本帖最后由 ofhzxzg 于 2012-1-28 16:39 编辑
本人从事审计工作，经常遇到撰写询证函的问题，其中以银行审计中询证函的撰写为最难，因为一般企业的询证函只有一条记录，而银行的询证函则有多条记录，这便导致了用一般邮件合并的方法不能自动生成。
通过学习本论坛的资料，我基本学会了该类数据邮件合并的办法。有感于1、此类问题较为普遍，论坛里有不少人在问；2、有些帖子没写明白，或没写全；3、目前的办法，还有2个缺陷；故特发此贴，一为大家交流，二为向高手请教，以便完善。
特别申明：本方法，非我原创，而是出自本论坛，本人只是做了整理与完善的工作，以便大家看的明白。
一、对数据源的编辑： 添加两个字段：判断一：使用IF函数，如该条记录为借款人最后一条记录，则显示0，否则显示1。判断二：使用COUNTIF函数，计算出该借款人在数据源中共有几条记录。当然，在添加这两个字段之前，要先对借款人之一字段进行排序。 二、对主文档的编辑 1、进行邮件合并，按菜单中“工具→信函与邮件→邮件合并”，之后按提示逐步进行：文档类型：信函；使用当前文档；收件人：使用现有列表；选择数据源，即选择主文档（本例即为“询证函模板”）要合并的数据源（本例即为“test.xls）。之后，逐一将光标停留在主文档中要插入数据的地方，之后选择“其他项目”，将数据插入主文档中。其中主文档中“编号”使用“插入→域→autonum”即可实现自动编号，当然也可以在数据源中编号，直接插入。在主文档表格中先插入2行，然后按ALT+F9,此时可以看到主文档中显示的域函数。之后便开始对表格中域函数进行编辑，以达到同一借款人多条贷款数据的合并。 2、在主文档表格中，选择第二行第一列，对其中的域函数进行编辑。按“邮件合并工具栏”中的“插入WORD域”→“下一条记录条件”，（如没有该按钮，可按菜单中“工具→信函与邮件→邮件合并→显示邮件合并工具栏”）域名选择“判断一”，比较条件选择“等于”，比较对象录入“1”。之后便逐步录入“IF”域函数，其中嵌套“SEQ”和“MERGEFIELD”函数。其中“SEQ”函数为插入一个序列号，后面可以为任意字符，但必须以字母开头，加上域开关“\C"为重复上一个序列号。在本例中该函数计算结果第二行为1，第二行为2，以此类推。在输入域函数时，记得域函数中的大括号是要按CTRL+F9，而不能通过键盘录入。第二行第一列编辑完成后，便编辑第二列，第三列，直至完成。具体可详见附件中的公式。（如看不到公式，按ALT+F9）。第二行编辑完成，便复制至第三行，第四行，直至全部。 3、按“邮件合并工具栏”中的“查看合并数据”按钮，（如没有该按钮，可按菜单中“工具→信函与邮件→邮件合并→显示邮件合并工具栏”），此时显示的数据是不对的，如编号未自动递增，同一借款人的多条记录也未合并。 4、按“邮件合并工具栏”中的“修正错误”按钮，根据需要选择一个，皆可。此时，生成的新文档便对了，即同一借款人的多条记录得到合并。共8个借款人，生成8页的文档。 5、如要对数据格式进行编辑，可添加域开关。如本例中的贷款数据要显示20,000.00元，即添加域开关“\#,##.00” 即可。 三、本方法的缺陷 1、不能自动分页，如本例主文档中的表格为11行，则只能容纳借款人有11条及以下的记录，如有12条或以上的记录，则不能显示。当然，这个缺陷可以在数据源中通过“判断二”这一字段帅选出有12条或以上记录的借款人，再做一张有2页、甚至三页的模板即可。 2、打印时，不能选择页码范围，只能从头或从尾打印。这个错误较上个麻烦，因为此类文档往往有上千页，一旦中间打印机出现状况，很麻烦。 上述2个缺陷，如有高手能解决，望不吝赐教。
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发表于 2012-1-28 14:36
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