做HR不可不会之两表数据核对

xolf · 发表于 2007-7-10 22:41

本帖最后由 xolf 于 2012-7-29 16:27 编辑 
案例实景我们的口号是，简单、高效，全面提升行政办公效率。
我们工作中经常会需要比照2个表格的数据，比如身份证号码比照、银行账号核对比照、员工生日核对比照等等。这些工作很单调麻烦，但因数据很重要，比照时候告诉自己一定小心不能出错。（奇怪的是，作这个工作时，我们的自信力往往降为零，比照一次总感觉不保险，往往需要再次对着比照几遍心里面才放心。
实现方法先介绍一种快速另类方法核对两个表格数据－－－数据透视表法核对数据。
假设有2个不同时间制作的员工身份证表，新表格中有的员工身份证号码改动了，有的登记时候大意登错了（在生产制造类大企业中，几千个人每人18位数的号码……听着都头晕啊），需要核对2个表数据的细微出入。

1、设“老表”、“新表”都有2个字段，a列为姓名，b列为身份证号码（需要核对项）。如图：

老表：

姓名	身份证号
赵	120105197610120034
钱	120102196908033168
孙	120105194710011170
李	120110195903141829
周	120102681115171
吴	120102198202281164
郑	120110750515392
王	120105198303253036
冯	120105198303253036
陈	120102196301201169

新表

姓名	身份证号
孙	120105194710011170
李	120110195911141829
周	120102681115171
吴	120102198202281164
郑	120110750515397
王	120105198303253036
冯	120105198303253036
陈	120102196301201169
赵	120105197610120034
钱	120102196908033168

注：以上身份证号均为虚拟，并不是真实信息，如有雷同纯属巧合。以姓名做“主键”只是为方便示例，实际工作中保证没有重复的名子出现，是在录入数据前就应做好的工作。若遇到重名变通的方法可将同名人员编成例如“王1”、“王2”。另外“工号”就是分配给每个员工的唯一值，也是人事数据库“表”中真正的“主键”，保证工号唯一不重复。是录入人员数据首先要考虑的问题。

xolf · 发表于 2007-7-10 22:45

本帖最后由 xolf 于 2012-7-29 16:54 编辑 2、将新表数据粘贴到老表数据下面，生成“合并表”

姓名	身份证号
赵	120105197610120034
钱	120102196908033168
孙	120105194710011170
李	120110195903141829
周	120102681115171
吴	120102198202281164
郑	120110750515392
王	120105198303253036
冯	120105198303253036
陈	120102196301201169
孙	120105194710011170
李	120110195911141829
周	120102681115171
吴	120102198202281164
郑	120110750515397
王	120105198303253036
冯	120105198303253036
陈	120102196301201169
赵	120105197610120034
钱	120102196908033168

3、选中所有数据项，鼠标单击“数据”→“数据透视表和数据透视图”，按照向导一步一步生成数据透视表，如图：

4、在拖动项目时候，将姓名字段和身份证号码字段都拖动到“行区域”，如图：

5、至此，已经找到了身份证号码有问题的人员了。如图，生成双行显示的就是有出入的。仔细看一下，是不是很方便啊！

xolf · 发表于 2012-7-29 17:01

改版后一直乱码,,,今天重新编辑了能看了
奇怪乱码也有人跟帖,非水贴莫属啊...唉.

j21449 · 发表于 2007-7-10 23:24

好办法,新颖,但是我还是觉得用条件格式设置,用颜色区别方便,你说呢,

xolf · 发表于 2007-7-10 23:27

本帖最后由 xolf 于 2012-7-29 16:58 编辑

以下是引用j21449在2007-7-10 23:24:58的发言： 好办法,新颖,但是我还是觉得用条件格式设置,用颜色区别方便,你说呢,</div>

回头就说条件格式法。呵呵另外，注一下：1楼的透视表法适用于表中关键字排序不同、人员有增减的情况。（这种情况是实际工作中最常见的情况）
补上条件格式法：还是虚拟一个表格来谈这个实例：部门原来统计的时候有8个人，到年底时走了小曹和小王，又来了小辛。下面是需要比照的年初和年底的2个表单，且顺序也不一样。如图：

则，选择区域d3:d10，单击菜单“格式”设置“条件格式 ”，如图：

在弹出的“条件格式”对话框中，在如图设置。将条件为真时“格式”设置“图案”为淡蓝色，按下“确定”按钮。

结果出来了（如下图），年初表单相对于年底表单关键字段的差别用蓝色显示了。按需再核对即可：

dsp5000 · 发表于 2007-7-11 00:01

见仁见智。。。。

linux118 · 发表于 2007-7-13 18:13

楼主说的这个意思啊。？？？我想这样处理，把新表粘到旧表后面，然后排序，先按照身份证号排，在按照名字排序，（避免重名的会乱）。排好以后，在后面写公式：=IF((C1=C2)+(C2=C3),0,1)，从第二行起，一直拖到最后。如果有不一样的号码，就显示1，随便一点求和，就知道有没有错的，处以2，就知道错了几个。

701125chen · 发表于 2007-7-15 22:47

两表合并后,排序,高级筛选,选不重复筛选

lynda12 · 发表于 2007-7-17 13:32

8错,支持LZ,希望继续讲解条件格式或其他方法.

[此贴子已经被作者于2007-7-17 14:12:08编辑过]

dszh · 发表于 2007-7-17 14:53

继续讲条件格式！

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