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嗯,电子表格不能随意设计,有些可能会给后续的工作造成困扰.我想到有一些,希望大家一起补充并完善.
按照功能划分,有两种表格:打印表,数据表.打印表的规范性要求可以降低,数据表的规范性要求更高.当然也可以是一张打印表,一张数据表,然后打印表对数据表进行引用.
以下为数据表的规范性要求:
1.不要用合并单元格.
合并单元格给公式的拖拽,排序等操作带来意想不到的麻烦.
2.合计功能
大部分表格将合计放在了尾hang2(这是一个屏蔽词 ),我的建议是放在2行(首行是表头).
好处在于:使用统一的sum公式(从3到65535).
只不过,当中插入一行,好像问题也不大,sum公式会自动加1,计算结果也正确...
另一个例子,数据透视表的辅助公式,建议放在表格的左边.因为透视表的宽度有可能发生大幅度的变化,导致右边的公式被覆盖,放在左边就不会有问题了.
3.内容统一
每列数据一个表头,若干数据.确保结构统一.可以使用筛选,分类汇总等功能获得带有合计的表格,但不要在制表的时候仿照它的样式,把"合计"插在表格的中间位置.这种东西最终会把表格的使用者给害了.
4.行与行之间、列与列之间不要有隐藏行或有隐藏列(末尾做辅助列,然后隐藏起来没关系).这一点我自己做的不是很好...辅助列总是胡乱插,呵呵...
5.字与字之间及每一个字前后都不要有空格，即信息库中所有填写内容都不要有空格
6.尽可能的使用"可拖拽公式".由此需要而设置相对引用,绝对引用,混合引用.
使得表格功能扩展的时候变的容易.往往只需要复制粘贴就能完成操作.平时养成这样的习惯,不会有坏处;如果做不到公式可拖拽,多提问也可提高自己.
7.严格遵守时间,日期格式的输入规范.有时候时间格式参与运算,规范化很重要!
8.慎重使用数组公式.数组公式几乎都涉及海量运算,但也有办法化简运算量.用的时候要慎重,尤其是数据条数上万的情况下...
对于countif和sumif这样的函数,需要选取范围的,计算速度也很慢.必须要用的时候,要想办法化解,比如,缩小选择范围(在不影响结果的情况下),选择性粘贴,仅保留结果,都是不错的方法.
9.使用统一的表格样式.
比如各部门的考勤计划表,由人资设计,下发,各部门填写完成后收回,对于统一的样式,可以方便的合并,集中处理.
10.不同属性的数据不要放在一起.你将它合起来非常容易,使用&连接就可以了,但分开就困难的多.
比如:中英文名称.
比如:单位:20元/斤,把它分到4个单元格当中:20 元 / 斤.
11."只输入一次"原则
数据只输入一次,需要的时候对其引用,而不是再次输入相同的内容.
比如我的一个麻将统分表格,将底分单独抽出,然后别的单元格对其引用.如果想修改规则,只需改变这个单元格的值,所有的问题一并解决了.
12.关联你的打印表与数据表.
利用index,offset等函数,关联数据与打印表.
http://club.excelhome.net/thread-503839-1-1.html
这里有个员工证打印的示例.
制做n多个看起来一模一样的表格,然后一张张的打印,这种事情,我以前也不是没干过.
从中引出的一个大原则:凡是重复性的工作,一定有改良的方法.
13.改变"一日一表"的习惯
一个月31天,就在一个xls文件内建立31张工作表...初学者只会用这种方法解决问题,那是没办法的事情.现在我已经不那么干了.
EXCEL有个好东西叫做"数据透视表",你现在还不会,没关系,帮你的人会就行,但如果你做的是"一日一表",他们会让你先合并,否则绝不救驾,呵呵...当然,这里所说的全部问题都是一样的——如果你不将其规范化,没人肯帮你.
14.养成EXCEL制表的好习惯,改掉WORD制表的恶习.
包括一些没有框线的,看起来像表的,也用EXCEL来制做,比如一个菜牌,餐饮菜单那样的东西.格式调整的时候很容易实现批量化,WORD就够呛了.
15.仅用颜色来区分数据,必须避免.
修改单元格颜色,仅仅是辅助标记,但你想指望颜色来对数据进行处理,必须掌握vba才能实现.这会把简单的问题弄复杂,即便求助也不见得有人搭理(这里所列的规范,任何一条未遵循,都不会有人乐意帮忙解决后续问题的)
当然了,在表格里面使用不同的颜色,还是许可的.
16.避免引用其它工作表的数据.
我不知道这条该不该作为规范,但由此引发的问题是有的.比如把工作表发给别人,打开的时候总会提问是否更新,这些都让人不爽.
17.避免太大的数据增量.
就是说,您该用数据库软件,而不是EXCEL了...
18.使用一致的名称.
比如一个学校的表格,班级列,一会儿用"二班",一会儿又变成"2班",搞到后面会晕死的.
19.避免同名现象.
