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[原创] 【技巧分享】怎样在每一页末添加“本页小计”和“累计”并自动分页?

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发表于 2018-5-22 17:49 | 显示全部楼层 |阅读模式
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本帖最后由 ggmmlol 于 2018-5-22 18:22 编辑

每一页末添加“本页小计”和“累计”并自动分页,这是一个比较常见的应用需求。
那么,怎样快速地在每一页末添加“本页小计”和“累计”并自动分页呢?

论坛中曾有用EXCEL的“排序”功能来快速为每个“工资条”增加空行的例子。
同样地,我们也可以使用“排序”的方法,为每页末尾添加“本页小计”和“累计”。

本贴将通过一个具体示例,演示达成上述目标的技巧。

本例中,要求实现:
1、除标题行以外,每页包含20行数据,需要:①添加一行“本页小计”和一行“累计”,②并自动分页;
2、对表格的J、Q、R列(第10、17和18列)的数据,使用公式计算出“本页小计”和“累计”值。
3、要求保留表格中的原有公式。


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 楼主| 发表于 2018-5-22 17:55 | 显示全部楼层
下面的附件,包含原表格和完成的效果表。
感兴趣的朋友,可以先测试一下能否自行完成。
自动分页小计累计.rar (24.06 KB, 下载次数: 296)


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 楼主| 发表于 2018-5-22 17:56 | 显示全部楼层
问题分析:               
第1项:
从要求可以得知,每页除了标题行以外,剩余的行数固定为22行(除了最末页)。当允许调整行高的情况下,很容易做到每22行数据自动分页,第②小项可以解决。
因此,问题的关键是“每20行添加2行”,这与“工资条每1行数据添加1个空行”的问题,两者的性质完全一致,可同样用“排序”方法解决。

第2项:
“本页小计”,因每页有20行数据,因此是对其前20行求和,“累计”,则中对数据的第1行到其前一行的数据求和(需要剔除其中出现的“本页小计”和“累计”项的对应值)。普通的求和函数SUM不能满足要求,但用条件求和函数SUMIF可以解决,但使用分类汇总函数SUBTOTAL更方便。

第3项:
前2个要求的解决办法,并不需要改变表格中原有的公式。所以,该项要求自然是满足的。

技巧操作的实际步骤:
1、在“页面设置”中,添加“顶端标题行”,设置打印区域;
2、在“分页预览”视图中,调整数据行的行高,使每页恰好容纳22个数据行;
3、回到“普通”视图中,用公式做辅助列,计算出每个数据行所在的页码,以及最大页码值n;
4、在表格数据最后一行下方填写“本页小计”和“累计”和相应公式,同时连续复制n次,其辅助列的页码值依次填充为1、1、2、2……n、n。
5、按辅助列的页码值的升序对数据区域排序。
6、修正最后一个“本页小计”的公式的引用区域。(因为最后一页一般不会恰好有20个“数据行”)
7、按Ctrl+P键,预览上述步骤的成果。

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 楼主| 发表于 2018-5-22 17:58 | 显示全部楼层
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图解:

1、调整行高,使每页恰好容纳需的行数:
1每页行数.png


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 楼主| 发表于 2018-5-22 17:59 | 显示全部楼层
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2、用辅助公式计算页码
2计算页码辅助公式.png


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 楼主| 发表于 2018-5-22 18:01 | 显示全部楼层
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3、为“本页小计”添加公式:

3本页小计的公式.png

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 楼主| 发表于 2018-5-22 18:03 | 显示全部楼层
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4、“累计”项的公式:

4累计项的公式.png

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 楼主| 发表于 2018-5-22 18:05 | 显示全部楼层
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本帖最后由 ggmmlol 于 2018-5-22 18:07 编辑


5、按页码数,把小计累计复制n份,并在辅助列中填充相应的页码值:

5小计累计复制n份.png


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 楼主| 发表于 2018-5-22 18:08 | 显示全部楼层

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 楼主| 发表于 2018-5-22 18:09 | 显示全部楼层

7、修正最后一项“本页小计”的公式:

7修正最后一项的公式.png


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