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表格美化三分钟教程：让你的表格成为气质美人
作者：龙逸凡
表格不仅是统计数据的工具，更是用数据沟通的重要方式。数据的精准是表格质量的基石，而表格清晰易读则能让你的数据自己说话，大大提高数据的说服力。 要让你的表格易读美观，不得不提及表格美化这项工作。可以说，表格美化首先做的是表面文章，可以提升品质感。美化前后的表格一如下图中的犀利哥（图片来自网络），前者是一个落魄的流浪汉，后者摇身一变为刚加班归来、疲惫凌乱了发丝的商务人士，人还是同一个人，但给你的视觉感受迥然不同。其次，还可以通过美化提升表格的易读性、创造价值。它可能只花费整个表格制作过程20%的努力，但是却能带来80%的沟通效力。
为了让更多的朋友快速学会表格美化的技能，笔者摘录《“偷懒”的技术：打造财务Excel达人》一书第六章中的部分内容，制作了一个三分钟教程，让你快速学会制作更易阅读、更具说服力的表格，提升表格的商务气质。
一、 表格美化五部曲 Step1：首先要给表格做个大扫除，保持版面整洁。 Ø 删除表格之外单元格的内容和格式，先去掉表格所有单元格的边框和填充色； Ø 尽量少用批注，如果必须使用批注，至少要做到不遮挡其他数据。也可以在需要批注的数据后加*号标注，然后在表格末尾备注； Ø 用IF、ISNA、IFERROR来消除错误值； Ø 隐藏或删除零值。如果报表使用者不喜欢看到有零值，我们应根据用户至上的原则，将零值删除或显示成小短横线。 Step2：将同一类记录归组在一起；并将不同类别的记录或字段增加间距、拉开距离，同时将标题与数据间的间距拉开。
另外，明细级的项目应该与上一层级保持一定的缩进，以凸显各项目的逻辑层次。同级的项目保持同样的缩进距离（参见Step3的表格）。 Step3：用添加边框线条与否或其粗细来区分数据的层级，可只在重要层级的数据上设置边框或加粗。比如在重要层级添加边框，明细级数据不添加边框（参见Step2的表格）；同一层级应使用同一粗细的线条边框。如果不是出于以下四个目的之一就不必使用边框：结构化表格、引导阅读、强调突出数据、美化表格。
还可同时使用不同粗细的字号来体现数据的层级，与边框同理，不详述。 Step4：为不同层次的数据设置不同的填充色，可以用填充色进行突出强调。填充色不能太暗也不能太亮，颜色要与字体颜色相协调。填充色种类不能太多，多了显得花哨。
Step5：对需要强调的重点数据，施以特别的字体颜色、添加不同的单元格底色、加大加粗的字体、较粗的边框、加图形标注等。在颜色运用上可使用表格主色的互补色进行强调。
二、 进阶篇（表格的造型） 表格的美化除了可以添加简单的边框或单元格底色进行美化，还可以将边框和底色相结合进行造型，以进一步美化表格，制作出与众不同的表格，下面分别介绍： Ø 纯边框造型
本表通过边框构造造型，同时凸显了数据的结构，显得简洁优雅。其他示例请参见前文第Step2、Step3的表格。 Ø 填充色造型 有些表格仅仅通过表格单元格的填充色来构建表格的框架，以达到区分和结构化表格的目的。如下图中的表，使用不同的填充色来区分行标题、列标题以及不同的数据行。
Ø 边框+填充色造型 除了单纯的通过边框或单元格底色进行造型美化外，还可通过单元格底色与边框相结合，通过二者的组合可以设计更丰富、更漂亮的别致造型，下面仅举二例。
本表数据重点突出、结构清晰，非常漂亮。
三、 课后作业 下面将《“偷懒”的技术：打造财务Excel达人》书中一个美化示例作为课后作业，请大家思考一下这个炫酷的3D表格仅用简单的单元格格式设置，是如何美化出来的。
相关阅读：【龙逸凡】08：Excel工作表美化技巧探讨http://club.excelhome.net/thread-820835-1-1.html
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发表于 2015-2-5 22:17
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