本帖最后由 龙逸凡 于 2012-9-18 18:49 编辑
【龙逸凡】Excel你真会了吗？07： 使用Excel表格的六大原则与专业素养
作者：龙逸凡http://aluo.blog.esnai.com/
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贴前说明： 本文是根据本人使用Excel的一些体会总结而成，对表格的分类和六大原则的归纳并不成熟，所列的专业素养有可能也有很多不准确、不完善的地方，欢迎大家跟贴指正。
一、Excel表格的三大类型 在日常工作中，我们用Excel进行数据处理目的主要有二个：一、制作报表、图表，二、利用Excel强大的数据分析功能，进行数据分析，提炼出报表。如果数据量不是很大的情况下，可以直接在Excel中直接录入数据，并保存在Excel表格中，再进行分析加工。如果是海量数据，Excel无法胜任，这不是我们讨论的范畴，略过。因而，Excel数据处理的完整流程包括：数据输入、数据储存、数据加工、报表输出。如下图：
数据处理
对一些简单的数据，就不需要专门的录入界面，也没有数据加工，直接录入到表格，进行简单的格式设置后就做为报表，直接打印输出。 我们根据所处的Excel数据处理的流程环节以及表格的性质，可以将Excel表格分为：清单型、报表型、过渡型三大类型。 与数据存储环节相对应的是清单型表格。此类表格主要用于存储基础数据，是数据仓库，其数据来源可能是直接录入，也可能是外部数据导入，如各种台账、凭证序时簿、业务明细表都是清单型表格。其使用对象是数据加工者，数据加工的所有信息都来源于清单型表格，因而，清单型表格设计是否合理，格式是否规范，将直接影响到后期数据加工； 与报表输出环节相对应的是报表型表格。数据量较大时用此类表格来进行信息输出，它反映的信息都是经过加工处理，高度浓缩后的。比如各种汇总表、财务报表等，其使用对象就是信息的最终用户； 除前二者之外的表格就是过渡型，我们也可称之为其他型。过渡型表格主要用于数据的输入或加工分析。一般情况下，都是在清单型表格中直接输入数据，专门设计有数据输入表格的情况较少，常见于用VBA设计的小型Excel类软件，比如Excel财务软件、票据管理软件等。这类软件为了数据校验和录入方便，常设计有专门的录入表格或窗体。大多数情况下，过渡型表格主要是用于数据分析和加工。如果将清单型表格比喻为材料仓库，报表型表格是产品，那么过渡型表格就是加工厂、加工车间。过渡型表格的使用对象是数据录入者和数据分析者。
二、Excel表格的设计原则 我们使用Excel表格的目的就是对基础数据进行加工分析后，整理出需要的信息，然后制作出报表，提交给信息的最终使用者。数据量较大时，各环节中，最关键、最复杂、甚至直接决定最终报表质量的就是数据处理环节，因而，进行Excel表格设计时就要一切以数据加工为中心、始终以为数据加工服务为原则。基于此，在Excel表格设计时要遵循以下原则： 1、数据管理原则 要有良好的数据管理理念，理清数据处理的四大步骤、区分三类表格。 在实际工作中，先根据数据量的大小确定需要使用几类表格，然后根据表格的用途确定表格的类型，然后再确定各类表格的整体结构、布局。清单型表格的结构取决于数据内容的类型和复杂性，以方便数据加工为原则；报表型表格以用户需求为原则，在清晰直观地反映信息的基础上，适当考虑报表使用者的习惯。 2、一致性原则 同物同名称：也就是说对象只能有一个名称，同一对象的名称在任何表格、任何人员、任何部门里、集团内的任何公司间都要保持一致，以便数据引用。 同表同格式：相同的表格其格式必须保持相同，以便统计汇总数据。 另外，同一类工作簿/工作表的名称也应保持一致的格式，以方便表格翻新时批量修改公式。如工资表名称为“2011年1月销售明细表”，那么其他月份的名称应分别为“2011年2月销售明细表”…… “2011年12月销售明细表”，而不应为“2月销售明细表”或“龙逸凡公司11年3月销售表”等等。 