利用邮件合并功能分发工资条教程

浔人

或者你退出WORD，再试试，如果是刚刚装好，WORD没有推出的话。

jqinfo

原帖由 浔人 于 2009-6-5 15:04 发表
或者你退出WORD，再试试，如果是刚刚装好，WORD没有推出的话。

退出过了，而且按照老经验还重启了一次，结果还没用。

浔人

或者你把附件传上来看看。

yanboo

利用邮件合并功能分发工资条教程
邮件合并是WORD的一个很实用的功能。此功能可以利用WORD设计固定的格式，取特定的数据源（实际是数据库文件），按每条数据生成一份固定格式的WORD文件，例如工资条53个人，利用邮件合并功能可以自动生成53个含对应信息的53个WORD文件。同时结合OUTLOOK就可以实现将工资单的每条记录（当然是按人了）发到对应人的电子邮箱，这样既简单，保密性又好，可以解除很多朋友此类问题的烦恼。（经常在论坛上看到，工资条如何加密啊，如何只让每个人看到自己的信息等等.......实际上EXCEL不管如何加密，大家都有破解的强大动力，利用EXCEL加密功能处理此类问题可以说是不可取的.)

       邮件合并功能其实很简单，看我示范：

1、启动WORD，新建文件，设计工资条通知的格式，我的例子是超精简的，大家看得明白就可以了，俺做的效果是这样的：

    您09年3月工资明细如下：
     姓名：
     应发：
     实发：

2、打开数据源，如果找不到此菜单，就在WORD的菜单 工具---信函与邮件   勾选“显示邮件合并工具栏”  

   邮件合并工具栏.png (5.51 KB)

2009-5-16 12:08

3、把工资条信息链接到WORD里

   3.1  打开数据源

        点击“打开数据源”， 找到存放工资表EXCEL文件所在的文件夹，选取此文件，和工资表对应的表页，然后 “ 打开 ”；这样就建立了WORD的数据源的数据链接关系了；

   3.2  将工资的明细信息插入到对应的位置
     点击“插入域” 分别选取 姓名、应发 、实发 插入到对应位置，效果如下：

        您09年3月工资如下表：
        姓名：«姓名»
        应发：«应发»
        实发：«实发»   

         或者是这种效果：（这是有个“查看合并数据”的切换键，一种是查看合并数据，如上表效果，是书名号括着字段，«姓名»；或者是按条查看信息，就是显示字段的值：如： 姓名：姓名1；

     您09年3月工资如下表：
     姓名：姓名1
     应发：111
     实发：111     

       这时 同时可以看到    分条信息的框框.png (1.02 KB)

2009-5-16 12:08   这可以看到WORD总共取了多少条记录，可以检查下，看取得数据源有没有问题。

    这样数据链接就取好了，可以通过上面的条目框框，向前查，向后查，也可以查看某条具体的信息了。

  4、  发送邮件
   
       点击“合并到电子邮件”，会出现一个对话框，填入收件人，选取EXCEL文件的邮箱地址（示例里是空的，实际运用时时需要先填好的），然后加上邮件标题，默认的全部记录，点发送，所有的记录就会按照邮箱地址分别发到各人的邮箱里了。

     好了，这样就完成了。由于此功能是只发送了各人自己的信息，就不存在泄密问题了，实际操作可以说是很简单的。

yanboo

谢谢楼主！楼主真是太好了！。。。这个帖子很好，共同学习一下。。。。。

520zzdan

受益匪浅
谢谢楼主
说点题外话，ms垄断跟我这样的小市民没关系  俺一边舒舒服服用盗版，一边谢谢盖茨弄了这么多好用的软件出来。不过国外的巨头确实太厉害了，继续这么发展下去，第三世界的国家永远都翻不了身，各式各样的剥削伎俩层出不穷。虽然我个人不买MS的正版产品，但是企业、政府交的学费太多了，而且归根结底还是全体小老百姓的血汗钱。

浔人

可以与OUTLOOK竞争的软件还是满多的

所以他们就跟WORD和EXCEL捆绑在一起

这就是典型的不正当竞争

slim9189

谢谢！ 学习了。

mapengcheng

学习学习 谢谢

f_a_hayek

有一个问题，数据格式如何修改。
我是以Excel文件作为数据源的。
在Excel中取了小数点后两位，但是导入到Word后就变了。