[分享]初步接触和熟悉Excel2007

fanjy

初步接触和熟悉Excel2007
分类:Excel2007>>基础知识

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Excel 2007初印象
安装上了Office 2007，迫不及待的打开了Excel 2007应用程序，虽然说在这之前以看到过很多Office 2007的屏幕截图，但还是感到眼前一亮，界面太华丽和美观了，让人有点意外和惊喜的感觉。毕竟，期待已久的“巨作”终于登场了。
在其界面中，除了工作区外，基本上都是工具图标，包括“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”、“视图”和“加载项”等，重新对功能进行了分类和整合；工作表中总的行数和列数也大大增加了；在左下端，除了默认的3个工作表标签外，还增加了一个“插入工作表”标签；右下角增加了一个滚动条，可以调整工作表显示的大小……
但是，接下来就让人感到疑惑了。很多以前熟悉的菜单、工具栏和命令以及选项设置都不知道跑到哪里去了，没有了菜单，没有了工具栏，很多对话框也不知道在哪里可以调用，比如“选项”对话框，VBE编辑器也不知道在哪里？？？
可能，这次Microsoft的动作有点大，将原来大家已经认同和熟悉的界面大都改观了，这就造成了初次使用者的不习惯和不方便。这样，要了解和熟悉这些变化，可能需要一点时间。
下面，我将初步了解的与Excel 2007相关的内容及感受进行了整理，以方便进一步熟悉Excel 2007。

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Office 2007的安装及与以前安装的版本的兼容性
在Office 2007正式安装前，会提示您选择是删除原有的Office程序，还是保留现有的Office程序。在我安装时，是选择的“保留现有的Office程序”。
Office 2007安装进度非常慢，这可能与计算机的配置有关。在安装开始时，好像根本没有反应，过一会儿(大概有约4-5分钟)才出现一小点蓝色的进度条，意示着没死机，正在安装呢。并且进度条与以前版本的进度条不同，它是连续的，与Visual Studio的安装风格一样。
在我的计算机上装的系统是WindowXP，原来装的Office版本为Office 2003 SP2版，现在我装上Office 2007后，原来的Office 2003和现在的Office 2007工作都正常。这表明，各版本的Office可以安装在同一台计算机中，但要注意安装顺序，即先是低版本的安装完成后，再安装高版本的。
在Excel 2007中输入数据后，以默认格式保存，在Excel2003中将不能提开，且全是乱码。您必须在Excel 2007将它保存为“Excel97-2003工作簿”才能在Excel 2003中正常打开。
Excel 2007工作簿以默认格式保存后的图标为如图1所示。
  图1
如果要使用先前版本的Excel打开由Excel 2007所创建的文件，则需要下载一个转换器才能阅读和编辑该文件。

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Excel 2007工作簿界面
初次打开Excel2007后，其工作簿界面如图2所示。
  图2
与以前版本的Excel界面相比，其窗口界面已发生变化。原来的菜单和工具栏区域已设计为一个包含各种按钮和命令的带形区域(Ribbon)，在使用时确实有点不太习惯，因为这与已熟悉和正在使用的Office 2003及以前的版本中的界面有比较大的不同。不过，这可能与Microsoft的设计理念有关吧。他们认为：推出这样经过重大改进的界面是为了满足Office用户的需求，使程序更简单易用，命令更容易找到。不知道是不是这样？只有使用后才知道。
在新版的Excel中，把最常用的命令集中在了界面上方的带形区域中，单击顶部的选项卡，就可以看到完成各任务的常用命令，例如，第一个选项卡为“开始”，上面集中了Excel最常用的功能并分区，如剪切、粘贴，设置字体，单元格对齐方式，数字格式，样式，对单元格的操作，排序、筛选、查找，等等。在各分区中的右下方有一个斜向下的箭头，单击它则可调出我们已习惯了的对话框，例如，单击“字体”右下方的箭头，则弹出“设置单元格格式”对话框(哈哈，这种对话框界面我们很熟悉了)。在有扩展命令的按扭旁，有一个下拉箭头，单击它可以看到相似功能的下拉菜单，例如单击“合并居中”按钮旁的下拉箭头，则会有四个选项即“合并后居中”、“跨越合并”、“合并单元格”、“取消单元格合并”等。当您将鼠标放在某按钮或命令上时，会自动出现该命令或按钮的功能提示说明，包括快捷键，比较详细。如图3所示。
  图3
现在来说明新界面的其它一些特点：
(1) 将反复使用的命令放在带形区域(Ribbon)中，即最显眼的位置，让用户很容易找到它们。
(2) 从界面中也可发现，将一些相关的命令集中在了一起，并进行分组。
(3) 一些不在选项卡中的命令，仅在需要时才会出现，而不是始终显示每个命令。
(4) 提供了“Quick Access Toolbar”即“自定义快速访问工具栏(QAT)”，在界面的左上方(Office图标旁)。该工具栏与以前版本中的工具栏相似，如图4所示，也可以在“选项卡”或命令按钮上单击右键后选择“在功能区下方显示快速访问工具栏”。可将常用命令添加到快速访问工具栏中使用。在所要添加的按钮或命令中单击右键，选择“添加到快速访问工具栏”即可完成命令的添加。
  图4
(5) 在视图选项中，提供了“页面布局”功能，可分页预览并添加页眉和页脚。
  图5
(6) 精简了任务窗格。比如，当您单击“剪贴板”组中的右下角斜线箭头时，会在工作表左侧出现熟悉的剪贴板任务窗格。
(7) 可调整编辑栏。当输入的公式或数据很长时，编辑栏会自动作出调整，而避免覆盖工作表中的单元格。
(8) 在屏幕右下角提供了一个调节器，可以调整屏幕显示的大小。
(9) 在屏幕左下角“就绪”旁边提供了一个“录制宏”图标，单击该图标即可开始录制宏。
(10) 在工作表的单元格中单击鼠标右键，将显示一个带有工具栏的快捷菜单，如图6所示。
   图6

