邮件合并知识汇总

wangqh8203

邮件合并知识汇总

       邮件合并是OFFICE软件中一个比较经典的应用，笔者在高校从事教务工作，日常打印证书、发送考试通知、制作成绩表并发送给学生都需要使用到邮件合并功能，所以这次把邮件合并做了一次系统梳理。

一、     文字类邮件合并
        文字类邮件合并是最基础的操作，上手也很容易，只需在WORD建立模板文档，然后在菜单栏-[邮件]-[选择收件人]-[使用现有列表]，然后在打开框中找到对应的EXCEL表即可，在插入合并域中将字段插入到正文对应的位置即可。

选择收件人

在称谓时需要根据性别显示对应的男士/女士，可以用域的if语句：

if条件

域if

二、     图片类邮件合并

      制作含图片的邮件合并时，插入图片方法：WORD菜单栏-[插入]-[文本]-[文档部件]-[域]-[IncludePicture]，在【文件名或URL】输入名称，然后Alt+F9切换在域代码中的“名称”替换为【插入合并域】中【地址】域（地址需要用双斜杠），再次切换显示结果。如果最后图片没有显示，全选，F9刷新域。

三、     表格类邮件合并
       经常要给学生发送成绩单或者给老师发送出题通知，每个学生对应的课程成绩或者老师的出题科目都不一样，要分类归纳整理成表格后才能发送。这里邮件合并中生成表格可以分两种方法，一种只用域代码制作，这种又可以分2种方法。另一种方法是先用邮件合并生成后再用VBA转换成表格。
        首先在做之前先对需要分类的字段排序，添加一个辅助列，如果后续有同类数据记为1，反之记为0。再添加一列辅助列（计数列），计算出分类字段分组后的记录数量。
1.   只用域代码制作（A、B两种方法）

A.  表格行数设置为分组统计的最大值，生成的表格只有最大的分组数量能填满行数，其他分组都有空行，不太美观。

B.  先编辑收件人列表筛选计数列从最小值开始筛选，然后逐次添加表格的行数，在添加域[下一记录]和记录字段。这样做步骤稍微多一些，但思路很简单，容易上手，表格做出来也美观。

2.   域代码结合VBA制作：先用邮件合并生成，其中表格内容用空格做为分隔符，然后再用VBA文本转换成表格命令生成表格。

四、     其他:邮件合并后拆分文档（下面的是用WORD功能实现，用VBA代码实现参见附件里宏代码）
        在学生毕业后需要把邮件合并后的每一条记录单独拆分成WORD存档保存，可以先用WORD邮件合并后再用文档拆分功能进行拆分。首先把模板需要拆分的标题设置为大纲一级（这个就是以后的保存的文件名），之后用邮件合并，接着进入大纲视图，全选文档，点击主控文档里显示文档，选择创建，保存即可。在同一文件夹就有根据标题生成的同名文件。

邮件合并.zip (623.5 KB, 下载次数: 89)

2021-7-1 13:25 上传

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wdpfox

果断收藏，谢谢分享！

xinhairen999

感谢分享，收藏了。

wangqh8203

最近同事提出新需求，需要对合并后数据筛选后打印指定的数据，如下图：

研究了下WdMailMergeActiveRecord常量，主要对wdNextDataSourceRecord和wdNextRecord这两个名称刚开始不是太明白。一个是对应数据源，另一个对应结果集。后来经过测试明白了，含有DataSourceRecord字段的，数据包含的是所有数据源，在邮件合并里是否筛选都不影响，可以在
这里测试看到，指针是在移动的，但是筛选如果没有被选中的，不能用DataSource.ActiveRecord激活。
如果用wdNextRecord

那么指针就只会选择第一，第三，第五项记录。第二，第四因为没有选择就自动跳过。
在用for next循环是，提前用wdFirstRecord、wdLastRecord，确定上、下标，就可以避免遍历时进入无限循环或者报错的情况。