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[分享] 如何在 Access 和 Excel 之间选择?

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发表于 2010-1-23 11:02 | 显示全部楼层 |阅读模式
是否曾经为确定应使用 Access 还是 Excel 而烦恼?可以理解。表面上,这两个程序看起来很相似。毕竟,它们都存储数据,并且您可以在单元格网格中输入数据,对吗?

如何在这两个程序之间进行选择呢?一种方式是回答一些有关您想要如何组织数据的简单问题以及其他一些相关问题,例如要存储和管理的数据量。

对这些问题的回答可帮助您事半功倍,因此先看看这些问题吧!

如果难以在 Access 和 Excel 之间选择,请回答一个重要问题:您需要将数据组织成关系数据结构还是平面数据结构?是的,这些术语艰涩难懂,但是不要被它们吓倒。确定结构并不难,后续各节将介绍每种数据结构类型,并说明如何在这两种类型之间选择。

现在只需记住,Access 是为处理关系数据而设计的,而 Excel 最适于平面数据结构。

关系数据结构将信息划分为逻辑块,并将每个块放在单独的表中。瞧,这不是很简单吗?

例如,销售数据库通常将客户相关信息(他们的姓名、地址和其他重要事实)放在一个表中,将客户购买相关信息放在另一个表中。

按这种方式组织数据可让数据功能强大。请继续了解更多信息。

关系数据结构具有许多优点:
通过它,您可以回答重要的业务问题,如上周购买产品最多(或最少)的人员。上图显示其工作方式。
此外,使用单独的表,您可以更轻松地管理数据,因为每个表只包含部分信息。
最后,关系结构帮助保持信息准确,因为您可以防止用户在错误的表中输入数据。

与关系数据结构相反,平面数据结构是一个与其他数据无关的简单列表。
例如,杂货列表是一个平面文件,您的亲朋好友列表也是一个平面文件。只要信息量不大,平面数据结构很容易创建,也很容易维护。

简单列表在 Excel 中非常适宜。事实上,Excel 是为创建和维护平面文件而设计的。

提醒一下,关系结构中的每个表也是平面文件。例如,在典型的销售数据库中,一个表包含客户列表,另一个表包含订单列表。结构类型之间的唯一真正差异是:对于平面文件,您不需要将一个列表中的数据与另一列表中的数据相关。每个列表自身也非常有用。

如何判断是否需要关系结构呢?方法是再回答几个问题:
第一,是否有许多重复数据?例如,是否需要不断输入城市或省份的名称?如果是这样,您可以将这些重复数据放在另一个表中,并创建关系结构。这样做可以节省时间和工作量,因为不必在每次创建新记录时重新输入相同信息。
第二,是否想要跟踪操作或活动?例如,是否想要跟踪销售或客户投诉?每当您需要跟踪操作时,关系数据结构通常最为适宜。
如果对于这些类型的问题,您的答案是“否”,或者您的数据量较小,并不介意查看重复信息,那么请使用平面结构。

虽然数据结构很重要,但是它们并不是选择 Access 或 Excel 的唯一理由。还有一些问题可帮助您在这两个程序之间进行选择:
第一,需要存储和管理数据,还是需要分析数据?如果存储是主要目标,请使用 Access;如果要进行分析,请使用 Excel。
第二,是否有很多数据?例如,Excel 工作表是否太大,难以使用?如果是这样,即使您有平面数据,Access 也可以让您的信息更易于查找。
数据主要是文本还是数字?Access 可以在单个数据库中存储大量文本,可达 2 GB,而 Excel 是为存储数字并对这些数字执行复杂计算而设计的。

以下是使用 Access 的其他一些理由:
是否需要帮助用户输入数据?例如,有些用户在单元格网格中输入数据时感到困难。使用 Access,您可以通过以下方式解决该问题:创建数据输入窗体,使准确地输入数据更容易。
用户是否需要报表?使用 Access,您可以创建用户随时可以运行的报表。
当您需要让多个用户同时处理数据时,Access 也是更好的选择。多个用户可以处理相同数据,因为当某个用户更改某个记录时,Access 仅会锁定该记录。 您可以与多个用户共享 Excel 工作簿,但是当用户在不同的时间更改 Excel 中的数据时,该过程最为适宜。
如果需要连接到多个数据源,并且直接在这些数据源中编辑数据,则 Access 是最佳选择。您可以使用 Excel 查看外部数据,但不能更改该数据。

