教你WORD数据统计——初级到高级(附件在4楼）

donghan · 发表于 2010-5-29 16:02

我们经常用EXECL进行表格数据统计计算，很少用WORD表格，实际上用WORD表格也可以完成数据的基本统计，那么如何在WORD表格中实现计算功能呢？请听我慢慢道来。
初级部分：
一、WORD表格单元格的引用方法：
1、对于每一个WORD表的每一个单元格，就像每个EXECL工作表中单元格的分布位置一样，分布如下图：

WORD引用单元格的方法同EXECL方法一样，如
（1）引用第一行前三个单元格A1:C1
（2）引用第一行第一个单元格至第三行第三个单元格区域A1:C3
（3) 引用第一行前三个单元格区域和第三行第三个单元格 A1:C1,C3
连续单元格之间用冒号间隔，不连续区域之间用逗号隔开
（4)整行引用，如引用第一行1:1
（5）整列引用，如引用第二行B:B
备注：
（1）WORD中对单元格的引用始终是绝对引用，并且不用写（也不显示）$符号。
（2）没有EXECL中交叉引用格式，如：A1:C1 B2:B3，会显示错误。
（3）Word表格中单元格的命名是由单元格所在的列行序号组合而成。列号在前行号在后。如第3列第2行的单元格名为c2。其中字母大小写通用，使用方法与Excel中相同。
2、相对于当前单元格而言的引用
例如：
（1）求B1:C1单元格数据的和，假设该行只有B1和C1中有数据，可以再A1中输入公式{ =SUM(right)}，或者在D1中输入公式{ =SUM(left)}，其中right代表公式所在单元格右侧所有单元格，left代表公式所在单元格左侧所有单元格。
（2）求B2:B3单元格数据的和，假设该列只有B2和B3中有数据，可以再B1中输入公式{ =SUM(BELOW)}，或者在B4中输入公式{ =SUM(ABOVE)}，其中BELOW代表公式所在单元格下面所有单元格，ABOVE代表公式所在单元格上面所有单元格。
（3）在使用LEFT、RIGHT、BELOW、ABOVE四个参数时，它们分别表示对公式域所在单元格的左侧、右侧、上面、下面连续单元格内的数据进行计算，即数据范围是到公式域所在单元格的左侧、右侧、上面、下面的第一个空单元格的前一个单元格为止。
3、通过引用“书签“进行计算。
此方法的优点是可以在WORD的任何位置进行引用计算。
注意：
1、不在表格中的每一个数据都必须定义为一个书签。如：7 8 9 24
2、一个表格可以定义一个书签进行引用，如定义表格为Table1，则对于Table1表的运算可以如此引用：域41、11等。
二、用WORD表格进行简单的统计：
1、完全单元格的四则运算：

基本的四则运算输入法是：将光标定位在需要输入公式的单元格，按<Ctrl+F9>组合键输入{}，然后在{}内的输入法和EXECL单元格内输入法一样(不要忘记先输入=)，输入后按F9更新即可。
备注：
1、{}按<Ctrl+F9>组合键输入，不能直接用SHIFT+{}输入
2、WORD在计算时，字符、汉字、空格、真空都作为0处理。
3、如果字符串是以数字开头，则取字符串最左边的数字进行计算，如23A，计算时取值为23，但A23则为0。
4、公式中的“,”及“:”和“()”等应为半角字符。如果在中文输入状态下编辑公式，很容易导致公式错误。

2、对一行或一列求和
如果想对一行或一列求和，可以使用【表格和边框】工具栏上的【自动求和】按钮，按照下述步骤进行：
（1）单击要放置计算结果的单元格。
（2）单击【表格和边框】工具栏上的【自动求和】按钮，Word 就会自己判断进行求和，如表所示

在上述计算中，Word将计算结果作为一个域插入选定的单元格。如果插入点位于表格中一行的右端，则它对该单元格左侧的数据进行求和；如果插入点位于表格中一列的下端，则它对该单元格上侧的数据进行求和。
3、用函数公式进行常规计算：
为了方便用户在表格中执行求和、求平均值等常规计算，在Word提供了SUM等18个函数。

如上表中求每个学生的总分、单科最高分、总分最高分
（1）用菜单输入公式：
1）将光标定位在总分下面的第一个单元格，单击菜单“表格——公式”（或者单击菜单“插入——域“打开域对话框，此时默认域为=(Formula)，在域属性下面单击”公式“按钮），打开公式对话框，即可在“公式”文本框中看到”=SUM(LEFT)“(如果当前没有公式或者当前公式不是想要的公式，可以把该公式清除，保留=号，然后单击“粘贴函数”的下拉列表选择需要的函数，然后在函数的括号内写上LEFT)，如果需要设置数字格式，可以在”数字格式”下拉列表中选择适当的格式，然后单击“确定”按钮，如图：

2) 选中总分下面的第一个单元格，按<Ctrl+C>组合键复制，选中总分下面的第二、第三个单元格，按<Ctrl+V>组合键粘贴，此时这3个单元格的数值一样，按F9更新即可。
（2）用手动直接输入公式：
1）将光标定位在“最高分“右面的第一个单元格，按<Ctrl+F9>组合键输入{}，然后在{}内输入”=MAX(ABOVE)“。
2）选中“最高分“右面的第一个单元格公式，按<Ctrl+C>组合键复制，选中“最高分“右面的第二、第三、第四个单元格，按<Ctrl+V>组合键粘贴，此时第二、第三、第四个单元格的公式什么也不显示，选中这4个单元格，按F9更新即可。
（3）复制公式时应注意的事项
相对于当前单元格LEFT、RIGHT、BELOW、ABOVE四个参数复制后不需要手动更改，但对于其它情况的引用，WORD都视为绝对引用，所以拷贝公式后需要手动更改所要引用的单元格（区域）。

