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楼主: 办公之星

邮件合并全攻略

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 楼主| 发表于 2004-4-7 18:58 | 显示全部楼层
本帖已被收录到知识树中,索引项:Word协同

()制作大量的工资条

已经运用邮件合并完成了两个任务,大家应该对这个强大的功能比较了解了。那么是否还有必要继续操练任务三呢?回答是肯定的,一是因为任务三的完成过程代表了一系列任务,比如制作大量的成绩条、信签条等的完整方法;二是在任务三中我们将学习使用“邮件合并”工具栏,熟练使用“邮件合并”工具栏可以提高操作的效率。

本任务提供了主文档和数据源案例文件,进入具体操练之前,请先去下载好。主文档是一个工资条表格,数据源是一个Access格式的记录表。大家将会在操练中体会到Excel格式数据源和Access的在使用方法上几乎没什么区别,操作都很简单。

1.打开主文档“工资条(主文档)”案例文件,可以看到,这是一个制作好的工资条表格,和前两个任务一样,在后面的过程中,我们要通过“邮件合并”向导把数据源中的的字段信息合并进来。

2.打开“邮件合并”任务窗格,进入“邮件合并向导”第一步:选择文档类型,我们采用默认选择“信函”。

3.进入第二步:选择开始文档。由于当前文档就是主文档,故采用默认选择“使用当前文档”。

4.进入第三步:选取收件人。在这里我们要告诉Word数据源在哪里。单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮,用同前面任务相同的方法,通过“选择数据源”对话框,定位至Access格式数据源的存放位置,选中并打开它。

5.接着弹出“邮件合并收件人”对话框,这和前面两个任务的情形是类似的,在这里可以指定参与邮件合并的记录,我们保持默认选择“全部”,并单击“确定”按钮返回Word编辑窗口。

6.进入第四步:撰写信函。在这里我们通过“邮件合并”工具栏操作。如果你的“邮件合并”工具栏没有显示,请选择菜单“视图→工具栏→邮件合并”命令,以显示它(21)

(图21图片较大,请拉动滚动条观看)

7.将插入点定位于表格的第二行第一格内,单击“邮件合并”工具栏上“插入Word域”左边的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框,选中“域(F)”下方列表框中的“序号”字段,并单击“插入”按钮,即可把“序号”字段合并到主文档中(22)

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 楼主| 发表于 2004-4-7 18:59 | 显示全部楼层

8.用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置,完成后效果如下图(23)

9.进入第五步:预览信函。在这里我们可以浏览一下工资条的大致效果,还可以调整“姓名”表格的宽度,让姓名在一行内显示。然后选中“姓名”后的表格区域,单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“平均分布各列”(24),让这些列具有相同的宽度,这会使制作完成的工资条更加美观。

10.如果我们就这样进入“邮件合并向导”的第六步,开始执行打印操作的话,那么将出现一页纸只能打印一个工资条的情况,这样好像太浪费了。下面我们进行一些操作,使得一张纸上可以打印几个工资条,以便充分利用资源。

11.选中整个工资条表格,并执行复制命令,然后在原表格下方空一行后执行粘贴命令。这样就得到了两个工资条了。根据页面的大小重复上面的操作。笔者的操练过程中一页纸上容纳了七个。

12.接着你会发现这七个工资条记录数据全都是一样的,该怎么处理呢?非常简单,只要利用“邮件合并”工具栏上的一个命令就可以了。我们先把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处,单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮,在弹出的菜单中选择“下一记录”命令(25),你会发现第二个表格中的数据变成了数据源中第二条记录的数据。接着把插入点定位于第二和第三个表格之间的空行执行上述的操作,后面的表格以此类推处理。

13.全部完成后效果与下图类似(26)

14.浏览满意之后就可以进入第六步:完成合并。然后把工资条打印出来,制作完成。

五、总结

本课程在对“邮件合并”使用原理和基本过程分析的基础上,通过三个典型任务的解决,全面介绍了“邮件合并”功能在实际工作中的应用方法。

由于学习过程有案例文件的辅助,相信各位朋友可以更好的理解“邮件合并”,衷心希望大家能够把学到的技能运用于实际工作中去,通过更多实际操作的磨炼,进一步提高自己的应用水平,同时欢迎大家继续关注我们后面的课程。

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发表于 2004-4-7 19:05 | 显示全部楼层

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发表于 2004-4-7 20:47 | 显示全部楼层

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发表于 2004-4-7 20:55 | 显示全部楼层
非常感谢,如果方便请发到我的邮箱 zhangditony@sina.com

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发表于 2004-4-7 20:57 | 显示全部楼层
谢谢你---办公之星!我也想要原教程,现在工作正需要。 gongdi@chinaacc.com

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 楼主| 发表于 2004-4-7 22:36 | 显示全部楼层
    也不是原教程,是我整理过的,做成了完整的WORD文档。已经发给了上述三位朋友。

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发表于 2004-4-8 08:33 | 显示全部楼层

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发表于 2004-4-8 09:27 | 显示全部楼层

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发表于 2004-4-8 09:31 | 显示全部楼层
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