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[分享] Power Query实现Excel中下拉框值的动态刷新,分发出去的模板下拉框值自动同步

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发表于 2024-4-25 11:40 | 显示全部楼层 |阅读模式
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在数据管理中,为了维持数据的一致性和规范性,使用Excel下拉列表是普遍的选择,这种方式提供了一个预定义的可选项清单,有效地防止了非规范化输入,在维护数据统一性上起到了重要的作用。

然而,这种做法有的问题在于,一旦预定义的选项需要更新调整,那么更新的任务就变得繁重而复杂。每一个已经分发出去的模板都需要更新,同时还需要确保所有用户都使用最新的模板版本。而这个过程中总会存在更新不及时,或错过更新的情况,尤其是在选项值频繁变动的条件下。结果就是,虽然目标是数据统一化,但实际效果往往不尽人意,反而可能导致信息的凌乱,无法解决数据碎片化的问题。

image.jpg

幸好我们有了Power Query,采用Power Query作为动态数据管理工具,我们能够显著优化现有的数据更新过程。

只需一次性在Excel工作簿中建立与数据源的连接并配置为自动刷新,我们就可以实现一个持续的、自主的数据更新机制。

这意味着每个下拉列表的值将与数据源保持同步,且无需人工干预,我们在数据源更改下拉列表的值,所有分发出去的工作簿的下拉框值将会自动刷新。这种自动化的解决方案,降低了由于人为因素所产生的错误,而且还能以一种高效且准确的方式促进企业数据的统一管理。 我们通过使用Power Query的功能,提供了一种专业、高效的方法来解决动态数据更新和企业数据管理的问题。

具体来说,按以下步骤,我们就能将以上方案实现:

第一步:建立一个集中的数据源,最简单的方式是通过web页面来提供数据。我们使用速六网的通用选项集功能,在后台可以设定我们自己的选项集合:

image.jpg

第二步:通过power query,从web页面获取我们的选项集数据,按如下信息填写即可。注意http请求标头需要更改为您自己的。当然通过其他方法集中管理选项集数据也可以。



第三步:我们获取到自己设定的选项集数据,这个时候数据格式如下表:

image.jpg

第四步:我们把行中相同项目转化为独立的一列(方法可以看我上一篇帖子 【新提醒】实现行中相同项目转化为独立的一列-Excel基础应用-ExcelHome技术论坛 -),把我们的数据转变为如下格式,这个时候我们的数据已经可以作为下拉框的选项值来使用了:

image.jpg


第五步:但是这个时候数据值改变可以捕获,但是项数量变化还不能自动变化,例如如果我们增加了深圳分公司,数据验证里的序列仍然是a2-a4单元格,这样值无法更新。
image.jpg

为解决这个问题,我们在公式选项卡下,点击名称管理器,为公司设置一个新的名称,点击公式-名称管理器-新建
image.jpg

为公司列新建一个名称,大家注意看,这个时候,引用位置不是$A2-$A4这样的样子,而是 查询名+列名的形式:fun_getset[公司]。这种方式的引用位置,会始终保证引用的是公司这一列的所有值,未来这里不管是1行还是100行,下拉框都会准确的引用这里的所有值。
image.jpg

第六步:现在,为了保证每次使用,这里的数据都是最新的,我们需要把查询设置为每次打开工作簿就刷新:
image.jpg

把打开文件时刷新数据前面的勾勾上。
image.jpg

万事大吉,现在,我们实现了一个可以自动同步可选值的下拉框列表。改变下拉框数据,只要登录速六网页面更新就行,再也不用通知所有使用者更新,或者发新模板了。

内容比较多,文章只能简单介绍步骤,在B站有从零开始逐步制作的视频:https://www.bilibili.com/video/BV1fD421J792/


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发表于 2024-4-25 15:03 | 显示全部楼层
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我们公司还在用2010,有的电脑还是2003

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发表于 2024-4-27 11:32 | 显示全部楼层
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谢谢分享,做的不错

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发表于 2024-5-17 16:25 | 显示全部楼层
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没说的 ,一句话,厉害!

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发表于 2024-5-17 16:30 | 显示全部楼层
谢谢分享,学无止境!o(∩_∩)o...哈哈
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