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圖書管理要旨
一、目的
圖書管理的目的在於使圖書成為一個有架構的系統，此架構以類別為主軸，將書籍按一定的順序排列，使圖書的整理、統計、查詢、借閱、歸還等更有效率且易於掌控，並可從中加強對圖書的認識與知識的掌握，進而提高閱讀的質與量。
二、方法
圖書管理的方法以圖書分類法為主要基礎，針對中文為主的書籍以中國圖書分類法為基礎，由圖書管理者判斷而將書籍分門別類。其次擷取書中原始訊息，擇取其中關鍵部分同類別作為編訂書號依據，再依此書號將書籍排序，排序必須有一定的規律與作用，非是隨機而排，然而此書號不得變更，亦不得重複，並且不會因為書籍陸續增加而導致順序雜亂無章，故不採用普遍的流水號方式，因此會增加書號長度。此外，因顧慮識別的難易度，書號以阿拉伯數字為主，不足時，再以英文字母為輔，故書號長度增加，但書號較易排序。
三、架構
圖書管理的架構主要分為「電子圖書資料庫」、「圖書目錄」、「圖書借閱登記簿」、「圖書標籤」等四部分，另附「圖書管理系統說明」部分。
(一)電子圖書資料庫
電子圖書資料庫為全部資料的集合，是圖書管理的重心，包含書籍原始關鍵訊息及額外加入的類別訊息、書目提要及特藏訊息等，並擇取部分關鍵訊息加以編碼，產生書號，此書號就像書籍的身分證號碼一般，但比身分證號碼的規則複雜。資料庫以二十二個資料欄位為主，依序為「書號、書名、副題、提要、類別、出版社、出版日期、初版日期、版次、刷次、精平裝、冊次、副題編次、複本編次、作者、編者、譯者、原始語言、翻譯語言、原譯對照、價格、特藏」。書號分為七組，依序為「分類號-出版社編號-書名編號-出版日期編號-精平裝編號-冊次編號-複本編號」，由二十一個阿拉伯數字或英文字母組成，格式為「000-000-00000-00000-0-00-00」。除分類號外，所有號碼皆由電腦自動計算。
(二)圖書目錄
圖書目錄主要是將電子圖書資料庫的資料紙本化，在沒有網路查詢功能時方便借閱者查詢及參考。圖書目錄中列出了十六種資料，為「類別、分類號、書號、書名、副題、提要、出版社、出版日期、精平裝、作者、編者、譯者、原始語言、翻譯語言、原譯對照、特藏」，並於頁首註明此頁的更新列印日期，類別及分類號亦置於頁首處。每頁五筆資料，採雙面環保列印，各類別皆由奇數頁起始，以控制更新時不影響下一類別。圖書目錄採用活頁本設計，方便在圖書更新時能依書號維持一定的順序。
(三)圖書借閱登記簿
圖書借閱登記簿作為圖書借閱及歸還的管理方式，向借閱者詳細說明圖書借閱及歸還的方式，管理者與借閱者皆能掌握圖書借閱及歸還的情形，不致於遺忘，以使圖書的整理、查詢、借閱及歸還等皆能按部就班進行。
(四)圖書標籤
圖書標籤包含書籍標籤及書櫃架標籤兩種。書籍標籤包含圖書標籤、書號標籤及特藏標籤。書籍標籤以儘量不遮住書籍原有文字為原則，故字體略小。
圖書標籤標明館室名稱、特藏與否、類別、書號。圖書標籤為圖書的主要標籤。
書號標籤的作用在於將書籍排序，以便於整理、搜尋、歸位書籍，並於借閱時登記書號，書號標籤除書號外，特別於書號末增一特藏號，以便直接從登記號碼中判斷是否誤借了特藏書，特藏為1，否則為0。
特藏標籤標明此書為特藏，不得外借。書籍排列時，可以完全按照書號排列，亦可將特藏書另藏一處，與其他書籍分別排列，可減少誤借機率。
書櫃架標籤標明此區域的類別或特藏，一般而言，書籍量多時則標明，量少時則不標明，可參閱圖書標籤或圖書目錄。
(五)圖書管理系統說明
圖書管理系統說明附於圖書目錄之前，即您現在所閱讀的部分，即為說明的一部分。說明的目的在於：○一使有興趣了解本圖書管理系統者能有初步認識。○二使欲使用此圖書管理系統管理其圖書者能易於入門，減少誤用。○三使大眾能從中了解，進而提出改進建議。○四可做為開發圖書管理系統者的參考。
四、應用
本圖書管理系統在設計上並沒有特別的刻意限制，設計時的考慮使足以應付大量且複雜的圖書管理工作，最大的限制可能來自於研發本系統所使用的軟體功能。本系統以Microsoft的Excel VBA、Word VBA研發設計，為小型的簡易系統，目前沒有一般大型系統的資料庫結合網頁輸入、管理、查詢及條碼系統的功能，所以您可以將此圖書管理系統應用於小規模的公共圖書室，或您個人的小型書房，但若書籍量太少，譬如少於一百本，圖書管理即失去意義而不需要大費周章來管理。若您有發現其他使用上的限制，敬請提出改進建議。
五、維護
圖書管理系統一旦啟用，即須經常維護圖書管理系統的完整與書籍的排列。凡有增補書籍，圖書資料庫、圖書目錄及圖書標籤皆應同步更新。凡有歸位錯誤，皆應重新歸位。凡有誤借特藏書，應儘快歸還。
六、管理
本圖書管理系統的管理者僅須做簡單的管理工作，除了上述必要的維護之外，甚至不必進行其他管理工作。在設計上採無人值守的方法，不似大型管理系統有充足的設備、人力、程式技術等，以及龐大的圖書數量、眾多的讀者需求及嚴謹的借閱規範與限制，本系統相對上是簡易的架構，故本系統的管理者僅須致力於初步的建置與不定期的維護，並適時提供諮詢服務即可。
七、使用
使用者在非電腦化的紙本環境下，採用手寫的借閱歸還方式，查詢方式採用紙本的圖書目錄，無法進行多元條件的查詢，本管理系統主要以類別為查詢條件，請使用者多培養類別的觀念，並熟悉分類的原則，請多參閱圖書分類法，試著判斷所需的書籍或所找的書名是何類別，此為世界上所有圖書管理系統使用者的必備常識。使用者採自我服務的方式，必要時得諮詢管理者。
圖書管理VBA系統v2.0.exe
Size: 4522482 bytes
Modified: 2010年3月30日, 上午 09:24:56
MD5: 218DCD80B311C6C5020966CF2E73D1EB
SHA1: 9ACFBC21C837CC2C43D964D99C172B811CAEE6B5
CRC32: B51053C5
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发表于 2010-3-30 19:16
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