[转帖]运用EXCEL辅助审计专项资金实战录

徒然客

　　EXCEL电子表格软件为我们审计人员开展计算机辅助审计提供了广阔的空间。在审计实务中，无论是数据采集、分类汇总、复核计算，还是统计抽样、账务核对、审计分析，涉及到审计的各个环节，只要我们灵活运用EXCEl的各种功能开展辅助审计工作，都将收到事半功倍的效果。下面，将我们运用EXCEL软件对某事业单位专项资金开展计算机辅助审计的实战过程笔录如下，与各位审计同仁探讨。        <BR><BR>　　一、搞好审前调查，摸清数据类型。在进户时，我们了解到该事业单位计算机应用起步早，涉及到业务的方方面面，且已经建成了局域网。财务会计人员在工作中运用EXCEL制作了大量的会计核算表，并且有的核算表还作为原始凭证入了账。如专项资金计划批复表、专项资金分配表、专项工程决算表等。另外，通过该单位局域网，我们还能很方便地查阅、下载相关的内部文件、数据资料等，而且常用的数据文档类型主要是*．DBF(FOXPRO数据库文件)和*．XLS(EXCEL电子表文件)两种，这就为我们运用EXCEL开展计算机辅助审计提供了非常便利的条件。        <BR><BR>　　二、制作审计表格，采集电子数据。根据被审计单位有关专项资金的经济活动和会计核算的特点，我们把审计表格分成三大类：基本情况类、银行账户类和专项资金类。基本情况类包括基本情况表和固定资产分类汇总表，前者反映人员结构、内设机构、财务隶属关系等，可以按照调查结果，手工制表并输入数据；后者可以将该事业单位的固定资产清查明细表进行拷贝，然后运用EXCEL“数据”菜单中的“排序”、“分类汇总”功能，对固定资产清查明细表按类型代码排序，再进行分类汇总，即可得到固定资产分类汇总表。银行账户类包括银行账户明细表和银行存款余额调节表，前者可从有关金融机构获取，后者可从被审计单位获取或自行编制。专项资金类包括专款收支审计表、专款拨入明细表、专款拨出明细表、专款支出明细表。专款拨入明细表、专款拨出明细表、专款支出明细表分别从相应的明细账采集数据；专款收支审计表自动从前三张表中采集数据，并结算出余额，再与总账核对。        <BR><BR>　　三、分析电子数据，寻找审计线索。通过数据采集，我们获得了四种重要的电子表，它们是：固定资产分类汇总表、银行账户明细表、银行存款余额调节表、专款收支审计表。在采集数据的过程中，我们发现被审计单位固定资产管理比较薄弱，决定先从固定资产入手。用EXCEL打开固定资产分类汇总表，使用“图表”功能进行分析，发现交通工具在固定资产中占有较大的比例，尤其值得注意的是，仅50多人的一个事业单位就有小汽车12辆，其中在1999至2000年间就增添了6辆。为此，我们查阅了这12辆车1999至2000年的全部保险单，并重点审计了新添置的6辆小汽车的相关原始凭证。结果发现其中1辆小汽车是该单位接受的捐赠车，价值39．8万元，但未入固定资产账，且该车的原始发票由财务科负责人另行保管，在单位的固定资产清查明细表中也只反映了39万元。紧接着，我们从银行账户入手，将银行账户明细表与银行存款明细账核对，同时审核银行存款余额调节表，发现有一个账户既不是日常的财务收支账户，也不是专项资金账户，且余额达580多万元，这引起了我们的警觉，马上调阅有关资料，经分析后，列作可疑账户，并作为重要审计线索，以备进一步审查。随后，在运用EXCEL的“图表”功能分析财务收支情况时，我们发现该单位1999年结余还是赤字210多万元，2000年却结余2300多万元。经过仔细分析收入结构，发现2000年的事业收入增长了近5倍，在事业收入中管理费又占到了88％以上。为此，我们将管理费作为审计的重点。        <BR><BR>　　四、围绕审计疑点，进行统计抽样。针对该事业单位1999年、2000年管理费收入情况，我们制作了管理费审计表，运用EXCEL“数据”菜单的“排序”功能，主要对2000年管理费收入进行降序排列，并运用“图表”功能产生“管理费柱形图”。通过分析建设项目管理费，发现A项目和B项目的管理费分别占当年建设项目管理费的41．76％、37．02％，且这两个项目的管理费占到当年近10个建设项目管理费总额的78．78％，故在当年建设项目中抽取A项目和B项目作审计样本。通过分析下级单位上缴管理费，发现C分局、D工程公司、E分局、F分局等四个单位上缴的管理费分别占当年下级单位上缴管理费的18．74％、18．58％、17．84％、17．62％，且这四个单位上缴的管理费占到当年14个二级单位上缴管理费总额的72.78％，故在14个二级单位中抽取C分局、D工程公司、E分局、F分局等四个单位作审计样本。        <BR><BR>　　五、实施样本审计，取得审计突破。经查阅有关资料，我们了解到A项目是非项目管理的基本建设项目，即该项目的管理费只能据实列支，而不能预提。但通过审计，发现被审计单位在该项目中不仅预提了管理费，而且把620多万元列作当年事业收入，其中最大的一笔有580多万元，。我们围绕这笔资金，审查对应的银行账户，并与前述的疑点账户核对，最后核实疑点账户的资金就是被审计单位在A项目中提取的管理费。为扩大审计成果，我们又马上将审计线索提供给相关审计小组，兵分五路，分别对B项目和C分局、D工程公司、E分局、F分局等项目或单位，针对上述问题进行审计，结果查出有的在专项工程中虚列支出、有的直接提取专款、有的虚报工程项目等等，采取多种手法，转移专款，用专款上缴管理费，有的甚至形成账外账。总之，由于我们在审计中，从账户入手，顺着资金流向，下审一级，并充分运用EXCEL开展计算机辅助审计，大大地提高了审计工作效率，并且取得了重要突破。<BR><BR><BR><BR>

办公之星

　


　　思路非常清楚，也许以后会有用的。


　　现在，咱只能用它做资金平衡，别的东东，太复杂了，不管了。