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[原创] Excel你真会了吗?07:使用Excel表格的六大原则与专业素养

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发表于 2012-1-12 16:49 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 龙逸凡 于 2012-9-18 18:49 编辑

【龙逸凡】Excel你真会了吗?07 使用Excel表格的六大原则与专业素养

作者:龙逸凡http://aluo.blog.esnai.com/

欢迎大家加我的微博,
http://weibo.com/aluolhm


贴前说明:
本文是根据本人使用Excel的一些体会总结而成,对表格的分类和六大原则的归纳并不成熟,所列的专业素养有可能也有很多不准确、不完善的地方,欢迎大家跟贴指正。


一、Excel表格的三大类型
在日常工作中,我们用Excel进行数据处理目的主要有二个:一、制作报表、图表,二、利用Excel强大的数据分析功能,进行数据分析,提炼出报表。如果数据量不是很大的情况下,可以直接在Excel中直接录入数据,并保存在Excel表格中,再进行分析加工。如果是海量数据,Excel无法胜任,这不是我们讨论的范畴,略过。因而,Excel数据处理的完整流程包括:数据输入、数据储存、数据加工、报表输出。如下图:

数据处理

数据处理
对一些简单的数据,就不需要专门的录入界面,也没有数据加工,直接录入到表格,进行简单的格式设置后就做为报表,直接打印输出。
我们根据所处的Excel数据处理的流程环节以及表格的性质,可以将Excel表格分为:清单型、报表型、过渡型三大类型。
与数据存储环节相对应的是清单型表格。此类表格主要用于存储基础数据,是数据仓库,其数据来源可能是直接录入,也可能是外部数据导入,如各种台账、凭证序时簿、业务明细表都是清单型表格。其使用对象是数据加工者,数据加工的所有信息都来源于清单型表格,因而,清单型表格设计是否合理,格式是否规范,将直接影响到后期数据加工;
与报表输出环节相对应的是报表型表格。数据量较大时用此类表格来进行信息输出,它反映的信息都是经过加工处理,高度浓缩后的。比如各种汇总表、财务报表等,其使用对象就是信息的最终用户;
除前二者之外的表格就是过渡型,我们也可称之为其他型。过渡型表格主要用于数据的输入或加工分析。一般情况下,都是在清单型表格中直接输入数据,专门设计有数据输入表格的情况较少,常见于用VBA设计的小型Excel类软件,比如Excel财务软件、票据管理软件等。这类软件为了数据校验和录入方便,常设计有专门的录入表格或窗体。大多数情况下,过渡型表格主要是用于数据分析和加工。如果将清单型表格比喻为材料仓库,报表型表格是产品,那么过渡型表格就是加工厂、加工车间。过渡型表格的使用对象是数据录入者和数据分析者。

二、Excel表格的设计原则
我们使用Excel表格的目的就是对基础数据进行加工分析后,整理出需要的信息,然后制作出报表,提交给信息的最终使用者。数据量较大时,各环节中,最关键、最复杂、甚至直接决定最终报表质量的就是数据处理环节,因而,进行Excel表格设计时就要一切以数据加工为中心、始终以为数据加工服务为原则。基于此,在Excel表格设计时要遵循以下原则:
1、数据管理原则
要有良好的数据管理理念,理清数据处理的四大步骤、区分三类表格。
在实际工作中,先根据数据量的大小确定需要使用几类表格,然后根据表格的用途确定表格的类型,然后再确定各类表格的整体结构、布局。清单型表格的结构取决于数据内容的类型和复杂性,以方便数据加工为原则;报表型表格以用户需求为原则,在清晰直观地反映信息的基础上,适当考虑报表使用者的习惯。
2、一致性原则
同物同名称:也就是说对象只能有一个名称,同一对象的名称在任何表格、任何人员、任何部门里、集团内的任何公司间都要保持一致,以便数据引用。
同表同格式:相同的表格其格式必须保持相同,以便统计汇总数据。
另外,同一类工作簿/工作表的名称也应保持一致的格式,以方便表格翻新时批量修改公式。如工资表名称为“20111月销售明细表”,那么其他月份的名称应分别为“20112月销售明细表”…… 201112月销售明细表”,而不应为“2月销售明细表”或“龙逸凡公司113月销售表”等等。
3、规范性原则
名称规范、格式规范:表格中的各类数据使用规范的格式,如数字就使用常规或数值型的格式,日期型数据不能输入201201062012.1.612.1.6等不规范的格式。
4、整体性原则
同一事项同一类型的工作表放在同一个工作簿,同一类工作簿放置在同一文件夹。便于统计分析数据、编辑修改公式。
5、安全性原则
数据输入时可使用数据有效性校验输入数据;要分发的表格要保护工作表,仅允许其他用户修改可以修改的单元格;如果引用了其他工作簿的数据,在不需要链接时就应断开链接,以免源表格被删除或移动后,造成本表数据丢失。另外还养成定期备份数据的习惯;
6、可扩展性原则
编辑的公式应有良好的扩展性。表格名称应规范、有规律,单元格引用时应使用正确使用相对引用、绝对引用,以便使用鼠标填充公式。

