49编辑过]

luyulei

当然具有借款的功能。在财务上根本不存在透支的概念，你所说的透支应该是借款吧！？

acsoft

1、网络报销的含义是广义的报销，也就是借款、材料费用支出、固定资产采购支出，日常费用支出，差旅费用支出都可以称为报销。网络报销系统处理四个主要事务（1）网络审批，含领导审批和预算对比（2）自动由网络数据生成记帐凭证（3）和银行对接进行支付或者打印银行票据（4）进行资金数据记录，生成资金查询数据并与预算进行对比
2、对于安全防范一是采用安全技术二是利用员工与银行帐号的实名一一对应关系，比如员工借款，首先必须通过领导审批，同时员工的帐号是系统事先内置在系统后台数据库中，如果员工提交单据，钱就会也只能会打入该员工的帐号。这就杜绝了仿冒借款的情况。同时系统可以设置员工个人的借款限额，同时可以设置一定时间提醒财务和本人借款的功能

cpali3023

我不知道这种网络报销票据的合法性如何介定，要知道如果进行远程报销，那么财务人员就无法对单据的合法性进行验证(抽查的方法具用片面性)，则必然面临税务机关对这种网络报销费用单据的合法性的认可，如果那么容易的话，则企业很容易通过此单据进得费用的报销而抵减应纳税所得，此种方法很容易造成税务稽查的失控。除非此系统对应的发票报销时必需输入发票号，在与税务机关的发票验证系统相连进行快速批量验证，但此种做法在企业可能是不适用的。

[此贴子已经被作者于2003-12-28 22:18:45编辑过]