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一些新功能
(1) 改变了文档的默认格式，即基于XML语言的文档格式，扩展名为.xlsx。这样，提高了文件的安全性、降低了文件损坏的机率、减小了文件的大小、可跨多个存储和检索系统共享数据。
(2) 大大增加了工作表的行列数，即现在的工作表由1048576行和16384列组成。
(3) 支持多达16000000种颜色。
(4) 使用文档主题快速设置格式。文档主题是一组预定义的颜色、字体、线条和填充效果，可以应用于整个工作簿或特定的工作簿项目，如图表或者表格，可帮助您创建外观精美的文档。可以创建统一外观的主题并应用于所有的Excel工作簿和其他Office 2007文档。
(5) 可以按颜色和3个以上的条件来对数据进行排序。

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一些快捷操作
(1) 原先版本中所有以Ctrl开头的快捷键都没有变化。
(2) 以Alt开头的新快捷键都可以在屏幕上显示出来。当您在工作表中按下Alt键后，工作表界面中就会在相应的选项、按钮和命令中显示它们的快捷键字母，如图7所示。

  图7
(3) 可使用Ctrl+F1组合键切换是否显示带形区域；也可使用鼠标双击选项卡的名称来切换是否显示带形区域。
(4) 按下Alt键或F10键后，可使用方向箭头在选项卡间切换。
(5) 双击左上角的Office按钮，将退出Excel。

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初级问题
(1) 如何打开Excel文档？
答：可以在“快速访问工具栏”中找到“打开”图标，也可以单击“Office图标”在弹出的菜单中选择“打开”命令。
(2) 如何调出“选项”对话框？
答：可以单击“Office图标”，在弹出的界面中的右下角找到“Excel选项”按钮，单击该按钮，即可打开“选项”对话框。或者在“选项卡”或命令按钮中单击右键，选择“自定义快速访问工具栏”，也可打开“选项”对话框。该对话框的设计有改动，分类更清楚，外观更漂亮。
(3) 如何获取帮助？
答：单击左上角的“？”按钮，或者按F1键，都可调出Excel的帮助系统。现在的帮助系统分类更好，更易阅读。
(4) 如何调出VBE编程器？
答：在“Excel选项”的常用目录下，选取“在功能区显示开发工具选项卡”前的复选框，单击“确定”后，即可在界面中显示如图8所示的“开发工具”选项卡，上面汇集了所有关于开发Excel功能的工具和命令。
当然，您也可以按Alt+F11调出VBE编辑器。
此外，在VBE编辑器中的帮助系统也经过了重新整理，更易于阅读。
  图8
(5) 没有看到“打印预览”？
答：您可以调出“Excel选项”对话框，在“自定义”分类中，将“打印预览”添加到“快速访问工具栏”中。

By fanjy in 2006-11-14

chat163

感谢你，刚做了个条件格式

liusjie

有个问题

可不可以在"快速访问工具栏"中对同类别按钮进行分组

可不可以再创建一个工具栏或把"快速访问工具栏"分成两行,常用功能实在不想在各个选项之间切换

[em06]

海儿无量

可以，不过需要XML编程，哈哈

维尼小鼠

谢谢版主分享，学习了，更加期待····