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推荐:用EXCEL填写报表时的15种不良习惯

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发表于 2004-6-21 14:30 | 显示全部楼层 |阅读模式
<P>用EXCEL填写报表时的15种不良习惯:</P>
<P>引子:本人从事总部的数据分析工作,每月要收集审核数十家分公司的EXCEL报表,发现填报人员真是各显神通,方术林总,归结起来大致有以下数种(本文仅代表个人观点。信则有,不信则无):</P>
<P>1、报表文件名称、报表题目、表头不完整或语意不确切(多在时间、主体和报表内容等方面);</P>
<P>2、报表布局、数据项目顺序不合理;钩稽关系不明确甚至错误;</P>
<P>3、数据缺失、漏填漏报;忘记注明金额单位、报表期间和制表人等项目;</P>
<P>4、部门名称或员工姓名出现错字、别字;</P>
<P>5、部门名称或员工姓名等项目用字每次不能保持一致;</P>
<P>6、为了美化格式或由于输入手误,字串中间、前后使用空格;</P>
<P>7、为求得格式好看,大量使用“合并居中”功能,结果可能是“以形害质”;(注意:和其他条目一样,作者意在倡导尽量少使用“合并居中”功能,而不是绝对不能使用。)</P>
<P>8、不论是文字数据还是数字数据一概“居中对齐”;</P>
<P>9、文字和数字的字体、大小和格式不合适、不统一;</P>
<P>10、行列的宽、高不统一、不适合,或是过宽,或是过窄,以至数字不能正确显示;</P>
<P>11、字体或行列使用多种颜色,且搭配失当、斑驳杂乱;</P>
<P>12、大量使用框线致使版面呆板;框线残破:时断时续,时粗时细;混乱使用不同的线型;</P>
<P>13、时间项目不按照EXCEL系统的标准格式填写,且未能保持统一;</P>
<P>14、标点和符号全角、半角不加区分混合使用(如左右括号的输入;“-”、“—”、“——”不分);</P>
<P>15、公式计算结果如为错误值符号,一概保留,不加以清除;使用链接公式后,不断开链接将其转换成数值。</P>
<P>————————————————————————————
Excel合并单元格,一个让你吃惊的BUG!
http://blog.sina.com.cn/s/blog_5488e3a901009mvp.html

关于合并单元格的问题,我们可参考一位洋人的观点和解决办法:<A> </P>
<H3>Align Center</H3></A>
<P><U><EM><FONT color=#ee1111><B>Okay, I'll admit it... I hate merged cells.</B></FONT></EM></U> <U><B>They create all sorts of problems adding/deleting columns, filling down, etc. But it can look nice to have text centered across a range not just a single cell.</B></U> Luckily, Excel provides the rarely used <CODE>Align Center</CODE> formatting option. This macro provides easy access to toggling the alignment formatting across all selected cells... but that's not all... :-) it also centers the contents of a single cell if that is all that is selected.</P>
<P>“Okay,俺得说俺忒不喜欢合并单元格。它们会在添加、删除列以及自动填充等等情形下带来诸多问题。但使文字跨区域居中确实又是很美观的......”</P><PRE>' Toggles Align Center
' Copyright under the GPL by Mark Grimes
' Keyboard Shortcur: Crtl+Shift+A
'
Sub mgCenterAlign()
    If Selection.count = 1 Then
        With Selection
            If .HorizontalAlignment = xlHAlignCenter Then
                .HorizontalAlignment = xlGeneral
            Else
                .HorizontalAlignment = xlHAlignCenter
            End If
        End With
    Else
        With Selection
            If .HorizontalAlignment = xlCenterAcrossSelection Then
                .HorizontalAlignment = xlGeneral
            Else
                .HorizontalAlignment = xlCenterAcrossSelection
            End If
        End With
    End If
End Sub
</PRE>
<P>