什么时候适合使用 Excel 呢?处理数字的时候!您可以运行复杂的假设分析模型和成本效益分析,而在 Access 中无法实现。

是否需要数据透视表?数据透视表是指您可以在其中旋转行和列并查看不同的数据汇总的交互式表。通过 Excel,您可以更轻松地处理数据透视表以及基于这些表的数据透视图。

是否需要使用图表或数据条直观地传达信息?Excel 是理想工具。

最后,并非所有人都有 Access,并且并非所有人都知道如何使用它。您的同事可能更喜欢 Excel。

以上就是使用 Access 或 Excel 的一些理由。通过本课程结尾的“课程摘要卡”中的链接,可以转到有关使用每个程序的更多信息。


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原帖由 zhc19620430 于 2010-1-23 19:29 发表
有关EXCEL和ACCESS我学的都不很透彻,但觉得excel比access更上手,如果能使用excel做前台,access做后台编制出应用模块,那就可以弥补二者的不足。但一般的使用者实在是无能为力,也没有这方面的教程,希望你能帮助我 ...

qi其实网上有些错的教程,如洪恩的就不错
这里是课程的网址,有时间的同学可以好好研究下。
http://www.hongen.com/pc/oa/ac2k/ac2k0101.htm


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[ 本帖最后由 whyp88 于 2010-9-4 13:14 编辑 ]

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 楼主| 发表于 2010-1-23 11:15 | 显示全部楼层
原帖由 beiyunli 于 2010-1-23 11:10 发表
好贴,顶起来不能沉了。

呵呵希望能给大家帮助

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发表于 2010-1-23 12:32 | 显示全部楼层
写的不错,但有些观点我的理解可能与楼主不太一致。
最重要的,楼主认为Excel是“平面数据结构”。首先,这个词我还是第一次听说(也许是我OUT了,呵呵)。我的观点是Excel其实也是一个关系数据结构,行列会确定一个交点,每一个单元格都有自己的列属性,不同的行代表了不同的记录,行列即构成一个“关系”。
在分析ACCESS和EXCEL的选择是,不能用Excle不是关系型数据库结构来否点,这个观点本身就值得商榷。

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 楼主| 发表于 2010-1-23 13:19 | 显示全部楼层

回复 4楼 zm0115 的帖子

我一直习惯于把普通Excel数据列表和二维的Excel数据列表称之为“平面数据结构”,具体使用多个工作表&工作簿构成的文件是否可以称之为“关系型数据库结构”,我没有研究。

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发表于 2010-1-23 19:19 | 显示全部楼层

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发表于 2010-1-23 19:29 | 显示全部楼层
有关EXCEL和ACCESS我学的都不很透彻,但觉得excel比access更上手,如果能使用excel做前台,access做后台编制出应用模块,那就可以弥补二者的不足。但一般的使用者实在是无能为力,也没有这方面的教程,希望你能帮助我们学习。

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发表于 2010-1-23 19:31 | 显示全部楼层

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 楼主| 发表于 2010-1-24 07:48 | 显示全部楼层

回复 6楼 开心萝卜惠州 的帖子

原帖由 开心萝卜惠州 于 2010-1-23 19:19 发表
access一直没有用过啊,学习起来难不难?

同属office系列的桌面软件,比较容易学的。
同excel相比,并没有增加学习难度,只是大家以及习惯了用Excel,忘记了学习Excel过程中碰到的困难和付出的努力。

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 楼主| 发表于 2010-1-24 07:49 | 显示全部楼层

回复 7楼 zhc19620430 的帖子

原帖由 zhc19620430 于 2010-1-23 19:29 发表
有关EXCEL和ACCESS我学的都不很透彻,但觉得excel比access更上手,如果能使用excel做前台,access做后台编制出应用模块,那就可以弥补二者的不足。但一般的使用者实在是无能为力,也没有这方面的教程,希望你能帮助我 ...

基础的知识可以到office ongline去学习,也有专门的Access论坛

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 楼主| 发表于 2010-1-24 07:58 | 显示全部楼层
原帖由 tahelin 于 2010-1-23 19:31 发表
access 教程 好少!!!

入门级的教程在office online上面较多,分Access2003和2007两个 版本,另外,VeryCD.com上也可以搜索到很多
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