Excel 2010的与众不同之处

lrlxxqxa

         Excel 2010相比以往版本拥有更为强大的分析功能，采用更多方式进行信息的管理和共享，跟踪并突出显示重要数据的变化趋势，之前许多棘手的问题在拥有了高效灵活的Excel 2010后都能迎刃而解，下面简介几种实用的功能，如下：

2楼、自定义设置功能区

3楼、迷你图

4楼、切片器

5楼、全新的Backstage 视图

6楼、使用“文档恢复”恢复未保存的版本

7楼、更加便利的筛选功能

8楼、受保护视图

9楼、数据透视表的改进功能

10楼、更多优化的功能以及美观的界面

[ 本帖最后由 lrlxxqxa 于 2010-12-12 20:40 编辑 ]

lrlxxqxa

Excel 2003中的工具栏和菜单，在发布Excel 2007时就已经更新为功能区（Ribbon），如下图中的黄色区域：



蓝色边框内是快速访问工具栏；
黄色区域是功能区（Ribbon）；
绿色区域是当鼠标停留在功能区时显示的屏幕快捷提示；
       当将鼠标指向在功能区中某命令上时，弹出的悬浮窗口中不仅显示该命令的名称，而且将提示其详细的功能或使用描述，例如该命令的快捷键、该命令执行的操作、典型使用情况，有图形化演示命令执行的操作还可以可显示可以打开来访问更多选项的对话框。


一、功能区（Ribbon）的简介：

功能区是由不同的组件构成的，包括

1、选项卡：位于Ribbon的顶部。标准的选项卡为“开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图、加载项”，默认的选项卡为“开始”选项卡，我们可以根据需要选择对应的功能选项；

2、组：位于每个选项卡内部。例如，“开始”选项卡中包括“剪贴板、字体、对齐”等组，相关的命令组合在一起来完成各种任务。

3、 命令：其表现形式有框、菜单或按钮，被安排在组内。

　　小注：Ctrl+F1或者双击任一功能区选项卡的标签，可以隐藏功能区（Ribbon）；在隐藏状态下，可单击某选项卡来查看Ribbon并选择其中的命令。再次Ctrl+F1或双击功能区选项卡标签可恢复显示。

二、自定义功能区
      
       自从Excel 2007引入了功能区，我们可以轻松地查找以前隐藏在复杂菜单和工具栏中的命令和功能，还可以将命令添加到快速访问工具栏，但无法在功能区上添加您自己的选项卡或组。
    但在 Excel 2010 中，上述问题将会迎刃而解；您可以创建自己的选项卡和组；


还可以重命名或更改内置选项卡和组的顺序。

下面我用一段动画来演示自定义功能区的操作过程：


       这样，我们就可以个性化设置工作区，更快地访问您最常使用的命令了。

       需要注意的是，尽管可以向自定义组添加命令，但无法更改 Microsoft Office 2010 中内置的默认选项卡和组。默认组上的命令不可用或处于灰显状态，因此无法对其进行编辑。在“自定义功能区”列表中，自定义选项卡和组的名称后面带有 (自定义) 字样，但 (自定义) 这几个字不会显示在功能区中。

[ 本帖最后由 lrlxxqxa 于 2010-11-4 17:25 编辑 ]

lrlxxqxa

        迷你图可以通过清晰简明的图形表示方法显示相邻数据的趋势，而且迷你图只需占用少量空间，在单元格内以可视化方式汇总趋势和数据，我们可以快速查看迷你图与其基本数据之间的关系，而且当数据发生更改时，可以即时在迷你图中看到相应的变化。

小注：与 Excel 工作表上的图表不同，迷你图不是对象，它实际上是单元格背景中的一个微型图表。

       鼠标激活迷你图后，会发现下图中所示的迷你图工具“设计”标签，可方便我们自定义设置迷你图的类型、显示外观以及样式等细节内容：



[ 本帖最后由 lrlxxqxa 于 2010-11-17 17:38 编辑 ]

lrlxxqxa

         Excel 2010 之前的版本在对多个项目进行筛选时，很难看到当前的筛选状态。在 Microsoft Excel 2010 中单击切片器提供的按钮可以筛选数据透视表数据。除了快速筛选之外，切片器还会指示当前筛选状态，从而便于我们轻松、准确地了解已筛选的数据透视表中所显示的内容。



        切片器提供了一种可视性极强的筛选方法来筛选数据透视表中的数据。一旦插入切片器，即可使用按钮对数据进行快速分段和筛选，以仅显示所需数据。如当我们选择某个业务员时，该业务员将包括在筛选器中，其销售的各种产品类别的数据也将显示在报表中；如下面动画演示：




