工资汇总转工资条的多种方法

zhengrd · 发表于 2002-10-9 06:40

现在很多不是很大的单位对人事管理特别是工资管理采用EXECL来进行，EXECL强大的功能，在这方面中足足有余。但是在工资发放方面，我们必须给每个员工一张工资条，由于我们只有一张工资汇总表，要做成一张张工资条，如果人工搞很容易出错，而且工作量也大，其实用office组件，我们可以有多种方法实现它。当然首先我们得有工资汇总表，可以建立类似图1的表格，并保存为salary.xls 1 用EXECL的函数我们知道工资条有两行，第一行表示项目（也就图1中的标题行），第二行表示各项明细，但是实际上，为了裁剪方便，两个工资条之间有一空行，所以工资条中就有第一行为标题，第二行为明细，第三行为空白，也就是说这一行的行号除3余数来决定每一行的内容。我们新建一个工作表，这里要用到几个函数：IF、MOD、INT、INDEX，前几个函数比较好理解，也许你用过，介绍一个INDEX，它返回表格或区域中的数值或对数值的引用。它有两种形式：数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组；引用形式通常返回引用。我们这里用到引用，所以介绍人一下其函数参数INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)，Reference为对一个或多个单元格区域的引用。我们这里为工资汇总表，Row_num为引用中某行的行序号，函数从该行返回一个引用，Column_num为引用中某列的列序号，函数从该列返回一个引用，需注意的是Row_num、column_num 和 area_num 必须指向 reference 中的单元格；否则，函数 INDEX 返回错误值 #REF!。由于工资条的第一、三行（这里是指行号被3除后的余数）引用是不变的，而第二行的值要发生变化，这样才能打出每一个人的工资条，仔细观察，你会发现工资条第2行对应于工资汇总第2行，工资条第5行对应于工资汇总第3行，工资条第8行对应于工资汇总第4行，可以通过现在行号来得到引用行号int((row()+4)/3) 根据以上分析，可以在工资条工作表的A1中输入下列公式=IF(MOD(ROW(),3)=0," ",IF(MOD(ROW(),3)=1,工资汇总!$A$1,INDEX(工资汇总!$A:$L,INT((ROW()+4)/3),COLUMN())))，注意这里对表格单元格的引用是绝对引用，选中A1向下拉出第一列，向右拉出第一行，在向右拉出的第一行上，必须更改“工资汇总!$A$1”的引用，分别改成与所在行对应的列数，比如C列改成工资汇总!$C$1；这里如果你想不让某一栏数据显示，只要设置不出现这一列的列标，然后再分别向下拉出每一列的数据。再设置边框格式，就得到如图2所示的工资条。在EXECL中我们还可以建立宏来做这样的事情，也可以使用lookup这个函数来实现这个功能。 2 用word来做用word的邮件合并功能，也很容易做这样的事情。在WORD中建立一个3行多列的表格，第一行为标题栏，对应于工资汇总中的形式，第三行的“边框和底纹”设置为没有。进入“工具”/“邮件合并”，出现“邮件合并帮助器”对话框，在“主文档”单击[创建]按钮，在出现的菜单中选择 “分类”，再选择“活动窗口”（即当前文档使用）。在下面“数据源”中单击[获取数据]，在下拉式菜单中选择“打开数据源” ，弹出“打开数据源对话框”。选择存有“salary”的驱动器和文件夹。在文件类型下拉式列表框中选择“MS Excel 工作簿”，选中salary.xls，这里不选“打开方式”，这时会出现“word在主文档中找不到合并域，请选择‘编辑主文档’按钮，在主文档中插入合并域。”的提示，在图3中，将鼠标移动“序号”下的一个单元格。在“插入合并域”的下拉菜单中选择相应的“序号，其它各项类推，等到表格中都插入合并域后，选择工具栏中的“合并至新文档”，则生成了新的文件“分类”，也就是工资条。 3 用access的报表在access中建立一个新的空数据库，在“文件”—“获取外部数据”—“导入”，选择文件类型为“Microsoft Execl”，找到salary.xls这个文件，再选择“工资汇总”中的数据，然后一路“下一步”，最后一个“工资汇总”表。在“报表”中“新建”-自动创建报表：表格式，当然这里要选择对象数据来源为：工资汇总，确定以后生成的一张工资表是一个总表，我们可以对它进行修改。选中报表中的工资汇总，再进入设计界面，如图4，将页面页眉中所有的标签移动主体文本框的上方，再格式工具调整齐，注意这里要按shift+各个控件，以便一起移动，以免调整位置的麻烦

zhengrd · 发表于 2002-10-10 23:28

没有人看

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manlion · 发表于 2002-10-11 18:10

GOOD IDEA. THANK YOU .

cxffxc · 发表于 2002-10-11 19:04

不错不错

shuiyuan · 发表于 2002-10-11 20:38

To zhengrd：很好，这样改一下会更好： =IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD(ROW(),3)=1,工资汇总!A$1,INDEX(工资汇总!$A:$L,INT((ROW()+4)/3),COLUMN())))

starguard · 发表于 2004-8-15 14:53

想问一下，干嘛用INT((ROW()+4)/3)来引用行号，我把INT去掉也没觉得有什么不同啊！

ttt · 发表于 2004-8-15 15:24

不错，不错。

还可以用VBA做。

starguard · 发表于 2004-8-15 15:45

楼主的公式： =IF(MOD(ROW(),3)=0," ",IF(MOD(ROW(),3)=1,工资汇总!$A$1,INDEX(工资汇总!$A:$L,INT((ROW()+4)/3),COLUMN())))

cxffxc的公式： =IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD(ROW(),3)=1,工资汇总!A$1,INDEX(工资汇总!$A:$L,INT((ROW()+4)/3),COLUMN())))

我用了一下，到达第L列后就会出现引用错误了，问题是出现在第三个条件的绝对引用上，所以我改为如下： =IF(MOD(ROW(),3)=0,"",IF(MOD(ROW(),3)=1,工资汇总!A$1,INDEX(工资汇总!$A:A,(ROW()+4)/3,COLUMN())))

哈哈，就不会出错了！！！

[em05][em05]

yellowhawk · 发表于 2004-8-16 15:34

感谢高手!

对于我这样的菜鸟，看到这样的文章真是如获至宝，的确是：“登录此一站，胜读十年书”啊!也许就我而言，就是十年也摸索不出这样的一个操作。黄鹰向这些不吝赐教的高手们致敬!!!!

楼下的朋友，实例你自己对着做就是了，也太懒了吧！！你看人家楼上的朋友，同样也是新手，他能改进这个公式，改得真是太好，也少了许多改行列号的步骤，我们都应该多向他学习！下面是我的实例操作，请指教！

vPAh8xKZ.rar (11.72 KB, 下载次数: 1197)

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ZH-WWW-H · 发表于 2004-8-16 16:19

用EXCEL函数的,能否作一个实例来看一下吗?谢谢!

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