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来源:《职场》 时间： 2011-10-28 14:03 作者：马新莉
都说Excel 难学，太多上班族因为玩不转Excel而浪费大量时间。其实是因为大家都把“技法”想得太高段却忽视了“心法”所致。 职场中有一群人被称为“表”哥“表”姐，他们似乎永远都有做不完的表格、统计不完的数据，每天忙忙碌碌却往往事倍功半。他们之中不乏技法大牛、函数超人、鼠标快手，却依然纠结于各类报表制作。
而事实上，表格困扰的并非只有“表”哥“表”姐，80% 用电脑工作的职场人士，或多或少，曾经或者正在与Excel 较劲。学习Excel 并不轻松，一本动辄三五百页的字典能砸死谁，眼花缭乱的组合公式把初学者拒之门外。
从郁闷的“表”哥成长为轻松驾驭表格的“哥”，其实只需要把握两个要点：
“懒人”秘技No.1 ：设计一张“天下第一表”，即一个标准、正确的源数据表。
“懒人”秘技No.2 ：一分钟“变”出N个分类汇总表。
搞定源数据，不背菜单也能玩 按照传统观念，Excel 高手似乎就是把菜单命令背得滚瓜烂熟，组合函数玩得出神入化，还能自己编点小程序的人。啃过技能书的人一定知道其中的艰辛，味同嚼蜡般的干涩枯燥常常导致大脑消化不良。但是大家有没有想过这个问题：Excel 难题真的要靠玩弄技巧才能解决吗?还是我们从一开始就做错了什么?对Excel 来说，建立源数据如同打地基，如果没有正确的源数据，搞什么数据分析都是扯淡;如果一开始就做对了源数据，不用学100 招也能把工作做得很漂亮。所以，好的源数据是一切表格工作的基础。
聚焦汇总表，不用做来只用“变” 明白了源数据表的重要性还不够，我们还必须搞清楚表格工作的目的。使用Excel 的过程中遇到的难题，与我们的工作目的有很大关系。在这个用数据说话的时代，严谨的公司买个办公用品也要做数据分析。我们忙忙碌碌操作着各种表格，又是写公式，又是筛选、排序，都是为了得到一张分类汇总表。
数据这东西，只有被分门别类地放在一起时才有意义，单个儿看，看不出啥名堂来。超市买东西不能只看小票单价吧，你一定要问：“一共多少钱?”家装公司列出的装修费用详单，就算已经具体到每一颗螺丝的价钱，你也得问：“地板总共多少钱?吊顶、墙面分别又是多少钱?”所以，分类汇总无处不在，而企业对这方面的要求更高。实际上，我们做的表格工作都在为此服务。
于是可以得出一个重要结论：我们使用Excel 的最终目的，是为了得到各式各样用于决策的分类汇总表。这些表无须手工完成，Excel 能让我们像魔术师一样把它们给“变”出来。
一个模板打天下源数据表很重要，但它的设计理念却很简单。设计Excel 源数据表不同于设计PPT 模板，不要千变万化，只要始终如一。之所以新手、老鸟都能轻松掌握它，是因为天下只有一张源数据表。它是一张中规中矩、填满数据的一维明细表，可以称为“天下第一表”。这个表有三大优势：通用、简洁、规范。(如下图)我们以前所学的各种模板，没有固定的标准，各行各业差异也很大，即使死记硬背了300 种报表样式，还是无法解决根本问题。事实上，源数据表只应该有一张，且只应是一维数据格式。无论是销售、市场数据，还是物流、财务数据，都可以用完全相同的方式存放于源数据表中，区别仅仅在于字段名称和具体内容。
很多报表，其实有的只有一两行，有的干脆就几个数字。一项工作可以牵扯出几十张Excel 表，里面的数据大量重复，却又没有一份是完整的。相反，如果坚持一项工作一张表格的原则，做好天下第一表，即便与很多数据打交道，Excel 文件也可以很少，好处却很多：可以轻松找到需要的数据;最大程度避免重复性工作;业务数据容易备份和交接;还可以将“变”表的技能发挥得淋漓尽致。
另外，有一种情况很常见：企业越大，内部报表流通越不通畅。如果用的都是不规范的表格，填写就很费劲，再一级级往上报，最后要理清数据所耗费的人力简直成倍增加，何况准确率还无法保证。如果用的是正确的源数据表，而且每个环节都能按照同样的标准操作，得到标准的数据，以上问题则不攻自破。 但是要设计这张天下第一表，不需要文凭也不需要证书，最重要的资质是工作经验!如果你只在于技能的学习，而忽略了对工作本身的积累和感悟，最终还是无法驾驭Excel。
表格毁容五宗罪
第一宗罪——标题的位置不对我们常常因为过分强调视觉效果，或者图一时方便，情不自禁就做出形态各异的错误表格，为后续工作埋下隐患。Excel 提供了两种记录标题的方式：命名工作簿与命名工作表。
如果不在御用的地方注明标题，却跑去抢别人的地盘，这就不对了。
在Excel 默认的规则里，连续数据区域的首行为标题行，空白工资表首行也被默认为标题行。但是标题行和标题不同，前者代表了每列数据的属性，是筛选和排序的字段依据;而后者只是让阅读该表的人知道这是一张什么表，除此以外不具备任何功能。所以，不要让标题占用工作表首行。
破坏指数：☆☆☆☆☆更正难度：☆☆☆☆☆
第二宗罪——令人纠结的填写顺序一不小心，很可能就做出一张顺序颠倒的表格来，不仅影响录入人员的正常思维，还让他们在忽左忽右的输入过程中浪费大量宝贵的时间。之所以这样，是因为设计的时候忽略了填表流程和工作流程之间的关系。
我们在Excel 中的动作，尤其是数据录入的动作，必须与工作顺序保持一致，就拿请假这件事来说，了解员工请假信息的顺序通常是：今天是什么日期?请假的是谁?请的什么假?
