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[原创] Excel那些被打入冷宫的实用功能

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发表于 2015-3-22 23:44 | 显示全部楼层 |阅读模式
从Office 2007版本开始,微软使用功能区(Ribbon)代替了以前版本中的菜单和工具栏。微软的本意是为了充分展示尽可能多的功能按钮,让用户使用功能时更方便,但是,窗口的空间毕竟是有限的,不可能展示所有的功能,因而只能将一些最常用的功能放在功能区,分组排列。其他的一些功能按钮,只能忍痛割爱,将其打入冷宫,集中放在“不在功能区中的命令”。这些被打入冷宫的功能,并不是没有用的,实际上,其中一些功能在某种情境下是非常实用的。下面选择七个进行介绍。
为了行文方便,先简单的介绍添加这些功能的方法:
点击快速访问工具栏(Excel窗口最上边那一排按钮)右边的下拉箭头→点击“其他命令”→在弹出的自定义快速访问工具栏对话框,在“从下列位置选择命令”下方的下拉列表中选择“不在功能区中的命令”→拖动滚动条找到需要添加的功能并选中它,单击“添加”按钮将该命令添加到右侧区域后点“确定”即可。当然也可从【文件】选项卡→选项→快速访问工具栏打开自定义快速访问工具栏对话框,然后按上面的步骤进行添加。
一、       按选中单元格的内容自动筛选
我们知道,执行筛选操作时,要筛选某一个值,可通过以下三种方法实现
1、单击列标题字段旁边的下拉箭头,并在弹出的筛选菜单的搜索框中输入要筛选条件的项目,以筛选出需要的记录。
2、单击列标题字段旁边的下拉箭头,并在弹出的筛选值列表中,先将“全选”前的勾去掉,再勾选要筛选的项目。
3、在单元格区域或表列中,右键单击包含要作为筛选依据的值的单元格,在弹出的菜单中单击“筛选”,然后点击“按所选单元格的值筛选”如图所示:
                                 1.png
以上操作均不够直接,如果要经常按单元格的值筛选,就会影响操作效率。实际上,Excel已经提供了按单元格值筛选的功能按钮,只是名字叫“自动筛选”。我们从“不在功能区中的命令”栏内找到它,将其添加到快速访问工具栏,下次使用时选中需要筛选值的单元格,再点击快速访问工具栏的“ 9.png ”按钮即可。
2.jpg
二、       切换全屏视图
从Excel2007版本开始,使用功能区(Ribbon)代替了以前版本中的菜单和工具栏。一定程度上方便了用户操作,但是也带来了负面作用:就是功能区占的地盘过多,工作表可显示的行变少了。当表格较大时,查看文档就不太方便。那有没有办法多显示一些行呢?
有的,我们可以按三个不同的程度来多显示一些行,以方便查看表格:
1、 将命令按钮隐藏
方法:双击任一选项卡,如“开始”、“数据”选项卡,隐藏选项卡中的命令;或者点击Excel窗口右上角的“功能区显示选项按钮”(Excel 2010及以下版本无此功能) ,在弹出的快捷菜单中选择“显示选项卡”。
3.png
使用此方法在13寸屏幕上,分辨率1366*768,行高13.5时,可显示31.5行。如下图:
4.png
2、 将命令按钮、选项卡、及快速访问工具栏均隐藏,但是留下编辑栏。
方法:点击Excel窗口右上角的“功能区显示选项按钮”,在弹出的快捷菜单中选择“自动隐藏功能区”。
使用此方法可显示35行。
3、使用“切换全屏视图”,让Excel窗口全屏显示,连编辑栏都隐藏了。具体方法如下:
从“不在功能区中的命令”→拖动滚动条找到“切换全屏视图”,单击“添加”按钮将该命令添加到右侧区域后点“确定”,即可将“切换全屏视图”添加到快速访问工具栏(Excel2010版在视图选项卡的工作簿视图中有“全屏显示”按钮,不必去添加)。
要退出全屏视图模式,按ESC键,或右击任意单元格,在弹出的快捷菜单中选择“关闭全屏显示”。
使用此方法全屏显示时,可显示37行,比一般的视图多了十行,多了37%。
5.png
三、       全屏打印预览
Excel2007以后的版本的打印预览直接显示在“Backstage”视图中,如果不习惯这种显示方法,而希望像Excel 2007以前的版本一样全屏显示打印预览,可以将冷宫中的“全屏打印预览”命令请出来,添加到快速访问工具栏。