花名册存在同名的,可以做一个同名检查,比如
http://club.excelhome.net/thread-498225-1-1.html
其实也可以忽略这个问题,但必须有替代品,就是唯一的编码,比如工号,身份证号码(比较长,一般不用).有唯一的工号,就可以不做同名处理了.
某些查找函数,可能需要先消除重名的情况吧?话说回来,一般会用唯一的工号来处理数据,这也避免了重名带来的麻烦.所以这一条可能不需要严格遵循?
20.避免无规律的中英文标点符号混在(全角字符和半角字符).
字符串里面,有的是(付),有的是（付）...
看上去差不多吧,一个是英文标点,一个是中文标点...这会造成预料之中的麻烦和意想不到的困扰...
21.请勿滥用换行功能Alt+回车
打印表用这个功能问题不大,数据表就不要这样了.
http://club.excelhome.net/thread-631812-1-1.html
这倒是提供了一个解决问题的方法,但如果大量的这种单元格,要怎么处理呢?
22.数据腰斩...
做的一些打印表,由于列数太少,于是就把数据折断,在纸上的空间利用率的确是高了,但是这样的表要是拿来运算,就还要再次合并.量少还能手工处理,量大也是个体力活啊...
示例:
http://club.excelhome.net/thread-632402-1-1.html
嗯,只能说,这不太规范,还好处理难度一般也不会很大.
23.用公式进行拖拽,可以避免出错.
遇到过公式掌握欠佳的同事,公式是单独输入的(实际上可做成拖拽输入),两个不同的表,数据完全相同,可结果就是错的.
补充前面的,但又不一样的,就是,规范化的表格,公式应该由拖拽形成,量越大,对此操作的要求越高,否则极易出错.完全由拖拽现成的公式组,你只要有2个数据计算是正确的,即可确保全部结果都正确.
各位继续补充,谢谢.
下列内容为引用
http://club.excelhome.net/thread-438174-1-1.html
在EXCEL的使用中养成良好的数据处理习惯
一、尽可能尝试按照以下规则设置数据库格式：
1、所有“相同事件”都储存到同一个工作表中；
2、每个事件占工作表的一行；
3、工作表的第一行是标题行；
4、工作表的数据源中无合并单元格或空格，数据之间无空行或空列；
5、工作表中的字段名称不重复，字段名称应简单而具有良好的标识作用；
6、数据的储存不混淆于数据的使用。工作表的数据库存储设置只需要将“事件”完整记录下来，而不需要“看起来像报表”。
7、采用计算机认同的数据格式，如日期格式应采用2009-5-23等，而不采用2009.5.23。
8、做到了以上各项原则，只要掌握了Excel的几个基本函数，就可以比较好的进行数据管理了；反之，即使有很高的水平，也管理不好数据。对数据库的字段设置，是最基础的水平。
9、如果感觉对数据的管理难度太大，通常是因为数据库的字段设置不合理。
二、不将不同的表放入同一个工作表中。
三、恰如其分的估算是否适合使用EXCEL，对数据量特别大达几万条以上的建议使用数据库，对文字多需要进行大量文字编排的建议使用WORD。
四、对数据量大，操作步骤多，数据源复杂，特别是针对有重要数据的，在执行数据分析与处理后，应进行抽查或对结果进行检查，抽查为随机，但一般包括前、中、后及有特殊格式的数据条，对结果的检查应采取不同的方式进行（如对总计或总和进行检查），避免检查思路与操作思路一致。
五、对数据进行分析处理时应建立副本（不在同一工作薄）进行操作，不破坏原始数据。
六、对数据分析处理时在进行多个操作步骤后应保存，避免死机等意外情况后一切又从头再来。
七、对数据分析处理时在进行多个操作步骤后应建立副本备份，一般可在同一工作薄中，同时副本的工作表名应容易识别步骤进展，否则在第五条中的保存操作执行后发现前面步骤的处理有问题时不能撤销前面的操作而导至从头再来。
八、懒人原则。要认同EXCEL一定会有好的方法供我们使用，尽量采用简单易行的操作方法（即便多几个步骤）达到目的，不推荐使用极其复杂的操作一步到位（学习时除外），因为EXCEL的宗旨即是减轻我们的工作量。
九、重要数据即时备份。
十、报表如仪表原则，报表在直观、易用和容易理解的基础上还应美观而赏心悦目。
以上内容部分参考了LangQueS的《简易的数据管理.xls》
[ 本帖最后由 拼音佳佳 于 2010-12-30 16:20 编辑 ]
补充内容 (2014-5-28 13:38):
补充第24条:请习惯于做"流水账".因为流水账可以很方便的使用数据透视表功能.举个例子:
http://club.excelhome.net/thread-1125175-1-1.html
表的结构可改成:年份,月份,客户,产品,数量,然后罗列下来做成流水账...
补充内容 (2019-7-18 10:34):
补充:使用负数.
对于"减免,折扣,优惠"的数字,用负数.
也可以用公式,结果应当为负数:折扣=实收(850)-应收(866.6)=-16.6
有很多数字,你往下一拉,看右下角数字就够了.
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发表于 2010-9-3 10:47
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