三、 各类表格的具体设计要求
Ø  清单型表格的具体设计要求:
      ü  以方便后期数据处理为基本原则;
      ü  结构合理,主要字段排在前面,以方便查找引用数据;
      ü  有列标题、列标题名不重复,列标题为非数字;
      ü  不能有合并单元格、多行标题;
      ü  同一类数据要在同一工作表,不要分表保存;
      ü  各记录间不能有空行空列,不能有小计、合计行;
      ü  同一列为同一数据类型。且要保证各列数据格式的规范性;
      ü  无冗余数据,可通过已有数据计算得出的数据则不必输入到清单型表格;
      ü  清单型表格不能从过渡型表格引用数据;
      ü  保证数据的一致性。
Ø  过渡型表格的基本设计要求:
      ü  方便数据录入;
      ü  数据录入时要有校验机制,确保数据正确;
      ü  用于分析的过渡型表格无论如何设计至少要以不影响源数据为前提;
      ü  效用最大化原则:选用最快捷、最高效的方法进行数据加工;
      ü  实用性原则:灵活使用辅助单元格,化繁为简;
      ü  不要大范围使用数据有效性、条件格式和数组公式;
           如果某工作表含有计算量大的公式,可考虑将其移出工作簿单独保存,需要时再打开,以提高整个过渡型工作簿的运行速度;
      ü  数据加工时注意要勾稽、对比,以检验数据是否完整准确;
      ü  数据加工使用的公式要有良好的可扩展性,方便修改;
      ü  逻辑清晰、布局合理、适当标注,便于后期阅读、修改。
Ø  报表型表格的基本设计要求:
      ü  结构合理、层次清晰、重点突出、排版美观,方便阅读与打印;
      ü  用公式统计清单型的数据自动生成或引用过渡型表格的数据而生成;
      ü  报表要准确表达信息使用者需要的信息;
      ü  表格排版适当考虑使用者的习惯;
      ü  如果是定期提供的报表,则使用的公式要有良好的可扩展性;
      ü  注意保护工作表,防止误操作破坏公式与数据。

四、使用Excel表格的专业素养
      ü  要有良好的数据管理理念,区分三类表格并选择正确的类型;
      ü  严格执行Excel表格的六大设计原则和具体要求;
      ü  需通过计算得出结果的单元格要尽量使用公式,而不要直接填列结果;
      ü  表格的结构及公式要有良好的可扩展性;
      ü  其他表已有的数据要通过公式引用到本表;
      ü  同一工作表只放一张表格,至少要做到两张表不要平行排列;
      ü  注重数据的安全:定期保存工作簿,重要操作后随时保存,定期进行数据备份、临时性的操作最好在复制的副本上进行;
      ü  数据量大的表格应将公式粘贴为数值,减少计算量;
      ü  不要大范围使用数据有效性、条件格式和数组公式;
      ü  不要选定整行、整列设置格式;
      ü  表格分发时要保护工作表,限定允许修改的范围;
      ü  不要通过插入空格来排版;
      ü  尽量不要使用合并单元格,清单型表格中禁止使用;
      ü  不要使用中国传统的斜线标题;
      ü  先录入数据、编辑公式然后再进行单元格格式设置等排版工作;
      ü  数据加工时要勾稽对比数据是否完整准确。

使用Excel的基本原则与专业素养

使用Excel的基本原则与专业素养

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发表于 2012-1-12 17:30 | 显示全部楼层
沙发坐了,慢慢看

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发表于 2012-1-12 21:11 | 显示全部楼层
要是人人都能做到这些,坛子里也不会有那么多奇出怪样的问题了

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发表于 2012-1-12 22:08 | 显示全部楼层

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发表于 2012-1-12 22:50 | 显示全部楼层

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