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[原创] 智能到让你惊叹、强大到足以让分列功能和文本函数下岗的“快速填充”

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发表于 2015-8-3 11:21 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 龙逸凡 于 2015-8-4 09:49 编辑

让文本函数和分列功能下岗!
——“快速填充功能深入研究
作者:龙逸凡(《“偷懒”的技术:打造财务Excel达人》作者)
“快速填充”是Excel 2013版中新增的功能,仅从名字来推测,大家可能觉得这只是一个和“自动填充”差不多的功能。实际上,这个功能非常智能、非常强大,智能到让你惊叹、强大到足以让分列功能和文本函数下岗。不信?请看操作演示:
1、提取数字和字符串:
1、提取.gif
2、整理数字和日期:
2、整理数字和日期.gif
3、处理数字:
3、数字处理.gif
4、字符串操作:
4、字符处理.gif

下面是详细的图文教程:
一、“快速填充”的定义
Excel帮助是这样解释“快速填充”的:
基于示例填充数据。它通常在识别数据中的某种模式后开始运行,当您的数据具有某种一致性时效果最佳。
这个解释用直白的话来翻译,就是“有样学样”:假如你要对某一列或某几列的数据进行特定的文本操作,只要给它一些示例(数据规律比较明显的情况下,一个示例就够了),Excel就会自动拿示例和原数据进行对比,分析出数据处理的模式、规律,然后按照此规律处理剩余的数据。
先举一个例子以帮助理解,如下表:
01、提取字符串.png
B列职员字段姓名前有员工代码,现要将代码和横杠删除,将职员字段的姓名提取出来。可以这样操作:
在D4单元格输入B4单元格中的姓名“刘一”,然后在D5单元格输入“陈二”,此时Excel根据这二个示例分析出数据处理的模式,识别到你要提取B列“职员”字段中的姓名,就会将职员字段其余记录中的姓名提取出来,作为处理建议显示出来,此时只要敲回车键即可接受建议。


二、“快速填充”的使用方法
在应用“快速填充”时除了上面示例中介绍的方法,还可先选中示例单元格下的任一或全部单元格,然后按以下操作:


  • 单击“开始”选项卡 > 在“编辑​​”组中 > 单击“填充​​” > 单击“快速填充​​”;
  • 单击“数据”选项卡 > 在“数据工具​​”组中 > 单击“快速填充”​;
  • 快捷键Ctrl+E;
  • 选中示例单元格,拖动填充柄往下填充,然后在“自动填充”选项中选择“快速填充”;

三、“快速填充”的功能
通过龙逸凡的学习和探索,总结出“快速填充”至少有以下功能:


  • 对数据进行文本操作

文本操作包括:删除、增加、提取字符等。并可将处理后的文本(数字)设置为和示例一样的格式。


  • 可合并记录的不同字段

可将同一记录的不同字段连接拼结在一起,甚至可将其中某个字段中记录的一些字符提取出来再与其他字段连接拼结。


  • 可将自定义格式所显示的值转化为实际的值
  • 可转换字母的大小写

四、“快速填充”的应用案例
为了帮助理解,下面举一些应用的案例讲解前面介绍的功能:
1、提取字符串中的数字
02、提取数字.png
比如上图,如果要将字符串中的数字提取出来,由于原数据缺乏规律,无法使用LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函数来截取,只能使用类似下面的复杂公式:
=LOOKUP(9E+307,--MID(B4,MIN(FIND({0;1;2;3;4;5;6;7;8;9},B4&1234567890)),ROW(INDIRECT("1:"&LEN(B4)))))
但是,使用“快速填充“功能来提取,却是非常简单的(操作步骤不赘述,参见前文使用方法部分)。
更复杂一点的,如下图,要分别提取出规格、长度、数量,由于数据没有明显的规律(淡蓝色的单元格为不规则数据),无法使用文本函数公式提取,而使用“快速填充”来提取却非常简单!
03、提取数字.png
2、提取职员的姓氏并与职位合并
04、提取并合并.png
3、提取身份证号码中的出生日期
05、提取身份证的出生日期.png
首先将C5单元格格式设置为“yyyy/mm/dd”的日期格式,然后在C5输入B5单元格身份证的出生日期“1950/6/10”,回车后,然后按Ctrl+E键快速填充。发现给出的建议不准确,需要修改三个示例后,快速填充的结果才正确。
也可用于提取日期中的月份:如上图中的F5:F13。
4、给数字/字符串添加字符
“快速填充”除了能提取字符串中的部分字符,还能往字符串中添加其他字符,比如下图,要在编码每二位之间添加横杠,再也不用函数来拆分、添加横杠了:
与前面的案例一样,本例需要给出三个示例,快速填充的结果才是正确的。
06、添加字符.png
除了在中间按一定规则添加字符,还可在前后添加文字,如上例C5单元格改成:金额603565元。
5、将已有的多个数据列合并为一列
07、合并为一列.png
如上图将职员、性别、职位三个字段连接,中间用逗号分隔。“李四”那条记录由于未填列性别,会显示为“李四,,经理”,只需将其改为“李四,经理”即可,其他类似的记录也会随之更改。
6、将不规范的数字转换为标准格式
08、整理不规范的数字.png
如上图,B列的数字是从其他系统中导出,数字中间含有逗号,末尾含有不可见字符,对这种不规范数字,我们一般使用查找替换或者复制到word再复制粘贴回表格的方法来转换。在Excel 2013中更简单,可以在D5单元格输入规范的数字“25000000”,然后使用“快速填充”将B列其他不规范数字转换为标准的数字。
另外,还可以使用“快速填充”来将数值型和文本型数字进行互换。也可在数字前添加前置零。需要注意的是:进行转换时,应将示例的单元格先设置为相应的格式(文本、常规),再输入示例,然后进行快速填充。
09、转换数据类型.png
7、将不规范的日期转换为标准格式
10、整理不规范的日期.png
8、将数字截尾取整或去整留尾
还可利用“快速填充”舍尾去整,也可去整留尾,去整留尾时需要先将示例单元格设置为文本格式。快速填充完后再转为数字格式即可。
11、截尾去整.png
9、将数据转化为显示的值
“快速填充”还有一个实用功能:将数据转化为显示的值,我们可以利用此功能将数值转换为所显示的精度、自定义格式显示的值,比如下图B5:B18单元格实际的值都是123456789.56,只是通过自定义格式显示为其他值。我们通过“快速填充”可将B列的数据转换为显示的值。
12、将数字转换为显示的值.png
10、     将数字放大或缩小10倍、100倍
使用“快速填充”可以去掉数字中的小数点,也可将小数点的位置前移后移,因而我们可利用此功能,将数字放大或缩小十的N次方倍。由于是通过移动小数点位置来放大或缩小,因而,常规格式的整数,由于无小数点的,数字不会自动扩大缩小。我们可以先将源数据格式设置为“0.00”的格式(保留二位小数,无千位分隔符),然后F5和G5输入示例,示例也设置为“0.00”的格式,再应用“快速填充”。
13、放大或缩小数字.png
11、     调换字符串的顺序
14、调换顺序.png
12、     转换字母的大小写
可将字母的大小写进行互换,如下图:
15、将字母转换为大写.png

五、注意事项
  •   源数据没有明确规律时,“快速填充”给出的结果容易出错。
  •   当“快速填充”的结果不准确时,需要提供更多的示例,这样能提高准确度。
  •   在数据区域的相邻列内才能使用“快速填充”,不只是数据区域右边的列才能使用,左边的列也可以。
  •   示例不一定非要在前面一二行,只要在数据区域旁边列的数据区域所在行的范围内。比如转换大小写的例子,只要在D5:D15区域任一单元格填写示例均可快速填充。
  •   当源数据变化时,快速填充的结果不会随之自动更新。
  •   所有的功能是可以自由组合的。

比如以转换大小写的示例为例,即可将字母转换为大写,还将姓、名拆分与拼音组合合并。
16、功能的组合.png

欢迎大家一起跟贴探讨,共同研究“快速填充”的其他妙用。
也欢迎加入QQ群171824249探讨交流用Excel偷懒的技巧、心得。

点击下载示例文件:
快速填充的深入研究.rar (29.46 KB, 下载次数: 208)

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