系统类EXCEL表格如何制定

chenspwp

在简单的excel表格中，我们一般不会面临很多关联或根据不同字段进行分析，所以使用格式表往往是最直接的选择。但在复杂的系统操作时，大家更多由于表格的设定问题，而在引用数据和分析数据的时候面临困难，甚至难以解决。 比较巧的是我们部门目前正由EXCEL往系统转化的过程，在和软件公司共同和协调的过程中，得到一些看法，供大家讨论。
        在用软件编程的系统中分几个层面：数据库、计算、界面3个部分。
        数据库：就是底层详细的数据链，也就是我们所说的明细数据。根据系统自动生成的ID按流水排列。系统对每个字段进行严格的定义，如长度、类型、范围、输入方式等等。数据库是软件的核心，因为所有的结果都是从这些数据的来的。
        计算分两种，一是有效性判断，二函数计算。有效性主要指根据输出结果的要求筛选出符合要求的数据，函数计算主要是对这些有效数据进行计算并返回到输出界面。
        界面也分两个部分输入界面和输入界面。输入界面是设定建立数据所要输入数据的界面格式，每个输入框符合数据库每个字段的定义。输出界面是根据其企业要求的结果制定。有汇总、平均、筛选、图表等等。根据计算的结果正确填写到对应的表框中就可以了。

         首先软件公司先了解你要什么。也就是你的目的、要求、结果。
          然后了解的是你的流程。并细分的最末节。应该搭建数据结构，
         再了解实际工作所应用的报表系统、工作细节、一般会跟实际操作一遍。这时候他们了解的是字段情况、输入方式方法、报表体系、注意事项和特殊情况等等。
         最后根据你的要求做各种数据的计算。确认是否能得到你需要的结果。
         当然系统还涉及到权限等其他方面设定。

         在目前的公司以及之前的公司做数据分析我发现系统和EXCEL有很多共同的地方。对于复杂的数据EXCEL表格来说：如果我们开始就做格式表，面临最多的问题是和其他的表格由于格式不统一形成的冲突，其次大的格式表在填写数据的时候非常容易出错。我曾看多“表M”在一个多达2000个空格里找行列对应的数据，大约1分钟完成两个数据填写。要是我肯定疯了。而这是时候使用公式可能复杂无比。我的方法是对所有的关联表格先做定义，对所有表格中系统字段使用统一定义，保证这个字段中的每个小项是唯一的，然后做流水帐。每一个数据按某个字段的做一个数据信息。第二步做结果界面的格式表。因为很多格式表是公司要求的。
第三步。通过对明细表进行透视表分析或函数计算，并把结果对应到格式表中。这一部分是需要基础的。我比较喜欢使用动态透视表，可以根据不同要求得出不同的结果。而且比较容易纠错。

          综上所说，在多部门或不同需求的复杂的EXCEL数据表中，首先使用流水帐代替格式表。经过定义后，可以随时添加数据并容易计算。使用格式表作为结果的输出界面。中间计算过程使用透视表或函数。
         这些做法最大的好处就是对员工的技术要求降低、，对他们来说唯一要求就是按时准确的输入数据。结果是自动关联和自动显示的。
（我不是做软件的，所以很多不专业的词汇忘大家见谅）

[ 本帖最后由 chenspwp 于 2009-2-20 13:34 编辑 ]

chenspwp

不想说了，看来大家没哟什么兴趣。

我的领导经常和我说，做事不能形式大于内容。
发现大家对公式、高级透视方法等很感兴趣，对建立数据结构好像都没有什么想法。

希望版主们能根据行业应用多说一些关于如何根据方案建立有效的数据架构提供一些想法和资料。谢谢！

[ 本帖最后由 chenspwp 于 2009-2-23 12:27 编辑 ]

chenspwp

格式表与流水表的比较。
对于多条件的要求，做流水表后透视比格式表要好的多！
详见附件的相关说明

NCLY

很好,方便了

chenspwp

定义对于透视表的重要性，请见附件

chenspwp

组合不同表格时，一定要有一个相同字段，这个字段在两个表格中为同种定义，下表中的客户就是两个表的关联字段，一定要定义！详细见附件
附件是个应收款的组合报表，
采购、采购支付、采购应付；销售、销售回款、销售应收；实时库存；利润与成本核算。对于4个不同部门（采购部门、销售部门、库存管理、利润核算）的表格组合成一个PSI系统能不能用类似方法做呢？

chenspwp

明细表的每个经过定义的字段都可以进行分析和组合分析。明细表越细分得到的信息就越多。和其他报表组合能力就月强，如A报表细分到每天，要和按月份记录的B报表组合就可以，但B报表向A报表组合就不可以。只能和月度报表或季度报表组合。

附件是一个明细表的多种分析示例。

commafish

最后这个报表好强大！

lt_20114082016

组合不同表格时，一定要有一个相同字段，这个字段在两个表格中为同种定义，下表中的客户就是两个表的关联字段，一定要定义！详细见附件
附件是个应收款的组合报表，
采购、采购支付、采购应付；销售、销售回款、销售应收；实时库存；利润与成本核算。