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巧用有效性功能规范单元格数据输入
陆元婕
我们在使用Excel输入数据的时候，常常会遇到在单元格中输入的内容雷同的时候，比如在输入人事资料的时候，会频繁的输入性别“男”或“女”之类的。要是Excel也能创建下拉式菜单的输入方式该多好啊。其实，使用Excel数据菜单的“有效性”功能（如图）就可以创建这种输入方法，下面就让我们一起试试看吧。
（Image-1.jpg）
例：
某公司人力资源部需要录入员工基本情况表，包括编号、部门、姓名、性别及出生日期几个字段。由于部门和性别字段为需要频繁重复录入的内容，我们希望能采用“下拉式菜单”的方式录入。
实现“下拉列表”效果的操作方法如下：
1、 选择“有效性”功能，弹出“有效性”对话框；
2、 在“有效性条件”中选择“序列”；
3、 然后在“来源”中输入“男,女”，如图所示；
（Image-2.jpg）
请注意：下拉列表的选项间一定要用英文标点“,”；
4、 点击确定后，就可以看到单元格的效果了。当选中单元格，并点击下拉箭头后就可以看到如图所示的效果；
（Image-3.jpg）
5、 若想将这种下拉列表效果复制到其他单元格中，只要采用复制粘贴的方式就可以了。
如果要修改下拉列表，请执行如下的操作步骤：
1、 选择某个有下拉列表功能的单元格，然后选择“有效性”功能；
2、 在弹出的“有效性”对话框中，首先选中“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”，如图所示；
（Image-4.jpg）
3、 然后在“来源”中直接修改就可以了，修改后您会发现所有有同样设置的单元格都被一次性修改成功了。
上面教给大家的方法适用于下拉列表框内容非常简单的时候，如果列表选项比较多的话，上述的方法可能就会比较麻烦了，尤其是修改的时候。不信，您可以试试看。这里，我再教给大家一种更为简单的方法，以“部门”字段的建立为例说明。具体操作步骤如下：
1、 首先，请在工作表的其他地方（所建立的表格之外）将下拉列表的内容写好，如图所示，先写好部门的下拉列表内容；
（Image-5.jpg）
2、 和上面的方法一样，先选择“有效性”功能，然后在“有效性条件”中选择“序列”
请注意下一步与前面的方式不同；
3、 点击“来源”右边的区域选择按钮，如图所示；
（Image-6.jpg）
4、 选择已设置好的下拉列表框内容的区域，如本例中的$L$2:$L$8，然后点击确定； （Image-7.jpg）
5、 即可得到如图所示的效果；
（Image-8.jpg）
6、 以此种方式建立的下拉列表内容的修改，只需要直接修改存放下拉列表的数据区域即可。比如，将“销售部”修改为“销售业务部”，只需将L4中的内容修改成“销售业务部”即可，如图所示。
（Image-9.jpg）
Excel的“有效性”功能除了能将单元格设计成“下拉列表”的形式外，还可以对单元格中输入的数据进行限制，比如限制单元格中输入的数字在“0~9”范围等。以下将举例进行说明。
例：
在上述的人事资料表中的“出生日期”字段仅限于输入日期格式，日期输入范围为“1940/01/01”至“1990/01/01”。具体操作步骤为：
1、 选取需要进行数据输入限制的单元格，比如本例中的J列；
2、 选择“有效性”功能，“有效性条件”选择“日期”；
3、 在“开始日期”和“结束日期”中输入如图所示的数据；
（Image-10.jpg）
4、 点击确定后，就完成了在单元格中限制输入日期的功能。
5、 如果在出生日期单元格中输入了非法数据，比如输入“2004/01/01”或者输入的是文字，就会弹出如图所示的警示框，提醒您输入错误。
（Image-11.jpg）
在上述的例子中，我们介绍了如何限制单元格中输入的数据，但是当输入错误时所弹出的千篇一律的警示框，相信也会让使用者有手足无措的感觉。其实通过“有效性”所提供的其他功能，我们可以让对话框变得比较友好，这也符合当今流行的人性化原则。请继续阅读下文。
例：
当使用者选定上述定义了输入数据限制的单元格时，有文字提示应该输入什么样的数据合法，一旦输入了非法数据，弹出的警示框将告知错误的原因。具体操作步骤如下：
1、 选取单元格，选用“有效性”功能的“输入信息”对话框；
2、 分别在“标题”和“输入信息”中输入如图所示的内容；
（Image-12.jpg）
3、 继续点击“出错警告”对话框，在样式中选择你需要的提示标志，比如选择黄色三角形的“警告”标志，然后在“标题”和“输入信息”中输入如图所示的内容；
（Image-13.jpg）
4、 点击确定后，请选定该单元格，则屏幕出现如图所示的提示；
（Image-14.jpg）
5、 再次在单元格中输入非法数据，则出现如图所示的效果； （Image-15.jpg）
相比上面的例子，界面要友好许多了吧？
那么出错警告的不同标示有什么差别的？通过比较可以知道，如果选择“停止”标志，则出错后，必须在单元格中输入正确的数据，而“警示”标志出现后，您可以选择修改原先输入的数据，也可以强行选择“是”，此时仍可在单元格中输入不符合要求的数据；当你选择的是“信息”标志的时候，致使提醒您输入的数据不合乎要求，但选择确定后，数据仍然会被输入到单元格中。
如果我们希望取消单元格的有效性设置该如何做呢？您只需选定有效性功能，点击“全部清除”即可清除数据的有效性。
以上通过几个例子介绍了有效性的一些用法，让我们一起来看看“有效性”还可以做哪些数据类型的限制。从“有效性条件”中我们可以看到，通过该功能还可以限制输入的类型为“整数”、“小数”，甚至“自定义”等等，这些限制性条件都能够帮助我们对于单元格进行数据输入的限制，用法要视具体的需求而定。
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发表于 2004-7-5 09:18
发表于 2008-2-22 09:04
