如何快速把层级分明的word文档转换成横向从属结构的excel表格

chendeyan126

如何快速把层级分明的word文档转换成横向从属结构的excel表格问题描述

文档如下图所示。文档一共三个层次，大纲级别分别是1、2、3级，左则是其文档结构图，可以看出文档层级分明。

最终要将文档转换成如下横向从属结构的表格。一个层次的内容占一列，最末一层次，每一段占一个单元格，各层次按从属关系，层层对应，除了最末一层，每一层都按下一层的行数进行单元格合并。

解决办法

第一步 为各层次内容加上制表符

第一层次内容不加制表符，第二层次内容加上一个制表符，第三层次内容加上两个制表符，以此类推。此步可以使用查找与替换快速实现。操作如下图所示。

示例中第一层次内容样式为标题1，第二层次内容样式为标题2，第三层次内容样式为标题3。

第二步 文本转表格

全选文本，使用word自带的文本转表格功能，以制表符为分隔位置，将文本转换为如下表格。

第三步 把表格粘贴到excel中，充填除最末列外的空白单元格

复制word表格后，以匹配目标格式的方式粘贴到excel中。示例中最末列是第三列，除了了第三列外，第一、第二列的空白单元格需要根据其上一单元格的内容进行充填。快速充填这些不相连的空白单元格需要用定位功能和公式，操作如下图所示。

第四步 利用条件筛选去掉多余行

将上述表格内容全选，复制，在另一个sheet中粘贴为值，去掉公式。利用“条件格式”--“突出显示单元格规则”—“重复值”，把第一和第二列重复值标记出来，第一列是浅红色充填单元格，第二列字体设置为红色。筛选，第三列的筛选条件为空值，第二的筛选条件为红色字体，第三列条件为浅红色充填。筛选出来的行就是多余的行，删除这些行。

删除多余行后，检查一下除最末列外的内容，是否存在唯一值（未标记颜色的）。如果存在，需要删除该值所在行内标记了重复值的单元格的内容。

把第二列重复值标记出来，是为了应对第二列有内容（即有第二级内容），而第三列无内容（即第三级内容为空）的情况。因为这种情况下，第二列存在唯一值，不会被重复值标记出来。

把第一列重复值标记出来也是类似的原因。如果第一列不存在唯一值，那么“按颜色筛选”选项为灰色不可用。

操作如下图所示。

第五步 合并重复单元格

利用“分类汇总”、定位空值、格式刷等功能快速合并重复单元格。选中一列数据，如第二列，通过“分类汇总”，生成一个辅助列，汇总结果显示在数据下方，定位该列的空值，然后执行合并操作。删除汇总结果，选中辅助列中合并的单元格，单击格式刷，刷一下数据列完成合并。最后删除辅助列。同样的方法合并其他列重复单元格。

操作如下图所示。

至此完成word文档内容向excel表格的快速转化。更多层次的文档，转换的方法是类似的。

duquancai

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