巧用有效性限制内容输入

jannylu

巧用有效性限制内容输入
陆元婕
Excel的“有效性”功能除了能将单元格设计成“下拉列表”的形式外，还可以对单元格中输入的数据进行限制，比如限制单元格中输入的数字在“0~9”范围等。以下将举例进行说明。
例：
在上述的人事资料表中的“出生日期”字段仅限于输入日期格式，日期输入范围为“1940/01/01”至“1990/01/01”。具体操作步骤为：
1、        选取需要进行数据输入限制的单元格，比如本例中的J列；
2、        选择“有效性”功能，“有效性条件”选择“日期”；
3、        在“开始日期”和“结束日期”中输入如图所示的数据；
（Image-10.jpg）
4、        点击确定后，就完成了在单元格中限制输入日期的功能。
5、        如果在出生日期单元格中输入了非法数据，比如输入“2004/01/01”或者输入的是文字，就会弹出警示框，提醒您输入错误。

在上述的例子中，我们介绍了如何限制单元格中输入的数据，但是当输入错误时所弹出的千篇一律的警示框，相信也会让使用者有手足无措的感觉。其实通过“有效性”所提供的其他功能，我们可以让对话框变得比较友好，这也符合当今流行的人性化原则。请继续阅读下文。
例：
当使用者选定上述定义了输入数据限制的单元格时，有文字提示应该输入什么样的数据合法，一旦输入了非法数据，弹出的警示框将告知错误的原因。具体操作步骤如下：
1、        选取单元格，选用“有效性”功能的“输入信息”对话框；
2、        分别在“标题”和“输入信息”中输入如图所示的内容；
（Image-12.jpg）
3、        继续点击“出错警告”对话框，在样式中选择你需要的提示标志，比如选择黄色三角形的“警告”标志，然后在“标题”和“输入信息”中输入如图所示的内容；
（Image-13.jpg）
4、        点击确定后，请选定该单元格，则屏幕出现刚才写入的提示；
5、        再次在单元格中输入非法数据，则出现不一样的效果；相比上面的例子，界面要友好许多了吧？
   
那么出错警告的不同标示有什么差别的？通过比较可以知道，如果选择“停止”标志，则出错后，必须在单元格中输入正确的数据，而“警示”标志出现后，您可以选择修改原先输入的数据，也可以强行选择“是”，此时仍可在单元格中输入不符合要求的数据；当你选择的是“信息”标志的时候，致使提醒您输入的数据不合乎要求，但选择确定后，数据仍然会被输入到单元格中。

如果我们希望取消单元格的有效性设置该如何做呢？您只需选定有效性功能，点击“全部清除”即可清除数据的有效性。

以上通过几个例子介绍了有效性的一些用法，让我们一起来看看“有效性”还可以做哪些数据类型的限制。从“有效性条件”中我们可以看到，通过该功能还可以限制输入的类型为“整数”、“小数”，甚至“自定义”等等，这些限制性条件都能够帮助我们对于单元格进行数据输入的限制，用法要视具体的需求而定。