        此外，对数据透视表应用多个筛选器之后，我们就不用在打开一个列表来查看对数据所应用的筛选器，这些筛选器会显示在屏幕上的切片器中。我们可以使切片器与工作簿的格式设置相符，并且能够在其他数据透视表中轻松地重复使用这些切片器。

[ 本帖最后由 lrlxxqxa 于 2010-11-5 09:18 编辑 ]

lrlxxqxa

单击“文件”选项卡后，会看到 Microsoft Office Backstage 视图。您可以在 Backstage 视图中管理文件及其相关数据：创建、保存、检查隐藏的元数据或个人信息以及设置选项。简而言之，可通过该视图对文件执行所有无法在文件内部完成的操作。

      “文件”选项卡取代了“Office 按钮” 以及早期版本的 Microsoft Office 中使用的“文件”菜单。“文件”选项卡是一个位于 Microsoft Office 2010 程序左上角的带颜色的选项卡。



       单击“文件”选项卡后，会显示许多基本命令，它们与您单击“Office 按钮” 或早期版本 Microsoft Office 中的“文件”菜单后显示的命令相同，例如“打开”、“保存”和“打印”。

打开“文件”选项卡后，单击“信息”将呈现当前工作簿的相关信息，如下图所示



我们可以根据需要单击界面的按钮并选择相应的功能，如：



单击“最近所用文件”可以看到最近使用的工作簿以及最近的位置




单击“新建”会显示当前可用的模板：



单击“打印”会显示打印的相关信息；包括打印机和页面设置



单击“保存并发送”后进入如下界面：



单击“帮助”后如下图：



[ 本帖最后由 lrlxxqxa 于 2010-11-12 15:53 编辑 ]

lrlxxqxa

当出现意外关闭文件而未保存的情况时（如断电），您可以选择保留文件最近的自动保存版本，这样可以在下次打开该文件时进行恢复。



        为了防止上面这些问题的发生，可以采取一些步骤，以便在 Office 程序异常关闭时保护您的工作。“自动恢复”选项可以保留文件的多个版本，可通过两种途径帮助您避免丢失所做的工作：

自动保存您的数据    如果启用“自动恢复”，您的文件将会按所需间隔自动保存。因此，如果您已经工作很长时间但忘记了保存文件，或者发生了断电问题，则您一直在处理的文件将包含您自上次保存该文件以来所完成的全部工作或至少部分工作。
自动保存您的程序状态    启用“自动恢复”的另一个好处是当程序在意外关闭后重新启动时，可以恢复程序状态的某些方面。

启用和调整“自动恢复”及“自动保存”的方法如下：


       恢复文件所包含的新信息量取决于 Microsoft Office 程序保存恢复文件的频率。例如，如图每隔 10 分钟保存恢复文件，则恢复文件将不包含在发生电源故障或其他问题之前最后9.9分钟内所做的工作。

[ 本帖最后由 lrlxxqxa 于 2010-11-12 16:42 编辑 ]

lrlxxqxa

        EXCEL 2010中在筛选器中使用新增的搜索框，该搜索框可帮助您在大型工作表中快速找到所需的内容。键入您的搜索词后，相关项目会立即显示在列表中。您可以通过取消选择不希望显示的内容来进一步缩小结果范围。




操作过程如下动画所示：



可见在EXCEL 2010中，您能通过筛选快速、有效地找到您所需的内容。

[ 本帖最后由 lrlxxqxa 于 2010-11-12 18:01 编辑 ]

lrlxxqxa

一、什么是“受保护的视图”？
     来自 Internet 和其他可能不安全位置的文件可能会包含病毒、蠕虫和其他种类的恶意软件，它们可能会危害您的计算机。为了帮助保护您的计算机，来自这些可能不安全位置的文件会在“受保护的视图”中打开。

     大家细心的话，可以发现同样受保护提示却不同，如下这个是蓝色盾牌：



而下面这个是先提示“安全声明”；



然后弹出红色盾牌：



要弄清这个问题，就需要我们清楚在“受保护视图”中打开文件的原因，在这之前，我们先来弄清楚EXCEL 2010信任中心的安全设置：



进图设置后界面如下：




二、文件在“受保护的视图”中打开的原因有以下几种：

1、该文件是从某个 Internet 位置中打开的；



2、文件的接收方式为 Outlook 2010 附件，而且您的计算机策略已将发送者定义为不安全；



3、文件从不安全位置打开



4、文件被“文件阻止”功能阻止

       文件阻止可以阻止打开过时的文件类型，并会导致文件在“受保护的视图”中打开。用于打开和保存这些旧格式的代码带有安全漏洞，容易被黑客利用。因此，它们会产生本应可以避免的安全风险。下面看看都会有什么养的提示吧

