VBA+ACCESS进销存系统设计思路及VBA源码分享

lhm0926 · 发表于 2021-1-20 21:50

本帖最后由 lhm0926 于 2021-1-20 21:59 编辑

辅助资料是没有属性的，仅由代码名称构成，再加一个备注字段。

构造两个工作表，一个用于操作，执行查询、增加、修改、删除等操作，另一个用于存放数据。放在两个表的理由是防止用户用于误操作导致数据发生错误。

存放数据的表：

在第1行放字段名称，有ID, ClassID, 代码，名称，备注五个字段

这里要注意，由于ID和ClassID是数值型字段，所以工作表的A列和B列设置格式为数值，小数位为0.

如下图：

ClassID：为0的记录是分类，如性别，客户类型等，不为0的小类，其值为大类的ID

如第5行的ClassID是1，在ID列查找1的记录是性别，即男是性别大类下面的小类。

创建一个MaxID表，存放整个数据库的最大ID，控制ID不能重复；

如下图：

三个字段，关键字ItemAid是辅助资料表，Item是基础资料，单据是Bill

每次新增记录时，从这个表中取当前的最大记录，保存数据后再更新最大的ID。

辅助资料管理：

如图：

放置一个combobox控件，用于显示辅助资料大类。

四个按钮：刷新，保存，删除，返回主控台。系统内所有的删除动作一定要最后做，因为删除会涉及到其他表的关联问题，考虑不周全会导致错误删除。

特殊列说明：

A列：当表格数据发生变动时，记录为1，目的是保存时，只保存A列为1的行，提高速度；

B列：检查代码和名称是否重复，用countif公式来检查，大于1的就是重复了；

C列：存放记录的ID,如果ID列有内容，是修改记录，为空则是新增记录；

从第4行向下，D列向右，都是可以编辑的。

操作方法是手工录入，或者其他表格有现成资料，直接复制过来就可以了

进销存系统设计.rar (114.81 KB, 下载次数: 252)

lhm0926 · 发表于 2021-1-21 16:40

明天继续更新基础资料的做法。

东来东往 · 发表于 2021-1-22 08:47

期待楼主的作品

lhm0926 · 发表于 2021-1-22 14:26

基础资料设计

基础资料的结构不是固定不变的，会随着业务的变化而变化，为了能让系统有一定的弹性，我们先定义一个基础资料结构。目的是当需要增加新的字段时不用手工去表中填加，所有的资料表查询，新增，修改也不需要去改动。

增加一个工作表，命名为【基础资料结构】。
在工作表中增加如下内容：

【类别】：相当于内码，也可以不用，直接用B列内容内容来调用，我的习惯是用数字来代表，如类别1代表部门，类别3代表客户等，写代码的时候好写。
【名称】：资料的标题
【类型】：是文本还是日期或者数字，便于在检查数据时保证数据正确，比如如果是数字类型的字段，我们可以通过excel的数据有效性来限制录入的内容。
【长度】：可以控制显示的小数位。
【来源】：标明该字段是手工录入还是通过其他资料进行选择。
【来源类别】：如果可以通过其他来源录入，具体的类别。
【排序】：通过这个字段的改变，可以改变资料查询界面各字段的前后顺序。
【必录】：数据在保存时，必录为Y的的资料必须有内容，没有内容是不允许保存的，从而保证数据的完整性。

数据结构表建好以后，通过一段代码可以自动新建资料表，以及后续的更新字段的工作；

这里需要说明的是SQL操作excel表时是以单元格类型最多的判断其字段类型，所以需要在数据表中新增第1行ID为0的记录，以帮助其判断字段类型。在查询时都是增加ID>0的判断。

上述新建的工作表是为了保存数据而建的，用户是接触不到的，所有数据的录入，查询，删除都是在另一个界面进行操作，从而保证数据完整。

我们再新建一个工作表【基础资料】，这张表可以对所有的基础资料进行新增，保存，删除等操作。而且对界面的设计要友好，方便用户操作。
先设计表格式格式：
设计表格时可以先自动手动设计格式，满意后再后代码进行设计，这样做的目的是每次打开表时都会自动重绘，不必担心格式被破坏。
所有数据的读取，更新，删除都使用SQL语句来操作，这样不必去考虑某个字段在哪列的问题，并且存取数据快。

