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[原创] 表格美化三分钟教程:让你的表格成为气质美人

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发表于 2015-2-5 22:17 | 显示全部楼层 |阅读模式
表格美化三分钟教程:让你的表格成为气质美人

作者:龙逸凡

       表格不仅是统计数据的工具,更是用数据沟通的重要方式。数据的精准是表格质量的基石,而表格清晰易读则能让你的数据自己说话,大大提高数据的说服力。
       要让你的表格易读美观,不得不提及表格美化这项工作。可以说,表格美化首先做的是表面文章,可以提升品质感。美化前后的表格一如下图中的犀利哥(图片来自网络),前者是一个落魄的流浪汉,后者摇身一变为刚加班归来、疲惫凌乱了发丝的商务人士,人还是同一个人,但给你的视觉感受迥然不同。其次,还可以通过美化提升表格的易读性、创造价值。它可能只花费整个表格制作过程20%的努力,但是却能带来80%的沟通效力。
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为了让更多的朋友快速学会表格美化的技能,笔者摘录《“偷懒”的技术:打造财务Excel达人》一书第六章中的部分内容,制作了一个三分钟教程,让你快速学会制作更易阅读、更具说服力的表格,提升表格的商务气质。

一、  表格美化五部曲
Step1:首先要给表格做个大扫除,保持版面整洁。
Ø  删除表格之外单元格的内容和格式,先去掉表格所有单元格的边框和填充色;
Ø  尽量少用批注,如果必须使用批注,至少要做到不遮挡其他数据。也可以在需要批注的数据后加*号标注,然后在表格末尾备注;
Ø  用IF、ISNA、IFERROR来消除错误值;
Ø  隐藏或删除零值。如果报表使用者不喜欢看到有零值,我们应根据用户至上的原则,将零值删除或显示成小短横线。
Step2:将同一类记录归组在一起;并将不同类别的记录或字段增加间距、拉开距离,同时将标题与数据间的间距拉开。
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另外,明细级的项目应该与上一层级保持一定的缩进,以凸显各项目的逻辑层次。同级的项目保持同样的缩进距离(参见Step3的表格)。
Step3:用添加边框线条与否或其粗细来区分数据的层级,可只在重要层级的数据上设置边框或加粗。比如在重要层级添加边框,明细级数据不添加边框(参见Step2的表格);同一层级应使用同一粗细的线条边框。如果不是出于以下四个目的之一就不必使用边框:结构化表格、引导阅读、强调突出数据、美化表格。
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还可同时使用不同粗细的字号来体现数据的层级,与边框同理,不详述。
Step4:为不同层次的数据设置不同的填充色,可以用填充色进行突出强调。填充色不能太暗也不能太亮,颜色要与字体颜色相协调。填充色种类不能太多,多了显得花哨。
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Step5:对需要强调的重点数据,施以特别的字体颜色、添加不同的单元格底色、加大加粗的字体、较粗的边框、加图形标注等。在颜色运用上可使用表格主色的互补色进行强调。
5.png 6.png


二、  进阶篇(表格的造型)
表格的美化除了可以添加简单的边框或单元格底色进行美化,还可以将边框和底色相结合进行造型,以进一步美化表格,制作出与众不同的表格,下面分别介绍:
Ø  纯边框造型
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本表通过边框构造造型,同时凸显了数据的结构,显得简洁优雅。其他示例请参见前文第Step2、Step3的表格。
Ø  填充色造型
有些表格仅仅通过表格单元格的填充色来构建表格的框架,以达到区分和结构化表格的目的。如下图中的表,使用不同的填充色来区分行标题、列标题以及不同的数据行。
8.png
Ø  边框+填充色造型
除了单纯的通过边框或单元格底色进行造型美化外,还可通过单元格底色与边框相结合,通过二者的组合可以设计更丰富、更漂亮的别致造型,下面仅举二例。
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本表数据重点突出、结构清晰,非常漂亮。
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三、  课后作业
下面将《“偷懒”的技术:打造财务Excel达人》书中一个美化示例作为课后作业,请大家思考一下这个炫酷的3D表格仅用简单的单元格格式设置,是如何美化出来的。
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相关阅读:【龙逸凡】08:Excel工作表美化技巧探讨http://club.excelhome.net/thread-820835-1-1.html

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发表于 2015-2-5 22:35 | 显示全部楼层
我喜欢这样的帖子。顶!

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发表于 2015-2-6 14:49 | 显示全部楼层

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 楼主| 发表于 2015-2-10 13:21 | 显示全部楼层
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踏雪访梅 发表于 2015-2-5 22:35
我喜欢这样的帖子。顶!

欢迎共同探讨交流

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发表于 2015-2-10 14:22 | 显示全部楼层

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发表于 2015-2-10 16:08 | 显示全部楼层

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发表于 2015-2-10 17:59 | 显示全部楼层
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本帖最后由 Ericall 于 2015-2-11 13:50 编辑

1.png 方法不一定是最好的,但是线绝对不是画上去的,就是利用单元格边框,感觉左前方下边的的条斜线做起来很麻烦

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发表于 2015-3-18 16:08 | 显示全部楼层
Ericall 发表于 2015-2-10 17:59
方法不一定是最好的,但是线绝对不是画上去的,就是利用单元格边框,感觉左前方下边的的条斜线做起来很麻烦

请问这一半的颜色是怎么填充呀,谢谢!

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发表于 2015-3-18 16:43 | 显示全部楼层

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 楼主| 发表于 2015-3-18 21:01 | 显示全部楼层
songzi2000 发表于 2015-3-18 16:08
请问这一半的颜色是怎么填充呀,谢谢!

先设置填充色,然后点右键-设置单元格格式-“对齐”选项卡,将文本方向设置为45度(或-45度),即可看到效果。
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