——————————————————————————————————————————</P>
<P>附贴1:
----------------------------------------------------------------------------------------</P>
<P>以下是本人多年使用EXCEL的几点心得认识,望与初学者共享。</P>
<P>一、尽量多掌握几个实用的快捷键:
    如:
                Ctrl+~ 公式文本和计算结果切换键;
                Ctrl+; 当前日期输入键;
                Ctrl+' 上行内容复制键;
                Ctrl+几个方向键—— 区域定位键;
                Alt+= 自动输入求和公式</P>
<P>   论坛中此类发帖可以牛毛计数,大家似应选择记忆和使用为上。</P>
<P>  (有关快捷键:<a href="http://club.excelhome.net/viewthread.php?tid=55629" target="_blank" >http://club.excelhome.net/viewthread.php?tid=55629</A>)</P>
<P>二、有效率地操控和管理工作界面</P>
<P>1、用好几个极为有用的窗口命令:</P>
<P>    用好“窗口/窗口冻结”和“窗口/拆分”命令,这样可以使同一工作表的相距很远的区域呈现在同一屏幕中,从而使得同一工作表间的数据交流(主要是剪切拷贝粘贴等操作)和数据参照变得十分方便和直观;</P>
<P>    用好“窗口/新建窗口”和“窗口/重排窗口”命令,这样可以使同一工作簿中的不同工作表呈现在同一屏幕中,从而使得不同工作表间的数据交流(主要是剪切拷贝粘贴等操作)和数据参照变得十分方便和直观;</P>
<P>    用好“窗口/重排窗口”命令,这样可以使不同工作簿中的工作表呈现在同一屏幕中,从而使得不同工作簿间的数据交流(主要是剪切拷贝粘贴等操作)和数据参照变得十分方便和直观;</P>
<P>2、使用“显示比例”(自定义比例很重要)命令,缩小比例会使得工作界面尽可能处于一个屏幕之内,放大比例则会便于输入和查看。</P>
<P>3、使用隐藏行列命令或极度缩小行高列宽,使得工作界面尽可能处于一个屏幕之内,以便于参照和录入数据。</P>
<P>4、用好工作表标签快捷菜单,便于浏览和选取工作簿中所有的工作表表页;</P>
<P>三、用好状态栏快捷菜单,有时“计数”和“计数值”两项是很有用处的;</P>
<P>四、用好“名称”定义,这在查找区域、公式和编程引用时非常有益;</P>
<P>五、用好“组合工作表”命令,这样批量操作和录入工作表是很方便的。</P>
<P>六、用“自动筛选”命令批量进行列内容清除和行删除(注意:此时忌讳对筛选出的行进行大块连续区域的粘贴和进行拖动鼠标在列内的复制操作,因为筛选后的行不一定是连续的)。</P>
<P>七、有关报表单元格格式设置的进行顺序:两个原则:一先设置大的、要求格式同一的连续区域,再用Ctrl键选取小的、零散的区域设置格式;二是最后画框线原则。</P>
<P>八、Excel除了提供按列排序功能外,也提供了行排序命令。</P>
<P>九、Excel提供按自定义序列排序功能。</P>
<P>十、“数据透视表”是EXCEL之最精华功能,望大家尽早接触学习。论坛中鼓吹“数据透视表”最劲者当属老夏前辈,本人受其感召颇巨。关于数据透视表的使用请参贴——<B>《Excel数据透视表使用方法精要12点》</B><a href="http://club.excelhome.net/viewthread.php?tid=50735" target="_blank" >http://club.excelhome.net/viewthread.php?tid=50735</A></P>
<P>----------------------------------------------------------------------------------------</P>
<P>附帖2:
----------------------------------------------------------------------------------------</P>
<P>关于报表模板保护的深入做法:

