[分享]Word秘笈(1):调整用户界面

fanjy

Word秘笈(1):调整用户界面

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管理工具栏和菜单
将Word用户界面进行简单的调整能节省编辑文档的时间。可以通过使用菜单“工具——自定义(C)…”命令，调出“自定义”对话框(如图1所示)来调整工具栏和菜单。当该对话框处于活动状态时，可以任意调整菜单栏和工具栏，即对它们进行移动、修改、重命名、或者删除，而不会执行命令。
  图1
在“自定义”对话框中，有三个选项卡，即“工具栏”、“命令”和“选项”。 (注：还可以通过菜单“视图——工具栏——自定义(C)…”调出“自定义”对话框)
在“自定义”对话框的“选项”卡中(如下图2所示)，有一些选项可以调整菜单和工具栏的设置。下面列举几个示例。
(1) 在安装了Word之后，打开Word界面后，在菜单中只是显示部分命令，必须让鼠标在该菜单栏中停留一段时间或者是点击下方的扩展箭头才能显示该菜单上的所有命令，这极不方便，当然，这个问题可以通过选中“选项”卡中的“始终显示整个菜单(N)”复选框来解决。当选中该复选框后，菜单中的命令就完整的显示出来了。
(2) 取消“列出字体名称时显示该字体的实际外观”前的复选框，则在字体名称中将不会显示字体本身的样式，这可加快显示速度，特别是当所使用的计算机速度很慢时。
(3) 选中“在屏幕提示中显示快捷键”复选框，则当鼠标在工具栏中停留时，不仅会显示该按钮的功能，还会列出该按钮的快捷键(如果有的话)。
  图2
使用“自定义”对话框中的“工具栏”选项卡，可以管理工具栏，包括重新设置工具栏、创建新工具栏、删除自定义的工具栏等。
在“自定义”对话框的三个选项卡中，都有一个“键盘”按钮，可用来添加、移除或者修改键盘分配方案。(注：通过选择菜单“文件——打印”命令，在弹出的“打印”对话框中的“打印内容”下拉列表中选择“按键分配方案”，可以打印目前模板中活动键盘分配方案列表)

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下面介绍几个简单的秘技。
1、替换某工具栏按钮
在标准工具栏中有一个“分栏”按钮，位于“插入表格”按钮和“插入Excel工作表”按钮之后，有点不符合逻辑，这两个按钮之后更为合理的应该是“排序”命令按钮(该命令通常包括在“表格”菜单中)。下面我们用“排序”命令按钮替换“分栏”按钮。
提示：“排序”命令也可对不在表格中的文本进行排序。
首先，选择菜单“工具——自定义(C)…”，打开“自定义”对话框后，在“标准”工具栏中拖动“分栏”按钮至该工具栏之外，这个操作移除了“分栏”按钮。
然后，在“自定义”对话框中单击“命令”选项卡，在左下角的“保存于”下拉框中选择“Normal”，这将作用于所有文档。在左侧的“类别”列表框中，选择“所有命令”，在右侧的“命令”列表框中，选择“TableSort”命令(如图3所示)，并拖动该命令至“标准工具栏”中“插入Excel工作表”按钮的右侧。
提示：要将所作的变化应用于Normal模板，则必须重新开启Word。
  图3
在默认情况下，拖放到工具栏中的命令将在按钮中直接显示其名字而不是图标。保持“自定义”对话框处于打开状态，在该命令中单击右键，显示如图4所示的快捷菜单，在菜单中选择“默认样式”，这样，在关闭“自定义”对话框后，一个新按钮将出现在“标准”工具栏中。
  图4
这里所作的演示，同样可以用于其它工具栏及其按钮的增减操作。

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2、修改或调整菜单项
一些用户经常需要插入脚注和尾注，但从Word 2002以后的版本中，将该命令移到了“插入”菜单中的“引用”子菜单中，如图5所示。每次要插入脚注和尾注时，都需要打开二级菜单，不是很方便。
  图5
下面介绍如何将该菜单命令移到“插入”菜单的顶部，以方便使用。
首先，选择菜单“工具”——“自定义(C)…”命令，打开“自定义”对话框，单击“命令”选项卡，确保将所作的变化保存于“Normal”模板中。
然后，在Word中选择菜单“插入”(保持“自定义”对话框处于打开状态)，将光标移至“引用”并打开子菜单，拖动“脚注和尾注”菜单命令至“插入”菜单的顶部，如图6所示。
  图6

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3、选取一些重要的视图选项
为了确切地控制或理解Word的一些特征和格式，我们需要设置一些重要的选项。一篇Word文档不仅仅只是提供文字，还包含有图片或表格等。此外，许多特别的非打印字符，它们控制和显示Word文档的格式设置。选择菜单“工具——选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“视图”选项卡，将“段落标记”、“制表符”、“书签”前面的复选框选中，并且在“域底纹”下拉框中选择“始终显示”，这样，我们能够在所编辑的文档中看到一些特殊字符，这些字符并不能打印出来，但它们有助于我们对文档进行编辑和格式设置。
例如，我们在一段文字后面按“Shift+Enter”组合键，将在该段文字后面插入一个软回车符(即一个向下的箭头)，那么该段文字和它后面的文字表面上看是分成了两段，但Word还是将它们认为是在一个段落中，对这两段文字中的任何一个进行格式设置都将作用于另一段文字。

By fanjy in 2006-10-31

注：本文翻译整理自《Word Hack》一书，按书中内容进行了归纳整理，但部分内容并未按原文进行翻译。

[此贴子已经被作者于2006-10-31 19:08:08编辑过]

c81

谢谢楼主

好象上面的秘笈在word版论坛中是经常用的操作哟，很多同学都知道吧。

liujy

谢谢fanjy的分享！虽有很多同学知道，但不知道的同学更多一些。