三、WORD中域和函数的输入法总结

我们先看上面表格里的几个公式，其中{=SUM(A1*B1, A1+B1)}结果为语法错误，而{=SUM({=A1*B1},{=A1+B1})}、{=SUM({=A1*B1}, SUM(A1:C1))}等都可得到正确的值。
输入法总结：
1、将光标定位到需要输入公式的单元格
2、 CTRL+F9插入{}，此处注意：WORD中域的所有花括号是按ctrl+F9输入的，不能用SHIFT+{}输入。
3、在{}内输入=函数( )，完成后即{=函数( )}。
4、函数的参数如果完全是单元格的四则运算(没有函数)，则该部分也要按域的型式来输入。即如{=SUM({=A1*B1},{=A1+B1})}。
5、函数的参数如果是函数、函数嵌套或者包含函数的运算，则该部分可以按域的型式输入，也可以直接像EXECL函数一样输入，即如{=SUM({=A1*B1}, SUM(A1:C1))}和{=SUM({=A1*B1}, {=SUM(A1:C1)})}都可得到正确的结果。
备注：在WORD中计算结果TURE时显示为1，FALSE时显示为0。

[ 本帖最后由 donghan 于 2010-6-3 09:26 编辑 ]

donghan · 发表于 2010-5-29 16:03

高级部分：
四、通过IF域进行判断计算
通常，有很多情况是需要我们根据情况选择不同的条件计算或者根据不同的结果显示不同的文字，在WORD中这种情况一般要用到IF域。
If域语法：{ IF Expression1 Operator Expression2 TrueText FalseText }
　　用途：比较二值，根据比较结果插入相应的文字。如果用于邮件合并主文档，则IF域可以检查合并数据记录中的信息，如邮政编码或帐号等。例如，可只发信给某市的客户。
指令意义
Expression1、Expression2：要进行比较的值或表达式(可以是书签名、字符串、数字、返回一个值的嵌入域或数学公式)
Operator ：比较操作符(其前后必须各插入一个空格)
操作符说明：
= 等于
<> 不等于
> 大于
< 小于
>= 大于或等于
<= 小于或等于
TrueText、FalseText：比较结果为真时得到TrueText，为假时得到FalseText。如果没有指定假文字而比较结果为假，则IF域没有结果
举例说明：
1、求任意年为闰年还是平年：
题目来源http://www.exceltip.net/thread-7605-1-1-11056.html

公式输入顺序如下：
1、将光标定位到1996后面的单元格
2、CTRL+F9插入域
3、输入IF
4、CTRL+F9插入域
5、输入=OR(MOD(SUM(LEFT),400)=0,AND(MOD(SUM(LEFT),4)=0,MOD(SUM(LEFT),100)<>0))
6、输入= 0 "平年" "闰年"
7、用光标选中公式，按<Ctrl+C>组合键复制，选中总分下面需要输入公式的单元格，按<Ctrl+V>组合键粘贴
8、ATL+F9 关闭（或打开）域代码。
9、CTRL+A全选，F9更新结果
结束
注意：
1、所有的花括号是按ctrl+F9输入的，不能用SHIFT+{}输入。
2、在IF后的第一个函数（最外侧的函数）前面要有“=”。
3、比较运算符号前后都要用空格分开。

2、求组织资金奖励：
题目来源http://www.exceltip.net/thread-8075-1-1-11056.html

组织的资金扣除100万后，按定期万分之3，活期万分之4计算奖励。计算奖励时应按对组织资金者有利的方法计算。参见上表表格中公式写法。

五、WORD表格的高级计算
1、仍以求组织资金奖励为例，上面的组织资金奖励公式中，如果第一个公式写好了，向下复制后，还要手动更改每个公式里面的引用单元格，如果公式少还可以，如果公式很多，会有很大的工作量，并且更改公式也容易出错，用下面的公式，第一个做好以后，直接复制到其它单元格即可。

2、把组织资金奖励下面的第一个语句进行解释：
对比EXECL公式：=IF((B2+C2)<100,0,IF(C2<100，(B2+C2-100)*4，(C2-100)*3+B2*4)) 进行解释。

1、注意域的输入法则
2、复杂的公式可以先输入内层的域，每个域都运行OK时，再将这些域组合在一起。

六、一些Word域键盘快捷键：

[ 本帖最后由 donghan 于 2010-6-1 11:14 编辑 ]

CTFuture · 发表于 2010-5-29 16:26

先顶一下，日后来学习学习。

biaotiger1 · 发表于 2010-5-30 09:03

代为上传附件

教你WORD数据统计——初级到高级.rar (82.29 KB, 下载次数: 7254)

fengbin7506 · 发表于 2010-5-30 17:30

下载学习一下，谢谢分享。

donghan · 发表于 2010-6-1 08:01

怎么感觉WORD版的人比较少呢？

youliqi · 发表于 2010-6-1 09:48

原帖由 biaotiger1 于 2010-5-30 09:03 发表
代为上传附件

725945

谢谢楼主，也要谢谢你

zhaodan1987526 · 发表于 2010-6-1 11:02

下载了，好好学习一下

donghan · 发表于 2010-6-1 11:03

本帖最后由 ExcelHome 于 2012-10-6 17:03 编辑

感谢守柔版主加精，对我是莫大的鼓励呀

hdiablo · 发表于 2010-6-1 14:07

好东西，收藏了，慢慢研究。

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