3、规范性原则 名称规范、格式规范：表格中的各类数据使用规范的格式，如数字就使用常规或数值型的格式，日期型数据不能输入20120106、2012.1.6、12.1.6等不规范的格式。 4、整体性原则 同一事项同一类型的工作表放在同一个工作簿，同一类工作簿放置在同一文件夹。便于统计分析数据、编辑修改公式。 5、安全性原则 数据输入时可使用数据有效性校验输入数据；要分发的表格要保护工作表，仅允许其他用户修改可以修改的单元格；如果引用了其他工作簿的数据，在不需要链接时就应断开链接，以免源表格被删除或移动后，造成本表数据丢失。另外还养成定期备份数据的习惯； 6、可扩展性原则 编辑的公式应有良好的扩展性。表格名称应规范、有规律，单元格引用时应使用正确使用相对引用、绝对引用，以便使用鼠标填充公式。
三、 各类表格的具体设计要求 Ø 清单型表格的具体设计要求： ü 以方便后期数据处理为基本原则； ü 结构合理，主要字段排在前面，以方便查找引用数据； ü 有列标题、列标题名不重复，列标题为非数字； ü 不能有合并单元格、多行标题； ü 同一类数据要在同一工作表，不要分表保存； ü 各记录间不能有空行空列，不能有小计、合计行； ü 同一列为同一数据类型。且要保证各列数据格式的规范性； ü 无冗余数据，可通过已有数据计算得出的数据则不必输入到清单型表格； ü 清单型表格不能从过渡型表格引用数据； ü 保证数据的一致性。 Ø 过渡型表格的基本设计要求： ü 方便数据录入； ü 数据录入时要有校验机制，确保数据正确； ü 用于分析的过渡型表格无论如何设计至少要以不影响源数据为前提； ü 效用最大化原则：选用最快捷、最高效的方法进行数据加工； ü 实用性原则：灵活使用辅助单元格，化繁为简； ü 不要大范围使用数据有效性、条件格式和数组公式； 如果某工作表含有计算量大的公式，可考虑将其移出工作簿单独保存，需要时再打开，以提高整个过渡型工作簿的运行速度； ü 数据加工时注意要勾稽、对比，以检验数据是否完整准确； ü 数据加工使用的公式要有良好的可扩展性，方便修改； ü 逻辑清晰、布局合理、适当标注，便于后期阅读、修改。 Ø 报表型表格的基本设计要求： ü 结构合理、层次清晰、重点突出、排版美观，方便阅读与打印； ü 用公式统计清单型的数据自动生成或引用过渡型表格的数据而生成； ü 报表要准确表达信息使用者需要的信息； ü 表格排版适当考虑使用者的习惯； ü 如果是定期提供的报表，则使用的公式要有良好的可扩展性； ü 注意保护工作表，防止误操作破坏公式与数据。
四、使用Excel表格的专业素养 ü 要有良好的数据管理理念，区分三类表格并选择正确的类型； ü 严格执行Excel表格的六大设计原则和具体要求； ü 需通过计算得出结果的单元格要尽量使用公式，而不要直接填列结果； ü 表格的结构及公式要有良好的可扩展性； ü 其他表已有的数据要通过公式引用到本表； ü 同一工作表只放一张表格，至少要做到两张表不要平行排列； ü 注重数据的安全：定期保存工作簿，重要操作后随时保存，定期进行数据备份、临时性的操作最好在复制的副本上进行； ü 数据量大的表格应将公式粘贴为数值，减少计算量； ü 不要大范围使用数据有效性、条件格式和数组公式； ü 不要选定整行、整列设置格式； ü 表格分发时要保护工作表，限定允许修改的范围； ü 不要通过插入空格来排版； ü 尽量不要使用合并单元格，清单型表格中禁止使用； ü 不要使用中国传统的斜线标题； ü 先录入数据、编辑公式然后再进行单元格格式设置等排版工作； ü 数据加工时要勾稽对比数据是否完整准确。
使用Excel的基本原则与专业素养
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发表于 2012-1-12 16:49
