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[原创] 选择性粘贴在财务管理的另类应用

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发表于 2009-2-3 11:32 | 显示全部楼层 |阅读模式
选择性粘贴在财务管理的另类应用

说起粘贴功能,经常使用Excel软件的人们恐怕是再熟悉不过了,但是关于“选择性粘贴”这一特殊的粘贴功能,各位又知道多少呢?

通过Excel帮助,我们了解到使用“选择性粘贴”对话框,可复制某个 Microsoft Office Excel 工作表中的复杂选项,并只使用所复制的数据的特定属性或要应用到所复制的数据的数学运算粘贴到同一工作表或其他 Excel 工作表中。下图为“选择性粘贴”对话框(以Excel2007为例)。
1.jpg
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从图中我们看到,通过“选择性粘贴”可以实现对数值、公式、格式等的单独粘贴,但好像还有些看上去比较特殊的粘贴选项。这些特殊选项该如何使用呢?
下面我们通过实例的学习来详细了解“选择性粘贴”这一功能的使用方法和特点。
2.jpg
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【例1】 将表格转置
当我们绘制完表格后,如图2所示,有时可能会因为需求的改变需要将表格行列互换,此时,你只需要使用“复制”,然后打开“选择性粘贴”,点击“转置”功能,即可将表格转换成图3所示的效果。
3.jpg
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【例2】重新设计表头
对于已经设计同时数字也已经添加完成的表格而言,如果要修改表头(包括标题行和列),可能需要多次粘贴才能完成,但如果使用“选择性粘贴”的“跳过空单元”功能,这项工作就会变得简单许多。
如图4所示,实现准备好一张只有表头,而没有数据的表格(行列数与原表相同),然后使用“复制”,再“选择性粘贴”点击“跳过空单元”,就可以一次性将表头更改完成。
4.jpg
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【例3】粘贴有效性验证
通常我们会对单元格事先设定有效性验证,来避免输入不符合规则的数据,但有时我们也会遇到数据输入后,才知道需要设定规则的情况,此时我们也可以采用“选择性粘贴”中的粘贴“有效性验证”这一选项来完成。
比如,我们希望在图1的数据中(各部门各季度的销售数据)设置有效性验证为“数值处于100-400的整数”。操作步骤为:
(1)        在其它单元格,比如H2中设置“有效性”,如图5所示;
5.jpg
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(2)        复制H2
(3)        选择B3:E6,使用“选择性粘贴”,点击“有效性验证”
  为了证实这一有效性确实被粘贴到B3:E6,我们使用“圈释无效数据”功能检核,效果如图6所示。
6.jpg
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【例4】边粘贴边运算
   “选择性粘贴”不仅仅能够粘贴,还能够执行简单的加减乘除运算呢。比如图2中的数据都是单位为万元的结果,但如果我们现在需要的是单位是元的数据,该怎么办呢?是不是需要将所有的数据乘以10000,然后再粘贴回来,好像很麻烦呢。
   但是,如果你知道“选择性粘贴”可以运算,操作起来就会容易很多了。
(1)        首先你需要在其它某个单元格,比如H3中输入“10000”;
(2)        然后使用“复制”,再使用“选择性粘贴”的运算“乘”,如图7所示;
7.jpg
7.jpg
这下,就可以一次性将所有的数据变成如图8的效果了。
8.jpg
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   如果您想停用电子表格中的多个单元格的超链接,也可以利用上面的这种“乘法”运算,想不到吧?操作步骤如下:
(1)        在表格中任意选择没有超链接的单元格,使用快捷菜单或者编辑菜单的“复制”功能,当然也可以用“Ctrl +C”;
(2)        选取需要停用超链接的单元格;
(3)        使用快捷菜单或者编辑菜单的“选择性粘贴”功能,选中“运算”的“乘”;
(4)        点击“确定”,此时,是不是看到原有的超链接已经被取消了?

“选择性粘贴”的运算方法除了“乘”还有“加”,我们再举个和“加”有关的例子。仍然是图2的例子,经过有效性验证,你发现销售三部和销售四部的第一季度数据有错误,原来是因为忘记把三月份的数据加上去了,这时,你当然可以在其它单元格中求出正确的数据然后用粘贴的方法把数据粘过来,但更简单的方法是:选中这两个部门三月份的数据,比如存放在H5和H6中,执行“复制”,然后“选择性粘贴”,点击“加”,就可以直接把数据加到原来的数据上,形成图9的效果了。
9.jpg
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  怎么样,Excel的“选择性粘贴”功能是不是很神奇呢?希望各位在工作中能多尝试使用这一功能来简化繁杂工作,提高工作效率。

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发表于 2009-2-3 12:27 | 显示全部楼层
不错,这个在其他地方也可以应用,不光在财务上,呵呵~

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发表于 2009-2-3 12:46 | 显示全部楼层

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发表于 2009-2-3 14:26 | 显示全部楼层

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发表于 2010-1-31 12:56 | 显示全部楼层

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发表于 2010-3-18 13:23 | 显示全部楼层
很不错啊。
学到到了2.3.4.嘿嘿。

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发表于 2010-8-26 12:56 | 显示全部楼层

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发表于 2010-8-26 14:04 | 显示全部楼层

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发表于 2010-8-26 17:25 | 显示全部楼层

请教一下: 其中 圈释无效数据 是怎么实现的?

请教一下:
【例3】粘贴有效性验证
其中 圈释无效数据 是怎么实现的?

[ 本帖最后由 Azureaxe 于 2010-10-22 13:41 编辑 ]

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发表于 2010-9-22 12:46 | 显示全部楼层
楼主总结的很好!不知能不能搞个录像,这样可能更方便理解。
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