红盾强行禁止编辑



黄盾虽然提示，但允许编辑



文件阻止设置方法如下：



       建议您不要进行文件阻止设置更改，这些更改会允许对在 Office 2010 中默认阻止的文件类型进行编辑。如果您在组织中工作，可能管理员已经设置了策略，不允许您编辑已阻止的文件。


5、文件验证失败

       如果您在“受保护的视图”中遇到声明“Office 已检测到此文件存在问题。编辑此文件可能会损害您的计算机。请单击查看详细信息。”的消息，其发生的原因是该文件未通过文件验证。以下为图像示例：



您可以在文件中检测到的问题中了解有关文件验证失败的详细信息。

6、文件是使用“在受保护的视图中打开”选项在“受保护的视图”中打开的。



使用“在受保护的视图中”打开文件的方法：
“文件”--》“打开”按钮右下小箭头--》从列表中选择“在受保护的视图中打开”





小注：受保护的视图为只读模式，在该模式下，多数编辑功能已被禁用。

三、如何编辑受保护的视图的文件？

       如果必须读取该文件而不必对其进行编辑，则可以保持在“受保护的视图”中。如果您确信该文件来自可信来源，并且想编辑、保存或打印该文件，则可以退出“受保护的视图”。退出“受保护的视图”后，该文件会变成受信任文档。

在出现黄色消息栏时--》“消息栏”上出现“启用编辑”按钮--》单击该按钮；



在出现红色消息栏时--》单击“文件”选项卡--》显示“Backstage 视图”--》单击“仍然编辑”。





操作过程如下：



[ 本帖最后由 lrlxxqxa 于 2010-11-20 10:54 编辑 ]

lrlxxqxa

Excel 2010 中有效提高数据透视表的整体性能。当您处理大量数据时（如排序和筛选）更加便利。

       在 Excel 2010 中，您可以在数据透视表中向下填充标签，因而能够更加轻松地使用数据透视表。还可以在数据透视表中重复标签，在所有的行和列中显示嵌套字段的项目标题。您可以为各个字段重复标签，但同时也可以打开或关闭数据透视表中所有字段的重复标签选项。




“值显示方式”功能

       在 Excel 2010 中，“值显示方式”功能更易于查找和使用，而且其功能已在 OLAP 和非 OLAP 数据透视表方面得到改进。“值显示方式”功能包含更多的计算，如“父行汇总的百分比”、“父列汇总的百分比”、“父级汇总的百分比”、“按某一字段汇总的百分比”、 “升序排列”和“降序排列”。指定要作为计算依据的字段或项目更加容易。与在非 OLAP 数据透视表中一样，现在将可以将同一度量多次添加到 OLAP 数据透视表中的值区域，这样就可以同时显示值以及基于该值的计算。






数据透视图改进功能

       在 Excel 2010 中，可以更轻松地与数据透视图报表交互。特别是，通过添加和删除字段，可以更轻松地在数据透视图中直接筛选数据和重新组织数据透视图布局。类似地，您只需单击一次鼠标即可隐藏数据透视图报表上的所有字段按钮。



[ 本帖最后由 lrlxxqxa 于 2010-11-20 18:13 编辑 ]

lrlxxqxa

在EXCEL 2010中，还有很多优化改进的功能，并在赋予用户更快运算速度的同时提供更美观的界面，如：

       “开始”--》“样式”下的“条件格式”中可使用色阶来区分高、中、低三个数值范围。在三色阶中，最上面的颜色代表较高值，中间的颜色代表中间值，最下面的颜色代表较低值。

        “页面布局”--》“主题”下的“主题”通过应用文档主题，您可以使文档具有专业外观。主题是一组格式选项，包括一组主题颜色、一组主题字体（包括标题字体和正文字体）和一组主题效果（包括线条和填充效果）。Word、Excel 和 PowerPoint 提供许多内置的文档主题，不过您还可以通过自定义并保存文档主题来创建自己的文档主题。文档主题可在各种 Office 程序之间共享，这样所有 Office 文档都具有相同的统一外观。





[ 本帖最后由 lrlxxqxa 于 2010-11-21 10:15 编辑 ]