6.jpg
要预览时,点击“全屏打印预览”按钮即可。那些熟悉的界面是不是又回来了?又可以直接拖动调节页边距了。
7.png
四、       Enter开始朗读单元格
在Excel表格中输入数据,有时难免会出错。为了避免输入错误数据,在输完后还需要校对。那能不能每输入完一个单元格就让Excel自动将内容朗读出来,一边输入一边校对呢?
Excel提供了此功能,我们可以在“不在功能区中的命令”将“按Enter开始朗读单元格”添加到快速访问工具栏。然后单击它,这样我们在单元格中输入数据,按 Enter 键后,计算机将自动朗读该单元格中的数据。如果要关闭自动朗读功能,请点击关闭它。另外,如果要朗读已输入的单元格可以将其他功能按钮添加到快速访问栏,根据需要点击“朗读单元格”、“按行(按列)朗读单元格”等按钮。见下图:
8.png
此功能的朗读规则如下:单元格中如果为公式,则直接朗读公式计算结果;Excel不会朗读标点符号。比如在单元格输入:《“偷懒”的技术:打造财务Excel达人》,会自动忽略其中的引号、冒号、书名号等标点符号;如果输入的内容有多个英文字母和数字的组合,则会自动将数字读成英文,比如“B23F306”;这个功能比较本地化的是,如果输入字母和数字的组合时,会将数字1会读成“”,比如“A123”读成“A幺贰叁”。
五、       透视表向导
使用了Excel 2007以后的版本,是不是常常为找不到数据透视表向导而苦恼,逼迫你学会了用透视表向导快捷键Alt+D+P。在Excel2007以后的版本中此功能还是存在的,并没有取消,只是将透视表向导 10.png 打入了冷宫,可以将其添加到快速访问工具栏,要使用时直接点击即可,不必再去记快捷键了。
六、            照相机
Excel中还有一个照相机功能 11.png 。不过,此照相机不是给人照相,而是给单元格区域照相,准确一点说,应该是监控摄像机。因为,给单元格区域拍的照(含单元格区域的图表、文本框等),会随单元格值和格式的变化而变化。拍的照片还可以象一般的图片那样加以旋转、缩放、加填充色、边框,用图片填充等。
照相机的应用场景:可用于实时监测目标区域的数据、对比不同工作表的数据、也可用于拼装仪表盘图表等。
拍照方法:选定要拍照的单元格区域,然后点击快速访问工具栏的“照相机”按钮,再在本工作表或其他工作表点击鼠标左键即可。就可看到一个图片,图片内容就是选定单元格的内容,会随单元格值和格式的变化而变化。
七、            全部关闭
Excel 2013 中,每个工作簿都拥有自己的窗口,从而能够更加轻松地同时操作多个工作簿,当操作两台监视器的时候也会更加轻松。只是,这种模式后,当打开工作簿较多时,就需要一个一个关闭,如果要批量一次性关闭可以采用:
1、按住Shift,点击工作簿右上角的关闭按钮;
2、添加“全部关闭”按钮到快速访问工具栏,要使用时直接点击“ 12.png ”按钮。
当然,你也可以按住Shift,然后点击工作簿的“关闭”按钮,来关闭所有的工作簿。二者的区别是:“全部关闭”按钮会将所有工作簿关闭,但Excel程序并末关闭;按住Shift来关闭所有工作簿的方法会将Excel程度也关闭。
另外,不在功能区的命令还有很多实用的功能,比如用于共享工作簿的“比较和合并工作簿”、选择性粘贴的各种选项、选定可见单元格等等,读者朋友可以根据自己的工作需要去一一添加。

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发表于 2015-3-23 00:09 | 显示全部楼层
楼主费心了,谢谢整理与分享!

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发表于 2015-3-23 12:49 | 显示全部楼层
左键双击功能区的任意名称,可以实现功能区的隐藏和展开。双击OFFICE左上角的图表,也可以快速关闭多个打开的EXCEL

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发表于 2017-2-1 20:24 | 显示全部楼层
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