1、保护工作表(隐藏公式达到保护目的);
2、保护工作簿(保护结构);
3、隐藏非报表区域(hidden)、锁定PageDown键(以免其下翻到已经隐藏的非报表区域);
4、锁定滚动区域(ScrollArea);
5、锁定鼠标及键盘的选择操作(SelectionEnable);
6、取消复制、剪切和粘贴功能。复制和粘贴操作会解除工作表保护,粘贴可以冲毁数据有效性设置;
7、独占式打开报表模板文件;
8、数据有效性的处理:包括系统提供的设置“数据有效性”功能和用VBA自行编写的具有数据有效性检查功能的代码段,如一个区域只能输入数值型数据;
9、必填项目的完整性检查;
10、采用能规避错误值的方法编写公式。</P>
<P>如果能综合运用这些方法,应当说就形成了相当全面、严谨和先进的报表模板的保护方法体系,加以简洁明快、友好的界面,实用全面又轻重有序的报表项目,明确的概念、关系,具有一定前瞻性(弹性的、能在相当长时期内保持稳定不变),那末制作出来的报表模板肯定不会很差。


报表模板保护工具的初步窗体:
</P>
<P><img src="attachments/dvbbs/2004-8/200481817041268.gif" border="0" onclick="zoom(this)" onload="if(this.width>document.body.clientWidth*0.5) {this.resized=true;this.width=document.body.clientWidth*0.5;this.style.cursor='pointer';} else {this.onclick=null}" alt="" />

附帖3:</P>
<P>再话EXCEL文件的“安全保护”途径(这同时也是一个如何使自己的文件更霸道,更不友好的问题):</P>
<P>1、设置文件的“打开”和“修改”权限口令;
2、保护工作表;
3、保护工作簿;
4、隐藏:通过隐藏EXCEL对象如行列、工作表、通过使用字体、背景图片和颜色、通过数据自定义格式等方法达到隐藏信息的目的;
5、VBA工程加密或置为不可查看;
6、用VBA代码编写需要输入用户名和口令的登录窗体;
7、使文件有打开次数的限制;
8、使文件有寿命(有效期);
9、使用时创建日志文件;
10、文件独占性设置;
11、定制某些命令特别是如复制、剪切和粘贴等动作命令不能使用;
12、“篡改”EXCEL“门面”:使其看不出是EXCEL为最绝者;
13、大量使用让人发蒙、头大、抵触的数据透视表呈现数据。</P>

[此贴子已经被作者于2004-9-23 12:53:39编辑过]


[ 本帖最后由 FENGJUN 于 2009-2-26 07:59 编辑 ]

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发表于 2004-6-22 09:51 | 显示全部楼层

、不论是文字数据还是数字数据一概“居中对齐”;

不明白这一条为什么是不良习惯,我就有,请解惑,谢谢

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发表于 2004-6-22 16:05 | 显示全部楼层
个人觉得数字数据应该右对齐,这样数字大小就能一目了然。

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 楼主| 发表于 2004-6-22 16:23 | 显示全部楼层
以下是引用roola在2004-6-22 9:51:00的发言:

、不论是文字数据还是数字数据一概“居中对齐”;

不明白这一条为什么是不良习惯,我就有,请解惑,谢谢

信则有,不信则无吧。
[此贴子已经被作者于2004-6-22 16:25:11编辑过]

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发表于 2004-6-22 16:58 | 显示全部楼层

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发表于 2004-6-22 22:03 | 显示全部楼层

单元格合并最好只用在表头设置,数据内容要尽量少用。

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发表于 2004-6-23 09:04 | 显示全部楼层

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发表于 2004-6-23 09:49 | 显示全部楼层

合并单元格为什么要少用?说个理由.

不明白!不要只说坏习惯而没有理由!!

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发表于 2004-6-23 10:36 | 显示全部楼层

个人觉得公式,图表的应用是EXCEL最具潜力的地方,(当然图标也可以算是高级公式)

而合并单元格会影响公式,名称,不是说用了合并单元格就不能用公式,而是用了之后增加了复杂性,

即使对高手而言也会增加了出错的概率。比如说很多操作遇到合并单元格就会报错,你是愿意去深究原因呢,还是简单的不用合并单元格呢。

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发表于 2004-6-23 11:02 | 显示全部楼层
以上我经常都是这样,看来现在要改过来了.[em08]
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