请几天?转换成Excel 字段，就变成日期、姓名、请假类型、请假天数。只要把这些字段从左到右依次排列，就能得到顺序正确的源数据表。所以只要在设计之前想清楚工作流程，排个顺序还不是小case !所谓的设计其实就这么简单。
破坏指数：★★☆☆☆更正难度：★☆☆☆☆
第三宗罪——人为设置的分隔列破坏了数据完整性。
出于对房子的热恋，很多朋友也喜欢在表格中玩隔断。大大小小、宽窄不一的空白列，把好好的数据“切”得七零八落，还美其名曰：把数据分为三部分。殊不知，在满足视觉需求的同时，数据的完整性也被彻底破坏了。
Excel 是依据行和列的连续位置识别数据之间的关联性，所以当数据被强行分开后，Excel 认为它们之间没有任何关系，于是很多分析功能的实现都会受到影响。姑且不说筛选、排序、函数匹配和自动获得分类汇总表，一个最直观的影响就是当你选中一个单元格，再按Ctrl+A，本来应该把所有数据全选上的，现在却只能选中1/3 的数据。仅仅是选中数据这一项工作，就会因为这些人为的隔断让你有得忙。
所以，对于源数据表，保持数据之间的连续性非常重要。
买房子时经常听到“三居变五居”的说法，这隔断在Excel 里可不能乱加，Excel 的广告语应该是：“三居变一居，我们的房子没有墙，个个像操场。”如果你真的需要看一块一块的数据，可以设置单元格格式，将边框加粗，也能达到相同的视觉效果，同时不影响数据完整。
所以，必须去掉表格中多余的分隔列。
破坏指数：★★★☆☆更正难度：★★☆☆☆
第四宗罪：合并单元格严重破坏了数据结构在源数据表中合并单元格，是最常见的操作。可这种看似让数据更加清晰可见的方式，对表格的破坏性却远远胜过前面几例。能做出这种表格样式，首先是因为缺乏天下第一表的概念，同时，也离不开对合并功能的长期误读。
正如Excel 中的“合并及居中”功能，微软说：“快来吧，‘合并及居中’很好用。”于是很多人就把自己的表格组合得漂漂亮亮，但在做数据分析时又感到困惑：为什么数据总是不听话，不能按照我的意思被正确筛选、排序和分类汇总呢?
其实，不是数据不听话，是我们根本误解了微软的意思，“合并及居中”很好用，制作用于打印的表格时多多使用，可制作源数据表的时候千万别乱用。也就是说，“合并及居中”的使用范围仅限于需要打印的表单，如招聘表、调岗申请表、签到表等。而在源数据表中，它被全面禁止使用，即任何情况下都不需要出现合并单元格。源数据表里的明细数据必须有一条记录一条，所有单元格都应该被填满，每一行数据都必须完整并且结构整齐，就像话费详单一样。 合并单元格之所以影响数据分析，是因为合并以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。另外，合并单元格还造成整个数据区域的单元格大小不一。所以在对数据进行排序时，Excel 会提示错误，导致排序功能无法使用。
不仅如此，由于我们人为地将Excel 搞到逻辑混乱，也就别指望它可以在分类汇总时为我们提供任何便利。要想得到统计表，只好手工打造，除此之外别无他法。想想都痛苦，以后还是让自己的源数据表远离合并单元格吧。
破坏指数：★★★★★更正难度：★★★★☆
第五宗罪：源数据被分别记录在不同的工作表大多数事情都是分时容易聚时难，Excel也不例外：分开源数据很容易，合起来就很难。
既然这样，我们就应该把同类型的数据录入到一张工作表中，而不要分开记录。因为源数据表的数据完整性和连贯性，会直接影响到数据分析的过程和结果。
把一年12 个月的数据分成12 张工作表是出于什么目的?为了看着方便，也容易找到数据?错了!放一张工作表里，筛选一下，也能看着方便，找着容易，况且还能运用更多的技能对数据进行分析。
Excel 是强大的数据处理软件，它有它的规则。视觉效果固然重要，但还是要讲究方便实用。一张工作表提供了数万行甚至数百万行(不同版本)的数据空间，足够你折腾了。
破坏指数：★★★★★更正难度：★★★★★
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