使用ADO操作SQL的方法：

VBA编辑器菜单【工具】à【引用】

选择ActiveX Data Objects 可能会有很多版本，选择版本高的打勾。也可以用CreateObject，
引用的好处是可以自动提示代码。
工作薄中新建模块，命名为mod_Variable。命名是为了方便自己操作，也可以不更名，使用默认的名称。增加两个过程：
打开数据库操作：
DBOpen
关闭数据库操作：
DBClose
在主控台增加6个按钮，分别对应6种基础资料；
在点击每个按钮时我们需要传递一个参数，即我们要显示的是哪个类别的基础资料

可以通过写注册表来传递

如：SaveSetting"Wolf", "Item", "ClassID", 1

在基础资料表激活时先读取这个项目就可以知道是哪个类别了。

如 GetSetting("Wolf","Item", "ClassID")

工作表激活时，通过代码来控制格式，来源是基础资料或辅助资料、日期型格式字段都可以设置数据有效性，保证数据录入的正确性。

数据保存时，要先把来源为基础资料或辅助资料的字段转换为ID,再保存。这样当该项资料被修改时，不会影响已经被引用的资料。
通过这种设计方法，以后再有新增加的基础资料，只需要很少的代码量就可以完成数据的管理。

进销存系统设计.rar (110.68 KB, 下载次数: 147)

lhm0926 · 发表于 2021-1-22 17:44

系统中设置了6个类别，如果我们有新的类别如何增加？

1.在基础资料结构中增加新的类别：

一个类别一个编号，一个说明

录入后，点更新表的按钮，这时工作薄增加了一个名为【办公用品】的新表。

2.主控台上增加按钮及代码；

菜单上【开发工具】à【设计模式】，随便选中一个按钮，Ctrl+C,Ctrl+V，在要放置按钮的单元格中输入【办公用品】

3.转代码编辑器，在Worksheet_Activate过程中复制最后一段，并粘贴到最后

只需要修改红框中的内容即可

4.插入按钮执行代码

Private Sub CommandButton11_Click()

SaveSetting "Wolf", "Item", "ClassID", 7

sItem.Select

End Sub

一切结束，看结果

进销存系统设计.rar (121.34 KB, 下载次数: 379)

lhm0926 · 发表于 2021-1-23 17:48

下周一更新单据设计

凯哥003 · 发表于 2021-1-24 08:38

lhm0926 发表于 2021-1-22 17:44
系统中设置了6个类别，如果我们有新的类别如何增加？

1.在基础资料结构中增加新的类别：

你可以用EXCEL做界面，数据存在ACCESS，也可用VB+ACCESS,也可以用SQL做数据库，更好用

lhm0926 · 发表于 2021-1-24 09:49

凯哥003 发表于 2021-1-24 08:38
你可以用EXCEL做界面，数据存在ACCESS，也可用VB+ACCESS,也可以用SQL做数据库，更好用

后面改为VBA+ACCESS,谢谢！

lhm0926 · 发表于 2021-1-24 10:04

系统的数据管理：
系统的数据管理可分为三个部分：
一、数据的管理：即新增，修改，删除等操作，这些操作是与用户进行交互的，对操作的要求较高。
      1.界面与操作要符合用户的操作习惯，提高学习与操作的效率；
      2.数据要保证准确与完整：具体相同选择的字段可以设置默认值，必须要录入的数据当没有录入时要有提示，特殊字段要有录入规范与限制。

二、数据的存储：目前系统是保存在excel表中，excel保存数据存在的问题：
      1.当别人复制excel系统时会把数据一起复制走，或者从别人那里复制修改版本时，造成本地的数据丢失，即便是重新把自己的数据复制过来，也要消耗大量的时间。
      2.excel存储容量有限，且存取速度慢。
      3.excel存储数据规范性不高，极易出问题。

三、数据加工与展现：数据录入并存储的目的是为了给用户展示加工后的数据，也就是常说的报表和数据分析，这些内容都可以做成特定的格式进行输出。

当以上三项进行分离时，一切就会变得简单，用户不会面对特殊的数据格式而束手无策。

tueryeeh · 发表于 2021-1-25 15:45

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