利用邮件合并功能分发工资条教程

浔人 · 发表于 2009-5-16 12:08

邮件合并是WORD的一个很实用的功能。此功能可以利用WORD设计固定的格式，取特定的数据源（实际是数据库文件），按每条数据生成一份固定格式的WORD文件，例如工资条53个人，利用邮件合并功能可以自动生成53个含对应信息的53个WORD文件。同时结合OUTLOOK就可以实现将工资单的每条记录（当然是按人了）发到对应人的电子邮箱，这样既简单，保密性又好，可以解除很多朋友此类问题的烦恼。（经常在论坛上看到，工资条如何加密啊，如何只让每个人看到自己的信息等等.......实际上EXCEL不管如何加密，大家都有破解的强大动力，利用EXCEL加密功能处理此类问题可以说是不可取的.)

   邮件合并功能其实很简单，看我示范：

1、启动WORD，新建文件，设计工资条通知的格式，我的例子是超精简的，大家看得明白就可以了，俺做的效果是这样的：

您09年3月工资明细如下：
   姓名：
   应发：
   实发：

2、打开数据源，如果找不到此菜单，就在WORD的菜单工具---信函与邮件勾选“显示邮件合并工具栏”

邮件合并工具栏.png

3、把工资条信息链接到WORD里

3.1  打开数据源

      点击“打开数据源”，找到存放工资表EXCEL文件所在的文件夹，选取此文件，和工资表对应的表页，然后 “ 打开 ”；这样就建立了WORD的数据源的数据链接关系了；

3.2  将工资的明细信息插入到对应的位置
   点击“插入域” 分别选取姓名、应发、实发插入到对应位置，效果如下：

      您09年3月工资如下表：
      姓名：«姓名»
      应发：«应发»
      实发：«实发»

      或者是这种效果：（这是有个“查看合并数据”的切换键，一种是查看合并数据，如上表效果，是书名号括着字段，«姓名»；或者是按条查看信息，就是显示字段的值：如：姓名：姓名1；

   您09年3月工资如下表：
   姓名：姓名1
   应发：111
   实发：111

   这时同时可以看到分条信息的框框.png

这可以看到WORD总共取了多少条记录，可以检查下，看取得数据源有没有问题。

这样数据链接就取好了，可以通过上面的条目框框，向前查，向后查，也可以查看某条具体的信息了。

  4、  发送邮件

   点击“合并到电子邮件”，会出现一个对话框，填入收件人，选取EXCEL文件的邮箱地址（示例里是空的，实际运用时时需要先填好的），然后加上邮件标题，默认的全部记录，点发送，所有的记录就会按照邮箱地址分别发到各人的邮箱里了。

   好了，这样就完成了。由于此功能是只发送了各人自己的信息，就不存在泄密问题了，实际操作可以说是很简单的。

附：

1、WORD取值的小数位问题（借用purpledragoon的）：

一般做工资条使用EXCEL的数据来源，汇总金额有时数值不整除，这时可用右键点击数据，
选择“切换域代码”显示：{ MERGEFIELD "工资" }，
增加格式设置“ \#0.00” 变更结果：{ MERGEFIELD "工资"\#0.00 } （说明：小数值为两位）
再次右键选择“切换域代码”返回数据显示，（说明：这时数据还没有变化）
点邮件合并工具栏上下记录键变更一下，数据就根据设定改变了！

2、WORD设置打印区域：

http://club.excelhome.net/thread-437335-1-1.html

[ 本帖最后由浔人于 2009-7-20 12:36 编辑 ]

987654321 · 发表于 2009-5-16 12:31

介绍得很详细,也很实用,谢谢分享

wtb815 · 发表于 2009-5-16 12:44

请问楼主，我的“合并到电子邮件”怎么是隐形的怎么做才能不隐形而且可以用来发送合并的邮件？

浔人 · 发表于 2009-5-16 12:46

原帖由 wtb815 于 2009-5-16 12:44 发表
请问楼主，我的“合并到电子邮件”怎么是隐形的怎么做才能不隐形而且可以用来发送合并的邮件？

应该是没有装OUTLOOK，或者没设置好，OUTLOOK收发邮件如果正常的话，就不会了。

从这里也可以看出来垄断是怎么一回事了。

[ 本帖最后由浔人于 2009-5-16 13:26 编辑 ]

wtb815 · 发表于 2009-5-16 12:51

谢谢提醒，我来检查看看。

rip · 发表于 2009-5-21 12:05

我的邮件系统是Live Mail 和Foxmail，该如何实现最后的“邮件发送”呢？

浔人 · 发表于 2009-5-21 12:08

这个必须装OUTLOOK，WORD和EXCELl是主打，其他的打包收费，这就是微软的垄断行为之一。

ojh2008 · 发表于 2009-5-23 10:32

多谢楼主分享宝贵经验

opel-wong · 发表于 2009-6-4 23:29

谢谢分享。

jqinfo · 发表于 2009-6-5 14:57

原帖由浔人于 2009-5-16 12:46 发表

应该是没有装OUTLOOK，或者没设置好，OUTLOOK收发邮件如果正常的话，就不会了。

从这里也可以看出来垄断是怎么一回事了。

请问，我装的是outlook express,已经设置好账户，并可以正常收发邮件，也已经设置了outlook为默认邮件客户端，
为什么还是没办法选择合并到电子邮件呢？文档类型的电子邮件也是灰色，无法选择。谢谢！

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